СРЕДНЕСПИСОЧНАЯ И СРЕДНЯЯ ЧИСЛЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ, ЦЕЛИ И МЕТОДИКА РАСЧЕТА

Требование рассчитать среднесписочную или среднюю численность работников указано во многих нормативно-правовых документах Российской Федерации.

В статье рассмотрим, для каких целей необходимо определять среднюю и среднесписочную численность работников, а также по какой методике рассчитывается данная численность.

Итак, законодательством Российской Федерации предусмотрены случаи, когда требуется расчет средней или среднесписочной численности.

Определение средней численности работников необходимо, в частности:

- для применения патентной системы налогообложения (пункт 5 статьи 346.43 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ));

- расчета суммы единого налога на вмененный доход, если физическим показателем по конкретному виду деятельности является количество работников (статья 346.27, пункт 3 статьи 346.29 НК РФ).

Определение среднесписочной численности работников требуется, в частности:

- для признания юридического лица или индивидуального предпринимателя субъектом малого или среднего предпринимательства (пункт 1 статьи 3, пункт 2 части 1.1 статьи 4Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации");

- представления налоговых деклараций (расчетов) в налоговый орган по установленным форматам в электронной форме (пункт 3 статьи 80 НК РФ);

- представления в налоговый орган сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год. Напомним, что на сегодняшний день указанные сведения представляются по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@ "Об утверждении формы Сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год", либо в Формате, утвержденном Приказом ФНС России от 10.07.2007 N ММ-3-13/421@ "Об утверждении "Формата представления Сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, в электронном виде (на основе XML) (Версия 4.01) Часть LXXXII";

- освобождения от обложения налогом на добавленную стоимость организаций, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов (подпункт 2 пункта 3 статьи 149 НК РФ);

- признания организациями, использующими труд инвалидов, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией для целей налогообложения прибыли, средств, направленных на цели, обеспечивающие социальную защиту инвалидов (подпункт 38 пункта 1 статьи 264 НК РФ);

- расчета доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение организации, в целях исчисления налога на прибыль (пункт 2 статьи 288 НК РФ);

- определения доли прибыли по деятельности каждого отделения иностранной организации, являющегося постоянным представительством, в рамках единого технологического процесса (пункт 4 статьи 307 НК РФ);

- освобождения организаций, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общероссийских общественных организаций инвалидов, от уплаты налога на имущество в отношении имущества, используемого для производства и (или) реализации определенного вида товаров, работ и услуг (пункт 3 статьи 381 НК РФ);

- освобождения организаций, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общероссийских общественных организаций инвалидов, от уплаты земельного налога в отношении земельных участков, используемых для производства и (или) реализации определенного вида товаров, работ и услуг (пункт 5 статьи 395 НК РФ);

- представления ежеквартальных расчетов по страховым взносам в Пенсионный фонд Российской Федерации и Фонд социального страхования Российской Федерации в форме электронных документов. Обратите внимание, что с 01.01.2017 принят Федеральный законот 03.07.2016 N 250-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с передачей налоговым органам полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование". Одновременно с этой же даты вступает в силу глава 34"Страховые взносы" НК РФ. Дополнения в НК РФ внесены Федеральным законом от 03.07.2016 N 243-ФЗ "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с передачей налоговым органам полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование";

- расчета квоты для приема на работу инвалидов (статья 21 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации");

- заполнения годовой статистической формы N 1-Т "Сведения о численности и заработной плате работников", утвержденной Приказом Росстата от 02.08.2016 N 379 "Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования" (далее - Приказ N 379).

А в некоторых случаях требуется расчет как средней, так и среднесписочной численности работников, а именно:

- для перехода и применения упрощенной системы налогообложения (подпункты 14, 15 пункта 3 статьи 346.12, пункт 4 статьи 346.13 НК РФ);

- перехода и применения системы налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (подпункты 1, 2 пункта 2.2, пункт 2.3 статьи 346.26НК РФ);

- применения организациями, осуществляющими образовательную и (или) медицинскую деятельность, налоговой ставки 0 процентов по налогу на прибыль организаций (пункты 3, 6 статьи 284.1 НК РФ);

- заполнения статистической формы N П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", утвержденной Приказом Росстата от 02.08.2016 N 379 "Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования";

- заполнения квартальной статистической формы N ПМ "Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия", утвержденной Приказом Росстата от 15.07.2015 N 320 "Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за деятельностью предприятий". Обратите внимание, что указанная форма утрачивает силу с отчета за январь - март 2017 г. в связи с изданием Приказа Росстата от 11.08.2016 N 414 "Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за деятельностью предприятий", которым с этого же срока вводится новая форма N ПМ;

- заполнения формы РСВ-1 ПФР "Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам", утвержденной Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п;

- заполнения формы 4 - ФСС "Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения", утвержденной Приказом ФСС РФ от 26.02.2015 N 59;

- и так далее.

Определяется средняя и среднесписочная численность работников на сегодняшний день в соответствии с Указаниями, утвержденными Приказом Росстата от 26.10.2015 N 498 "Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения N П-1 "Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг", N П-2 "Сведения об инвестициях в нефинансовые активы", N П-3 "Сведения о финансовом состоянии организации", N П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", N П-5(м) "Основные сведения о деятельности организации" (далее - Указания N 498).

Согласно пункту 77 Указаний N 498 средняя численность работников организации включает в себя:

- среднесписочную численность работников;

- среднюю численность внешних совместителей;

- среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Среднесписочная численность работников за месяц, в соответствии с пунктом 78 Указаний N 498, исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля - по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.

Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например на последнее число отчетного периода. На это указывает пункт 79 Указаний N 498.

В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.

В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Исходя из этого в списочную численность целыми единицами включаются, в частности, работники:

- фактически явившиеся на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя;

- находившиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации, включая работников, находившихся в краткосрочных служебных командировках за границей;

- не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);

- не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;

- принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием. В списочной численности указанные работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы, включая нерабочие дни недели, обусловленные при приеме на работу. К этой группе не относятся отдельные категории работников, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, в частности:

работники в возрасте до 18 лет;

работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда;

женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка;

женщины, работающие в сельской местности;

работники, являющиеся инвалидами I и II групп;

- принятые на работу с испытательным сроком;

- заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работы на дому личным трудом (надомники). В списочной и среднесписочной численности работников надомники учитываются за каждый календарный день как целые единицы;

- сотрудники, имеющие специальные звания;

- направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;

- временно направленные на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;

- студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);

- обучающиеся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;

- обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также работники, поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- находившиеся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором и трудовым договором, включая находившихся в отпуске с последующим увольнением;

- имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;

- получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;

- находившиеся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;

- принятые для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком);

- находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы независимо от длительности отпуска;

- находившиеся в простоях по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя;

- принимавшие участие в забастовках;

- работавшие вахтовым методом. Если организации не имеют обособленных подразделений на территории другого субъекта Российской Федерации, где производятся вахтовые работы, то работники, выполнявшие работы вахтовым методом, учитываются в отчете организации, с которой заключены трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера;

- иностранные граждане, работавшие в организациях, расположенных на территории России;

- совершившие прогулы;

- находившиеся под следствием до решения суда.

Перечень работников, которые не включаются в списочную численность, приведен в пункте 80 Указаний N 498.

При определении среднесписочной численности работников необходимо иметь в виду следующее:

1. Некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность (пункт 81.1 Указаний N 498). К таким работникам относятся:

- женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;

- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (например, военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу (пункт 81.2 Указаний N 498).

3. Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или переведенные с письменного согласия работника на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени (пункт 81.3 Указаний N 498).

Расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке:

1) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Для этого общее число отработанных человеко-часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели, например:

40 часов - на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе);

36 часов - на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 часов (при шестидневной рабочей неделе);

24 часа - на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 часа (при шестидневной рабочей неделе);

2) определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого отработанные человеко-дни делятся на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

Пример. В организации три сотрудника заняты на работе неполное рабочее время, по 2,5 часа в день. Эти работники учитываются за каждый рабочий день как 0,3 человека (2,5 часа / 8 часов).

Предположим, что в сентябре Иванов отработал 22 рабочих дня, Петров - 14, Сидоров - 5. Средняя численность не полностью занятых работников составила 0,6 человека ((0,3 x 22 дня) + (0,3 x 14 дней) + (0,3 x 5 дней) / 22 рабочих дня в сентябре). Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников.

Отметим, что работники, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы. Лица, работавшие неполное рабочее время по инициативе работодателя, учитываются в среднесписочной численности работников также как целые единицы.

4. Порядок расчета среднесписочной численности работников, выполнявших работу полный рабочий день, в организации (работающей по графику пятидневной рабочей недели).

5. Среднесписочная численность работников за квартал рассчитывается путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три (пункт 81.5 Указаний N 498).

Пример. В организации среднесписочная численность работников в октябре составляла 320 человек, в ноябре - 340 человек, в декабре - 360 человек.

Следовательно, среднесписочная численность работников за IV квартал составила 340 человек ((320 человек + 340 человек + 360 человек) / 3).

6. Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года, то есть соответственно на 2, 3, 4 и так далее (пункт 81.6 Указаний N 498).

Пример. Организация осуществляет свою деятельность с июля. Среднесписочная численность работников составила в июле 160 человек, в августе - 180, в сентябре - 200 человек.

Следовательно, среднесписочная численность работников за период с начала года (за 9 месяцев) составила 60 человек ((160 человек + 180 человек + 200 человек) / 9 месяцев).

7. Среднесписочная численность работников за год рассчитывается путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12 (пункт 81.7 Указаний N 498).

8. Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, например в организациях, вновь созданных, имеющих сезонный характер производства, определяется путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы, на общее число календарных дней в отчетном месяце (пункт 81.8 Указаний N 498).

Отметим, к вновь созданным организациям не относятся организации, созданные на базе ликвидированных (реорганизованных) юридических лиц, обособленных или несамостоятельных подразделений.

Организации, временно приостановившие работу по причинам производственно-экономического характера, определяют среднесписочную численность работников на общих основаниях.

9. Если организация работала неполный квартал, то среднесписочная численность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за месяцы работы в отчетном квартале и деления полученной суммы на 3 (пункт 81.9 Указаний N 498).

Пример. Вновь созданная организация начала осуществлять свою деятельность с сентября. Среднесписочная численность работников за сентябрь составляла 120 человек. Следовательно, среднесписочная численность работников за III квартал для этой организации составила 40 человек (120 человек / 3 месяца).

10. Если организация работала неполный год (сезонный характер работы или создана после января), то среднесписочная численность работников за год рассчитывается путем сложения среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации и деления полученной суммы на 12.

Пример. Организация с сезонным характером работы начала осуществлять свою деятельность в апреле и закончила работать в августе.

Среднесписочная численность работников составляла в апреле - 80 человек, мае - 90, июне - 150 человек, в июле - 120, в августе - 100. Следовательно, среднесписочная численность работников за год составила 45 человек ((80 человек + 90 человек + 150 человек + 120 человек + 100 человек) / 12).

11. Работники, состоящие в списочном составе организации, привлеченные на общественные работы или работы временного характера на условиях внутреннего совместительства (в связи с мерами, принятыми по снижению напряженности на рынке труда), учитываются в среднесписочной численности один раз по месту основной работы (пункт 81.11 Указаний N 498).

Согласно пункту 82 Указаний N 498 средняя численность внешних совместителей исчисляется в соответствии с порядком определения средней численности лиц, работавших неполное рабочее время.

Средняя численность внешних совместителей за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного периода.

Средняя численность работников (включая иностранных граждан), выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, за месяц в силу пункта 83 Указаний N 498 исчисляется по методологии определения среднесписочной численности. Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия этого договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день.

Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за период с начала года и год определяется путем сложения средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного года.

В том случае, если работник, состоящий в списочном составе, заключил договор гражданско-правового характера с этой же организацией, он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Также в среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, не включаются:

- индивидуальные предприниматели без образования юридического лица, заключившие с организацией договор гражданско-правового характера и получившие вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги;

- лица несписочного состава, не имеющие с организацией договоров гражданско-правового характера;

- лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.