Что учесть заранее и какие документы понадобятся
Цена ошибки в кадровых решениях на старте гораздо выше, чем в состоявшемся бизнесе. Пространство для маневра сильно ограничено и финансовыми, и временными ресурсами предпринимателя, а также частым отсутствием компетенций в кадровых вопросах. Андрей Чернуха, руководитель функционального направления «Персонал и организационное развитие» ГК «Галс-Девелопмент», поделился некоторыми советами, как бизнесмену превратиться в работодателя.
Когда пора делегировать?
В первую очередь предпринимателю важно не упустить момент, когда пора стать работодателем. А значит, сберечь свои силы, время, нервы, и в конечном итоге сам бизнес.
Самое ценное у основателя компании — его время. В сутках всего 24 часа. Рано или поздно их перестанет хватать для решения и стратегических, и операционных вопросов. Последние и нужно делегировать наемному персоналу, который благодаря своим навыкам и квалификации возьмет на себя определенный фронт работ. С чего же начать подготовку к найму сотрудника?
Определитесь с кругом задач
Если вы дадите объявление о том, что вам нужен некий помощник, и не обозначите круг его обязанностей, вероятность того, что кто-то откликнется, стремится к нулю. Разумеется, малый бизнес — это постоянные изменения, причем глобальные: в схемах работы, даже в направлении деятельности. Сегодня вы торговали цветами, а завтра поняли, что гораздо выгоднее продавать горшки для них.
Но круг полномочий все же необходим для описания вакансии. Фиксируйте и анализируйте все свои задачи — и выполненные, и невыполненные — в течение нескольких недель, желательно месяца. Затем проанализируйте, в каком направлении их больше всего, все ли они выполнены и главное — развивает ли их решение ваш бизнес.
Ту часть, которая не требует стратегического видения, можно поделить на группы: маркетинговые, бухгалтерские, делопроизводственные и т. д. Благодаря таким спискам вы поймете, какие задачи легко делегировать и какой сотрудник нужен в первую очередь. Описание вакансии практически готово.
Избегайте соблазна завлечь сотрудника четким и понятным описанием вакансии, а в первый же рабочий день взвалить на его плечи гораздо более широкие обязанности. Стоит упомянуть о возможности появления нецелевых задач еще в тексте вакансии. Поверьте, гораздо лучше будет, если человек просто не откликнется на вашу вакансию, чем уйдет через неделю, рассказывая всем знакомым о своем негативном опыте.
Результат или процесс?
Сотрудники могут оформляться либо по трудовому договору — подписать его нужно в течение первых трех рабочих дней, — либо по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Главное отличие между ними следующее: трудовой договор — это про процесс, а ГПХ — про результат. В договоре ГПХ предусматриваются даты начала и окончания работ, исполнитель может выполнять их где и когда угодно.
Хотя на первый взгляд формат ГПХ кажется работодателю более привлекательным, чем трудовой договор, лучше им не злоупотреблять. Если договором ГПХ по факту регулируются трудовые отношения, то работник может подать в суд. Будьте честны со своим сотрудником, он — ваша правая рука и заслуживает положенных привилегий.
Еще один способ взаимодействия — заключить договор с ИП или самозанятым. В этом случае предприниматель не платит страховые взносы за сотрудника и НДФЛ в размере 13% — налоги ИП оплачивает самостоятельно.
Проблема в том, что руководители компаний и налоговики по-разному смотрят на замену сотрудников индивидуальными предпринимателями. Руководители называют этот прием оптимизацией налогов, а инспекторы — злостным уходом от налогов.
Договор с ИП или самозанятым не может маскировать трудовые взаимоотношения.
Допустим, ИП по договору оказания услуг ведет бухгалтерский учет для вашей компании. Если у вас в офисе оборудовано рабочее место для ИП, а он приходит на работу в определенные часы, весьма высок шанс попасть под пристальное внимание налогового инспектора. Статус ИП или самозанятого подразумевает, что у них есть другие клиенты и работает он либо удаленно, либо в собственном офисе.
Трудовой договор, в свою очередь, накладывает обязательства и на работодателя, среди них: выплата больничных, предоставление отпуска, оплата взносов в пенсионный фонд. Типовая форма договора утверждена Правительством РФ, вы можете взять ее за основу и адаптировать под свои особенности.
Необходимо также оформление приказа, личной карточки работника по форме Т-2 (для них существуют утвержденные шаблоны). Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, нужно сделать запись в течение первых пяти рабочих дней. Согласие на обработку персональных данных потребуется, если вы собираетесь передавать информацию о работнике третьим лицам, например, перечислять зарплату будет бухгалтер на аутсорсе.
Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу, вы обязаны подать отчетность в единой форме ЕФС-1 в Социальный фонд России (до 2023 года она называлась СЗВ-ТД). С января произошло еще одно изменение в законодательстве: теперь отчитываться нужно и о тех, с кем вы заключили договор ГПХ.
Место силы
Если вам необходим постоянный сотрудник, продумайте рабочее место для него, если работа не предполагает удаленный формат. Со времен пандемии офис воспринимается как бонус, поэтому хорошее рабочее место может помочь привлечь более квалифицированные кадры.
В законодательстве есть отраслевые инструкции по охране труда. Общий смысл заключается в том, что у сотрудника должно быть все необходимое для выполнения своих обязанностей: техническому специалисту нужны инструменты, а офисным сотрудникам — компьютер и канцелярия.
Приведу несколько сюрреалистичный пример, который, однако, хорошо демонстрирует важность таких мелочей. Итак, вы просите сотрудника распечатать договор, чтобы заключить с клиентом сделку, а в офисном принтере нет краски. Работник может не выполнять поручение, а не бежать в магазин покупать картридж на собственные средства. И вы не имеете права его уволить.
В течение месяца после приема первого работника нужно пройти специальное обучение по охране труда в аккредитованном учебном центре. Проверить аккредитацию заведения можно на сайте Минтруда России.
Какие документы требовать от кандидата
В статье 65 трудового кодекса РФ перечислены документы, необходимые при приеме на работу.
К обязательным относится паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (если, конечно, трудовой договор заключается не впервые), документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, диплом об образовании и документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.
На руках у работодателя остаются только трудовая и медкнижка (последняя необходима работникам сферы обслуживания). Остальное необходимо вернуть сотруднику. Более того, лучше даже не хранить у себя ксерокопию его паспорта — это может быть признано нарушением законодательства в области персональных данных.
Требовать документы, не названные в ТК РФ, запрещено. Однако, чтобы составить полное впечатление о кандидате, можно обратиться к открытым источникам. Ведь вряд ли вы захотите брать обремененного кредитами человека для работы с деньгами или водителя, который регулярно получает штрафы.
Например, сервис «Банк данных исполнительных производств» предоставляет информацию о должниках, а на сайте МВД есть список лиц, находящихся в розыске. И главное, не забудьте заглянуть в соцсети потенциального кандидата, в них иногда человек сам рассказывает о себе больше, чем узнали бы любые детективы.
Принимая на работу человека, которые в течение последних двух лет находился на госслужбе, вы обязаны в первые 10 дней проинформировать его бывшего работодателя в письменной форме.
Соискатель может оказаться забывчивым или намеренно не сообщить об имеющихся в послужном списке государственных должностях. Поэтому внимательно изучайте трудовую книжку кандидата, иначе вам придется заплатить штраф в размере до 50 тыс. рублей (для должностных лиц) и от 100 до 500 тыс. рублей (для юридических лиц).
Есть особенности и в работе с иностранцами. Если вы приняли его в штат (даже по ГПХ), обязательно уведомите МВД. Если нарушите срок и порядок уведомления или направите его не по установленной форме, компанию снова ждет штраф на сумму от 400 до 800 тыс. руб., а вас как руководителя — на сумму от 30 до 50 тыс. руб.
Причем денежное наказание будет за каждого иностранца. А на территории Москвы, Санкт-Петербурга, Московской и Ленинградской областей за те же нарушения штраф будет примерно на 20% выше. На уведомление дается 3 рабочих дня с даты заключения договора.
Как найти того самого
Критически важно, чтобы личностные качества и ценности будущего сотрудника совпадали с вашими убеждениями. Вам предстоит постоянно коммуницировать, и гораздо проще это делать с единомышленником. Ищите мотивированных.
В тестовом задании или на собеседовании советую задать кандидату простой вопрос: «Что бы вы улучшили в нашем проекте?». Это поможет отсеять на старте тех людей, которые привыкли спокойно плыть по течению с четко обозначенным курсом.
Не тратьте время на слабые кадры, которых придется учить. Делегируйте те сферы, в которых понимаете меньше всего, и пусть человек учит вас, а не вы его.
Частое заблуждение — думать, что сотрудники крупных компаний не обратят внимание на вас. Бывают случаи, когда люди устают от жестких корпоративных структур, хотят расширить свои компетенции. Например, желают отвечать не за двадцатую часть продукта, а как минимум за 50 процентов.
Привлекайте кандидатов атмосферой открытости. Людям нравится возможность внести существенный вклад в развитие компании, и преимущество вашего бизнеса в том, что все предложения будут сразу же рассмотрены первым лицом, то есть вами. Это можно и нужно транслировать на собеседовании, если кандидат действительно стоящий.
Не забудьте о том, что и сам человек будет задавать вам вопросы. Подготовьтесь кратко презентовать компанию, приведите примеры рабочих ситуаций, в которых может оказаться сотрудник. Если вы будете отвечать расплывчато или некорректно, это может оттолкнуть человека.
И последний совет — сразу начинайте работать над своим HR-брендом. Формируйте позитивный имидж компании, мотивируйте людей выбирать вас. Рассказывайте о внутренних процессах работы в соцсетях компании, сделайте отдельную страничку «Карьера» на своем сайте, позаботьтесь об имидже на рекрутинговых сайтах и будьте корректны даже с теми кандидатами, кому вы отказываете.
Ведь первый сотрудник наверняка не последний, и хорошая репутация вам еще очень пригодится.
Больше статей у нас на канале: https://t.me/truebusiness
