Каков порядок выдачи копий документов, связанных с работой?
Ответ: Работодатель обязан по письменному заявлению работника (в том числе бывшего работника) выдать копии документов, связанных с работой, не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления.
Обоснование: По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другие). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
Кроме того, в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
При этом необходимо учитывать, что из формулировки ст. 62 ТК РФ, предусматривающей обязанность выдать копию приказа об увольнении с работы в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления, а также судебной практики следует, что право на получение копий документов, связанных с работой, имеют как действующие, так и бывшие работники организации.
Так, суды приходят к выводу, что по смыслу ст. 62 ТК РФ правом получения копий документов, связанных с работой, по письменному заявлению также обладают и работники, с которыми трудовой договор был расторгнут (Решение Верховного суда Республики Калмыкия от 02.10.2017 N 7-93/2017). Законодательством не предусмотрено ограничений при выдаче бывшему работнику документов ни по периоду, ни по сроку давности, прошедшему со дня увольнения (Апелляционное определение Омского областного суда от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).
При этом необходимо учитывать срок хранения кадровых документов в организации (разд. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Таким образом, в ТК РФ закреплены безусловное право работника на основании письменного заявления требовать от работодателя представления копий документов, связанных с работой, а также безусловная обязанность работодателя такие копии работнику представить, не требуя от работника подтверждения необходимости получения этих документов (см., например, Апелляционное определение Самарского областного суда от 18.12.2018 по делу N 33-15267/2018).
Работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ст. 8 ТК РФ).
Таким образом, полагаем, что условие локального нормативного акта организации о том, что копии документов, связанных с работой, выдаются работникам только при указании в заявлении причин, по которым потребовались такие копии, ухудшает положение работников данной организации по сравнению с ТК РФ. Следовательно, такое условие неправомерно.
Аналогичные выводы содержатся в материалах судебной практики (см., например, Кассационное определение Хабаровского краевого суда от 15.06.2011 по делу N 33-4017/2011).
При выдаче копий документов, связанных с работой, можно руководствоваться Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее - Указ).
Организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации (п. 1 Указа).
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "Подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа) (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)).
Задать вопрос можно тут
Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843
С уважением к вашему бизнесу,
Подписывайтесь на нас:
Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала
Материал подгото��лен с использованием системы КонсультантПлюс
ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ
Минтруд советует инструктировать по охране труда тех, кто трудится по гражданско-правовому договору
Как в трудовом договоре прописать условие о месте работы водителя автомобиля?
Можно ли уволить сотрудника, который не вышел на работу из-за поломки автомобиля, разобрался суд