Джедайские техники

Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо

Максим Дорофеев

Каждый человек прекрасно знает, как нужно правильно работать: распределять время, планировать, расправляться сначала с самым сложным делом, не проверять постоянно почту, делать перерывы… Но тем не менее подавляющее большинство

не применяет эти знания на практике и действует так, как привычно. Проблема заключается в устройстве нашего мозга. Между всеми имеющимися делами он выбирает наиболее понятные. А если все задачи в вашем списке кажутся ему неясными, он найдёт новые задачи на стороне. Например, решит, что пора срочно полистать ленту новостей в соцсети. Посмотрим, что с этим можно сделать.

Глава 1. Мышление и память

В нашем мозге уживаются два существа – рационалист и обезьянка, которой важно прямо сейчас получать всевозможные удовольствия. Она хочет, чтобы занятия были быстрыми и интересными, а настоящее – более радостным. Как вы уже догадались, именно обезьянка чаще всего берёт над нами верх.

У неё есть один огромный страх – панический монстр. Приходит этот монстр во время дедлайна или неудачи. И тогда обезьянка прячется, оставляя вместо себя рационалиста. Ему приходится изо всех сил трудиться над проектом, чтобы успеть всё точно в срок и не потерять лицо. Монстра нам требуется вызывать, чтобы обезьянка хотя бы ненадолго покинула нас. Во всяком случае, так поступают люди, которые уверены: жить без дедлайнов невозможно. До определённого момента трюк срабатывает, но потом обезьянка привыкает к монстру и перестаёт бояться. Что делать? Подружиться со всеми обитателями своей головы. Добиться того, чтобы рационалист давал обезьяне интересные и понятные ей руководства.

Если же обратиться к науке, то у человека есть две системы сознания. Первая – это автопилот, который воспринимает данные от органов чувств и передаёт информацию второй системе. Вторая система – это умное мышление, которое способно разбираться с самыми сложными задачами. К сожалению, оно весьма неповоротливо – можно сказать, это тяжёлая артиллерия. Вторая система либо оставляет решение, принятое системой номер один, либо меняет его.

Человек не очень любит, когда в дело вступает медленная вторая система. Да и сама эта система не хочет функционировать постоянно. Мы всячески пытаемся отодвинуть момент встречи с ней. То есть нам по-настоящему тяжело думать! Это не плохой процесс, но тем не менее мы не хотим обращаться к нему слишком часто. Правда, существует период, когда мышление протекает гладко и очень комфортно – это состояние потока.

Ещё одна интересная особенность мозга: он расходует энергию быстрее, чем организм её добывает. Вспомните состояние, когда вам совершенно лень думать. В голове как будто образуется пустота, вы смотрите и словно ничего не видите. Такое состояние характерно для отсутствия мыслетоплива. Это значит, что ресурсы, нужные сознанию, исчерпались.

Итак, мыслетопливо – это подпитка второй системы. Но с ним также связана наша оперативная, или рабочая, память. Очень плохо, когда оба эти элемента одновременно начинают использовать топливо – никакого эффективного результата ждать

не приходится.

Есть у человека ещё и долгосрочная память. Она хранит огромное множество данных, не используя при этом топлива. Однако и у неё есть минус: внести что-то новое в неё практически нереально, а ещё сложнее – изменить старое.

Причиной того, что мы что-нибудь забываем, называют интерференцию. Возникает она, когда нам приходится держать в голове два похожих блока информации. Чем больше между ними общего, тем вероятность забывания повышается. Грубо говоря, сложно удерживать в голове одновременно и то, что нужно сделать, и то, что уже сделано.

Также у каждого из нас есть ложные воспоминания о том, чего никогда не было. Воспоминания могут и искажаться. Если обратиться к образам, происходит это так: все воспоминания хранит в чётком порядке некий человечек. И когда нам вдруг нужно достать какое-то воспоминание, человечек осознаёт, что оно куда-то пропало! Вместо того чтобы честно признаться, он составляет воспоминание на основе имеющихся данных – и получает абсолютно новое!

Как видите, память наша не так уж и совершенна. Да, её можно развить и нагрузить, заставить сохранять больше информации. Но это не может длиться бесконечно. Мозг – система невероятно сложная. Если что-то изменять в ней, изменению подвергнутся и другие части. Заранее сказать, какие и как сильно, никто не может. Так что перед тем, как тренировать память, нужно научиться гармонично существовать с тем, что у вас уже есть.

Глава 2. Неэкономное мышление

Первое правило, которое поможет выйти из любой ситуации, – думать. Но для этого нужно сначала научиться грамотно распоряжаться имеющимся топливом. Многие считают, что выручить может тайм-менеджмент. Вспомните, как часто вы сами и окружающие жалуетесь на нехватку времени (гораздо чаще, чем на нехватку ума!). Однако на практике выясняется, что человеку как раз мало мыслетоплива. Куда оно пропадает? Вариантов много.

Порой мы просыпаемся с самыми разными гениальными мыслями и идеями, ощущаем себя на пике креатива. Идеи эти выходят из подсознания, и если не обращать на них внимания, они скрываются обратно. Через время они снова выскакивают в область осознаваемого и воспринимаются как новые. К сожалению, держать в голове гениальные мысли можно буквально секунд 40. Самый верный выход – иметь при себе блокнот и ручку и фиксировать мысли, как только они возникают.

Ещё одно интересное замечание: мы крайне редко выполняем обещания перезвонить или, например, ответить на письмо или сообщение. Это эффект дырявого стека. Заключается он в том, что новые дела затмевают недоделанные и начатые. Допустим, вы отправили сообщение по электронной почте, но за 10 минут не дождались ответа. Это значит, что адресат за эти минуты получил другие письма, и они вытеснили ваше. Что пришло последним – то и важнее. Хороший пример данного эффекта – отправка резюме и ожидание ответа. Далеко не всегда молчание – это знак того, что ваша кандидатура не подошла. Нужно отправить резюме ещё раз.

Также людям свойственно откладывать дела по мере возрастания их сложности. Чем больший объём работ предстоит выполнить, тем длительнее окажется прокрастинация. Логично, что студент может каждый день писать хотя бы по две страницы диплома и сделать всё в срок. Но часто ли это происходит в реальности?

Плохо влияют на человека и незавершённые задачи, задачи в списке ожидания. Они заставляют нас нервничать, планировать, пытаться расставить приоритеты… Чем обширнее становится список дел, тем сильнее нами овладевает паника. Как результат – потерянные нервы и никакой рабочей эффективности. Этот эффект – неэкономия масштаба.

Существует и другой эффект, когда перед нами ставят задачу и просят уточнить, сколько времени она займёт. Мы подгадываем вероятный срок, прибавляем к нему небольшой запас и… ничего не делаем! Запас заставляет нас думать, что впереди куча времени, и оно очень быстро улетает. Помните о том, что раньше названного срока задача выполнена точно не будет – не стоит обольщаться.

Большой минус заключается в том, что мы привыкли брать время с запасом вместо того, чтобы делать сложную задачу более простой – узнавать подробности, задавать уточняющие вопросы. Мы не хотим признаваться, что чего-то не поняли, и скрываемся за удлинённым сроком выполнения. Если ситуация происходит на работе, менеджер слышит наши сроки, умножает их на какой-нибудь коэффициент и передаёт заказчику по цепочке через других людей. Плохо, если все эти люди тоже пользуются коэффициентами, потому что заказчик получит ужасающую цифру. Конечно же, он отправит информацию назад, но уже сжав сроки. Цепочка продолжит сжатие. И вместо того, чтобы работать над заданием запрашиваемую неделю, вам приходится трудиться в поте лица только день.

Ещё бывает так, что в один из дней у вас запланировано мероприятие, но в крайне неудобное время, когда толком ничего не успеть ни после него, ни до. Это очередной пример неэкономного мышления. Мы не привыкли работать отрывками, думаем, что для любого задания требуется длительный временной промежуток. На самом деле можно прекрасно успеть всё: 20 минут до встречи почитать книгу, 10 минут посвятить отчёту, полчаса после встречи подготовить презентацию и т.д. Но нет! Нам такой вариант кажется неподходящим.

Сложно нам и сосредоточиться на настоящем. Мы постоянно уходим мыслями то в будущее, то в прошлое. Например, перед сном мы думаем о работе, не высыпаемся, а на работе мечтаем о сне. То есть мы редко поглощены именно тем делом, которым заняты в данную секунду. В итоге мыслетопливо утекает, и затраты скоро становятся огромными.

Глава 3. Экономия топлива

Существуют разные способы сбережения мыслетоплива. Рассмотрим каждую практику подробнее:

Нужно вовремя восстанавливаться. Здесь и так всё понятно. Если использовать силы организма на пределе, можно быстро перегореть. Нельзя постоянно подвергать себя стрессу, важно давать себе время, чтобы перевести дух.
Нужно разгружать рабочую память. Один из способов – применить метод спусковых крючков, которые бы напоминали вам о деле. Второй способ – созерцать точку. Смотрите на белый лист бумаги, старайтесь сосредоточиться на нём. Мысли, которые вас отвлекают, сразу же записывайте. Это упражнение позволяет проследить за ходом мыслей, зафиксировать то, что вас волнует, что должно быть решено.
Нужно очищать инбоксы. Посмотрите внимательно на лист бумаги
из предыдущего пункта. Обратитесь также к своим ежедневникам, документам на рабочем столе, незакрытым вкладкам в браузере… Всё это требует обработки: нужно понять, зачем вам тот или иной документ, какие задачи можно решить прямо сейчас, а какие отложить, чем можно вообще не заниматься. Разделите все данные на четыре типа: задачи, проекты, встречи, информация.
Нужно верно формулировать задачи. У каждой из них должен появиться план по выполнению. Вместо того чтобы месяцами думать, как провести встречу с начальником, необходимо чётко сказать: «Я спрошу у Василия Ивановича, может ли он поговорить со мной вечером в четверг». Конкретика крайне необходима! Действия отодвигают прокрастинацию на задний план. Помните, что обезьянка в вашей голове любит ясность, поэтому формулируйте все задачи максимально просто, так, чтобы она поняла вас. Помогут вам такие рекомендации:

– формулируя задачу, спрашивайте: «Что мне нужно сделать?»;

– начинайте формулировку с глагола;

– старайтесь настолько упростить описание, чтобы было проще уже приступить к делу, чем записывать его;

– формулируйте задачу так, чтобы она оказывалась по максимуму близка к цели.

Отлично, если задачу можно будет выполнить в течение получаса. В противном случае обезьянка испугается и заставит вас разбираться сначала с более простыми и

не такими трудоёмкими делами (к примеру, велит посмотреть в Интернете видео с котиками).

Нужно использовать внешнее хранилище. Это могут быть блокнот, компьютер, телефон, планшет, куда вы будете вносить информацию о задачах и проектах. Хранилище обязательно должно включать календарь! Важно, чтобы вы всегда имели доступ к системе. Если не делите задачи на рабочие и личные, то нет смысла создавать несколько разных списков. На самом деле, не так важно, куда именно вы будете вносить данные. Важно, чтобы они были верно сформулированы и обдуманы, иначе дела как
не доводились до конца, так и не будут доводиться.
Нужно периодически проводить обзор систем. Без этого не стоит и надеяться, что дело сдвинется с мёртвой точки. Обзор может быть еженедельным, в этом случае он должен быть быстрым и лёгким – не больше 20 минут. Обзор можно проводить и каждый день, а может случиться так, что обзор состоится спонтанно.
Нужно сводить к минимуму переключения внимания. Отвлекать вас могут коллеги, бегающие туда-сюда по офису, звуки мобильных телефонов, шум за окном… А ещё внутренние переживания. Начинать следует именно с них. Вы уже знаете о методе фиксирования всех мешающих мыслей. Помочь может также отключение оповещений и уведомлений. Делается это, чтобы не залипать в телефоне или компьютере – они отнимают множество наших сил и времени. Попробуйте хотя бы неделю реагировать только на звонки и СМС, а почту или другие сообщения просматривать, только когда вы к этому действительно готовы (в асинхронном режиме). Не нужно себя переоценивать: вы не пропустите ничего суперважного. Если информация будет такой, она в любом случае попадёт к вам. Без вашего невмешательства жизнь не остановится.

Вообще нужно отучать себя от постоянного пребывания в телефоне. Ограничивайте время, проводимое в соцсетях, ставьте для этого таймер. Не нужно строго приказывать себе вообще не смотреть в телефон, иначе вы быстро сорвётесь. Действуйте более осознанно. Отличный приём – сделать процесс менее комфортным, чтобы снизить частоту обращения к нему. Так, например, можно убрать с экрана приложения, отнимающие слишком уж много времени. Не сидите за компьютером или планшетом на ночь – это очень плохо влияет на сон.

Меньше отвлекаться помогает и метод помидора. Каждый помидор – это

20 минут (именно такое время сознание может быть сконцентрированным). Заведите таймер и работайте – до тех пор, пока он не зазвенит. По истечении срока посмотрите, удалось ли справиться с задачей, и решите, как поступить дальше. В итоге вы сможете понимать, сколько помидоров вам требуется для того или иного дела.

Глава 4. Проекты

Мыслетопливо сэкономлено! Теперь нужно научиться тратить его с умом. Есть разные варианты действий – разберём работу с проектами.

Для начала нужно научиться отличать проекты от дел. К проекту практически сразу можно составить план. С делом ситуация иная: нам нужны какие-то детали, необходимо сначала вникнуть в него. Мы можем только понимать, что хотим получить в результате, представлять первый шаг. О чётком и ясном плане говорить здесь нельзя. Ошибка заключается в том, что нам хочется, чтобы дела стали проектами. Мы быстро переходим к плану, который воспринимаем как обязательство, перестаём видеть лучшие решения – именно поэтому так важно видеть между проектом и делом разницу.

Также проекты путают с образом жизни. Например, похудение, занятия спортом, изучение языка, даже тренировка обезьяны в вашей голове – всё это именно образ жизни. Цель проекта можно достичь, сделав один сильный рывок. А вот результат нового образа жизни требует каждодневных стремлений.

Ещё одна путаница – между задачами плана проекта и задачами, которые вы внесли в список для своей обезьянки. Не нужно их смешивать! Если задачи плана проекта поместятся в общий список, получится каша, которую вы никогда не расхлебаете. Есть и другие последствия:

– задачи проекта перестанут быть актуальными;

– обезьянка может не понять эти задачи;

– задачи начнут блокировать друг друга.

В ходе работы над проектами и делами нужно следовать принципам рационального фланёра:

– понимать, что знать о проекте абсолютно всё невозможно;

– помнить, что со временем информации будет становиться всё больше, и неопределённость снизится;

– менять план по мере получения новых данных.

Чтобы работать успешно, необходимо ви́дение результата – того, что получится в конце. Также н��жна промежуточная цель – более ясное состояние. И последнее – это простой и понятный для обезьяны шаг, который приблизит к цели. Не ждите, что вам сразу же всё будет известно. Научитесь принимать неопределённость. Развеять её туман вы сможете, только начав действовать.

Следите за тем, чтобы промежуточное целевое состояние уже само по себе несло какую-то ценность. Это будет минимально приемлемый результат, который можно использовать в дальнейшем. Попробуйте в подробностях представить итог своего проекта, а затем – то, что через сутки ему придёт конец. Что бы вы предприняли, будь такое ограничение в реальности? Как вы бы свели к минимуму потери, а к максимуму – пользу?

Чтобы прийти хоть к какому-то результату, нужны варианты решений. Получить их можно самыми разными путями. Например, обратиться к мозговому штурму. Попробуйте ответить на такие вопросы: «Какой мой проект, что я должен сделать?», «Какие я получу выгоды?», «Что будет, если я не выполню проект?», «Насколько это будет для меня плохо?», «Кому нужны результаты проекта?» и т.п. После того, как ответы будут получены, приступайте к генерации бреда. Да-да, именно бреда! Опять возьмите лист бумаги, напишите посередине название проекта и вокруг него пишите и рисуйте всё, что приходит в голову. Любую мысль, даже самую странную и глупую. Ваша задача – запустить процесс творчества. Когда лист будет исписан, можете переходить к оцениванию.

Главная проблема многих людей – неспособность уложиться вовремя. Чтобы разрешить эту проблему, нужно оставлять себе запас времени – буфер. К несчастью, большинство из нас именно этот буфер и использует для самой работы над проектом. Хотя на самом деле это лишь время, которое мы отвели на возникновение неожиданных ситуаций. Буфер обязательно должен быть, но не менее обязательно начинать работу заблаговременно!

Глава 5. Задачи и подсчёты

Все задачи могут быть разделены на категории:

– те, которые обязательно должны быть выполнены, иначе вы рискуете выслушать гневную тираду или получить выговор;

– задачи-ублажители – те, которые нужно выполнять каждый день, чтобы получить долгосрочный эффект (но если отказаться от них, то в краткосрочной перспективе не произойдёт ничего страшного);

– те, которые можно назвать нейтральными;

– те, которые попадают под принцип «больше – лучше».

Задачи «должно быть» – это рутина, то, что не приводит к цели, но позволяет

не откатиться назад. Большинство из нас предпочитает разбираться именно с ними в первую очередь, оставляя «больше – лучше» и «ублажителей» на десерт. Но именно последние две категории задач помогают нам двигаться вперёд и подниматься на новую ступень. Действенный совет заключается в том, чтобы вы начинали день с

задач-ублажителей. Утром у вас как раз достаточно мыслетоплива, так что потратьте на них 20 минут – это будет большой вклад в достижение цели.

Хороший способ разобраться со списком задач – составить список целей и задать вопрос «чтобы что?». Здесь под целями понимаются ваши «хотелки» – то, что вы хотели бы получить в ближайшем будущем. «Чтобы что?» помогает добиться конкретики. Этот вопрос нужно задавать задачам из вашего списка. Сознание начнёт выдавать ответы и покажет результат выполнения этой задачи. К нему опять нужно задать тот же вопрос. В конце концов, вопрос за вопросом, вы дойдёте от задач к «хотелкам».

Не стоит специально привязывать задачу к цели, как и не стоит думать, что если задача не ведёт к цели напрямую, её нужно уничтожить. Всегда старайтесь увидеть полную картину: стратегию – связь всех «хотелок», связь «хотелок» и проектов, проектов и задач.

Проблема заключается в том, что мы очень любим что-то считать, выводить общую формулу, оперировать цифрами. Но не спешите. Пока ваш план туманный, лучше вообще отказаться от каких-либо подсчётов. Обращаться к ним можно, только когда структура уже более менее ясна. Не нужно слишком полагаться на цифры. Во-первых,

у вас будет большой соблазн манипулировать результатами вычислений, а во-вторых, где цифры, там и сравнение себя с другими людьми на основе показателей.

Более того, когда вы заняты подсчётом, то можете не заметить, что происходит вокруг, упустить из внимания нечто важное. Не думайте, что цифры – это показатель определённости. Они могут помочь в одном случае – если вы должны понять, когда работы становится уже слишком много. Мы часто берём не столько заданий, сколько реально можем сделать, а столько, сколько надо. Но когда вы пытаетесь впихнуть в список лишнее, из него либо вылетает то, что уже было впихнуто, либо предел впихиваемого становится меньше. Следите за собой и своими возможностями, но в целом активных дел должно быть не более десяти.

Глава 6. Повышение уровня продуктивности

Попробуем повысить уровень продуктивности при помощи самых разных приёмов:

Составление списка фильмов, книг и т.п. Здесь важно понять, что невозможно увидеть и прочитать абсолютно всё. Как только вам рассказывают о новинке кинематографа, не спешите вносить её в список задач. Вносите в список только то, что действительно по каким-то причинам может вас заинтересовать. И обязательно запишите, зачем вам смотреть этот фильм, кто его порекомендовал, что вы узнаете полезного и т.д.
Инкубация идей. Мы никогда не знаем, когда именно пришедшая в голову идея окажется полезной, но терять её не хочется. То, что идею необходимо записать, вы уже знаете. Однако это не всё. Список идей нужно просматривать. Желательно уделять этому процессу 25 минут. За это время вы должны проанализировать:

– можете ли вы добавить к идее какие-то новые сведения;

– связаны ли какие-либо идеи между собой:

– когда и как та или иная идея может стать полезной:

– нужна ли данная идея в списке и т.п.

Отказ использовать статусы «не прочитано» и «прочитано». Не столь важно, читали ли вы письмо, важнее то, обработали ли вы его. Попробуйте хотя бы какое-то время обойтись без этих статусов и посмотреть, что изменится.
Составление чек-листов. Если вам нужно стандартизировать процесс выполнения проекта или задачи, пригодится чек-лист. Это некая справочная информация, к которой вы будете обращаться, прежде чем думать. Важно, чтобы пункты, заключенные в чек-лист, были поняты обезьянкой, а саму информацию можно было очень быстро получить. Чек-листы могут быть разные: с данными о том, какие вещи положить в спортивную сумку или чемодан, с данными о подготовке обзора, о поездке в командировку…
Создание повесток. В них нужно включать вопросы, которые вы хотели бы обсудить с тем или иным человеком. Это поможет более конструктивно выстраивать диалог и не тратить время общения на ерунду.
Избавление от зависимости просматривать ленту новостей, зависать на форумах и т.д. Сила воли и жёсткость если и помогут, то на весьма непродолжительный срок. Поэтому полностью отказывать себе в удовольствии нельзя. Внесите в список задач такую: «Провести в соцсети 15 минут». Когда обезьянка начнёт настаивать на том, чтобы вы взяли в руку телефон, скажите ей, что обязательно сделаете это, но позже. И пусть не переживает, потому что задача внесена в план

Глава 7. Советы напоследок

Вот ещё несколько пунктов, на которые стоит обратить внимание. Это то, что обязательно нужно учитывать:

Сначала нужно начать разбираться с частью жизни, которая не связана с работой, и только потом переходить к рабочим моментам.
Не нужно путать «сложно» и «невозможно».
Не стоит маскировать нехватку времени простым нежеланием думать.
Прекратите бояться появления свободного времени – оно необходимо, чтобы вы могли заняться собой.
Не нужно впадать в панику, если вам кажется, что вы очень многое не можете сделать. Поймите, что разобраться со всеми проблемами мира вы не можете физически, поэтому действуйте осознанно.
Обязательно нужно включать в список задачи личные, чтобы вся ваша жизнь
не была посвящена только работе.
Очень важно, чтобы за пределами рабочего места у вас было хобби.
Начав жить по новым правилам, не относитесь к окружающим как к разгильдяям.
Если на работе у вас появляется время, займитесь личными делами.
Не нужно ненавидеть незавершённые дела – учитесь чувствовать себя комфортно с ними.

Создать из хаоса порядок не так просто, но справиться с этим при желании может каждый. Понаблюдайте за внутренней обезьянкой и попробуйте начать новый день по новым правилам. Удачи!

Максим Дорофеев

Рекомендуем подписаться на другие наши проекты: