Можно ли использовать товарную накладную ТОРГ-12, подписанную электронной подписью
Описание ситуации: Организация планирует получать от покупателей документ ТОРГ-12 с электронно-цифровой подписью.
Вопрос 1: Будет ли данный документ, подписанный электронно-цифровой подписью, подтверждать получение товара покупателем? Можно ли использовать в суде такой документ для взыскания с покупателя задолженности за товары?
Ответ: Понятие электронно-цифровой подписи содержалось в ст. 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", который утратил силу с 1 июля 2013 года в связи с принятием Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - ФЗ "Об электронной подписи", п. 2 ст. 20 ФЗ "Об электронной подписи").
Сейчас понятия электронно-цифровой подписи в принципе не существует. Новый ФЗ "Об электронной подписи" упоминает только лишь об "электронной подписи", а также разграничивает данную подпись по видам.
Так, согласно п. 1 ст. 2 ФЗ "Об электронной подписи":
"электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию".
В соответствии с п. 1 ст. 5 ФЗ "Об электронной подписи" видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.
При этом различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись(неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись).
Далее в ст. 5 ФЗ "Об электронной подписи" раскрывается содержание каждого вида подписи.
При этом ст. 6 ФЗ "Об электронной подписи" установлены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
В п. 1 ст. 6 ФЗ "Об электронной подписи" указано, что:
"Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документам, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе".
Законодательство РФ не устанавливает требование о необходимости составления товарной накладной формы ТОРГ-12 исключительно на бумажном носителе, поэтому, на наш взгляд, указанная норма позволяет утверждать, что ТОРГ-12, составленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным подписанному бумажному документу.
При этом в силу п. 3 ст. 6 ФЗ "Об электронной подписи", если документ в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.
В п. 2 ст. 6 ФЗ "Об электронной подписи" указано, что:
"Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.
Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям ст. 9 настоящего Федерального закона".
Из анализа указанных норм следует, что ТОРГ-12 может подтверждать получение товара даже в случае, если будет подписан простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью. Однако в таком случае стороны должны составить соответствующее соглашение об этом в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 6 ФЗ "Об электронной подписи".
Таким образом, по нашему мнению, ТОРГ-12, подписанная квалифицированной электронной подписью, подтверждает получение товара покупателем наравне с бумажным документом. Следовательно, и в суде такой документ может быть использован для подтверждения соответствующего факта.
Что касается документов, подписанных простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, то такие документы будут надлежащими доказательствами при условии наличия соглашения между участниками электронного взаимодействия, составленного в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 6 ФЗ "Об электронной подписи".
Вопрос 2: Нужно ли каким-либо образом организовывать хранение таких документов в организации?
Ответ: Согласно ч. 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Аналогичное правило содержится в п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н).
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ для налогоплательщиков предусмотрена обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Каких-либо исключений для электронных документов российское законодательство не устанавливает.
Вместе с тем действующее законодательство не содержит норм, регулирующих порядок хранения документов, которые ведутся в электронном виде.
По мнению Минфина России, первичные документы и документы бухгалтерского учета могут храниться в электронном виде.
Так, в Письме Минфина РФ от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 указано, что "хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ.
При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации".
Аналогичные разъяснения содержатся в Письмах Минфина РФ от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383, от 22.08.2012 N 03-02-07/1-202.
Таким образом, по нашему мнению, электронные накладные ТОРГ-12 подлежат хранению на предприятии также, как и бумажные документы, в общем порядке.
При этом Минфин России допускает хранение документации в электронном виде.
Задать вопрос или заказать пособие можно тут
С уважением к вашему бизнесу,
Уже в продаже электронное методическое пособие "Все об уточненной налоговой декларации" автора Сушонковой Елены
Узнай, как правильно исправить ошибки в налоговых декларациях
Уже в продаже электронное методическое пособие "Все о счетах-фактурах" автора Сушонковой Елены
Узнай, как правильно исчислить налог на добавленную стоимость без ошибок в счетах-фактурах
Подписывайтесь на нас:
ВК Facebook Дзен Одноклассники Teletype
Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала
Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс
ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ
Грузоотправитель в Торг-12 при самовывозе товара
Товарно-транспортная, товарная, и транспортная накладная: правила заполнения