ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ АВТОТРАНСПОРТА: НАЛОГИ И БУХУЧЕТ

Федеральным законодательством о бухгалтерском учете определено, что активы и обязательства подлежат инвентаризации.

Автотранспорт, принадлежащий организации на праве собственности или используемый ею по договорам аренды, не является исключением и также подлежит инвентаризации. Об инвентаризации автотранспорта и пойдет речь далее.

По данным Современного экономического словаря инвентаризация представляет собой периодический переучет наличного имущества, товаров на предприятии, фирме, в магазине с целью проверки их наличия и сохранности, а также установления их соответствия ведомостям учета материальных ценностей.

Статьей 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) установлено, что при инвентаризации активов и обязательств, подлежащих инвентаризации, выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации.

Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами. Напомним, что обязательные случаи проведения инвентаризации определены п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н (далее - Положение N 34н).

Порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические указания N 49).

Итак, количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества, проверяемого при каждой из них, сроки инвентаризации утверждает руководитель организации. В обязательном порядке инвентаризацию необходимо провести в следующих случаях (п. 27 Положения N 34н, п. 1.5 Методических указаний N 49):

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года) (поскольку в соответствии с ч. 1 ст. 15 Федерального закона N 402-ФЗ отчетным является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно, инвентаризация должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно);

- при смене материально ответственных лиц (инвентаризация проводится на день приемки-передачи дел);

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Следует отметить, что в силу ч. 1 ст. 30 Федерального закона N 402-ФЗ нормы Положения N 34н продолжают применяться, поскольку до утверждения федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных этим Законом, применяются правила ведения бухгалтерского учета, утвержденные до его вступления в силу.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Помимо этого, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу (п. 1.3 Методических указаний N 49).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (п. 2.2 Методических указаний N 49).

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и так далее). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результата инвентаризации недействительным (п. 2.3 Методических указаний N 49).

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний N 49).

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний N 49). В Письме Минфина России от 15 июля 2008 г. N 07-05-12/16 отмечено, что в соответствии с типовой формой договора о полной материальной ответственности, утвержденной Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85, работник обязуется участвовать в проведении инвентаризации, ревизий, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составляются эти документы не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5 Методических указаний N 49).

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Если при заполнении описи в ней были допущены ошибки, то их исправление производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Обратите внимание! В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку (п. 2.9 Методических указаний N 49).

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества (п. 2.10 Методических указаний N 49).

Выше мы рассмотрели общие правила проведения инвентаризации, а теперь рассмотрим правила проведения инвентаризации основных средств, поскольку автотранспортные средства относятся именно к этому виду имущества организации.

До начала инвентаризации автотранспорта рекомендуется проверить (п. 3.1 Методических указаний N 49):

- наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета, ведущихся в организации;

- наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

- наличие документов на автотранспортные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации следует внести необходимые исправления и уточнения.

При инвентаризации автотранспорта комиссия производит осмотр автотранспортных средств и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели (п. 3.2 Методических указаний N 49).

При выявлении автотранспорта, не принятого на учет (думается, что такая ситуация - редкость), а также автомобилей, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия включает в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных автомобилей производится с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами. Автотранспортные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта (п. 3.3 Методических указаний N 49).

Транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и так далее (п. 3.4 Методических указаний N 49).

Автомобили, находящиеся во время проведения инвентаризации вне места нахождения организации (в дальних рейсах, на капитальном ремонте), инвентаризуются до момента временного их выбытия (п. 3.5 Методических указаний N 49).

На автомобили, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и тому подобное) (п. 3.6 Методических указаний N 49).

Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ любой факт хозяйственной деятельности подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичные учетные документы составляются по формам, определяемым руководителем экономического субъекта, что следует из ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ. Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 названного Закона.

Как вы знаете, с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовых документов).

Между тем Федеральный закон N 402-ФЗ не содержит запрета на применение унифицированных форм первичной учетной документации, и, как показывает практика, субъекты хозяйственной деятельности, на которые возложена обязанность ведения бухгалтерского учета, продолжают применять привычные всем унифицированные формы первичных учетных документов, утверждая их применение в установленном порядке, поскольку это освобождает от сложной работы по разработке собственных документов.

Формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Названным документом утверждены, в частности, следующие формы, которые можно применять для оформления результатов инвентаризации автотранспортных средств:

N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";

N ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств";

N ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов";

NИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации";

N ИНВ-23 "Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации";

N ИНВ-24 "Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей";

N ИНВ-25 "Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций".

Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В них отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную (п. 4.1 Методических указаний N 49).

Данные результатов инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (п. 5.6 Методических указаний N 49).

Итак, инвентаризация проведена. Ее результаты должны быть отражены в бухгалтерском учете, поскольку согласно ч. 4 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке (п. 28 Положения N 34н):

- излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты - у коммерческой организации или увеличение расходов - у некоммерческой организации.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете (п. 5.5 Методических указаний N 49).

Неучтенные объекты основных средств, выявленные при проведении организацией инвентаризации активов и обязательств, принимаются к бухгалтерскому учету по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом прибылей и убытков в качестве прочих доходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. N 91н).

Таким образом, согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н (далее - План счетов), принятие к бухгалтерскому учету автомобилей, выявленных в ходе инвентаризации по рыночной стоимости, следует отражать корреспонденцией:

Дебет 01 "Основные средства" Кредит 91-1 "Прочие доходы"

- на рыночную стоимость автомобиля, обнаруженного при проведении инвентаризации;

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 02 "Амортизация основных средств"

- на сумму амортизации исходя из технического состояния автомобиля, подтвержденного результатами проведенной экспертизы.

Доходы в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, в целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль признаются внереализационными доходами организации (п. 20 ст. 250 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ)).

Совершенно очевидно, что в отношении автотранспортных средств не может иметь места убыль в пределах норм и каждая недостача автотранспорта, выявленная в организации, будет рассматриваться как сверхнормативная. Недостачи материальных ценностей в таком случае относятся на виновных лиц. Если же виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества списываются на финансовые результаты организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и других) (п. 5.2 Методических указаний N 49).

Для обобщения информации о суммах недостач Планом счетов предназначен счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По дебету счета 94 по недостающим основным средствам отражается их остаточная стоимость (первоначальная стоимость за вычетом суммы начисленной амортизации) в корреспонденции с кредитом счета 01 "Основные средства".

По кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отражается списание:

- недостач ценностей сверх величин (норм) убыли, потерь от порчи - в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба"), если виновное лицо является работником организации, и в дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", если виновное лицо не является работником организации;

- недостач ценностей сверх величин (норм) убыли и потерь от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников, а также недостач товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков, - на счет 91 "Прочие доходы и расходы".

По кредиту счета 94 отражаются суммы в размерах и величинах, принятых на учет по дебету указанного счета. При этом на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) списываются недостающие материальные ценности по их фактической себестоимости.

Взыскание ущерба с виновных лиц производится исходя из рыночной стоимости имущества, которая, как правило, превышает его балансовую стоимость.

При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"), и их стоимостью, отраженной на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", относится в кредит счета 98 "Доходы будущих периодов".

Разница между взыскиваемой с виновных лиц суммой за недостающие материальные и иные ценности и стоимостью, числящейся в бухгалтерском учете организации, учитывается на субсчете 98-4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и стоимостью по недостачам ценностей".

По мере взыскания с виновного лица причитающейся суммы указанная разница списывается со счета 98 "Доходы будущих периодов" в корреспонденции с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы".

В целях налогообложения прибыли доходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, сумм возмещения убытков или ущерба признаются внереализационными доходами организации (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Ко внереализационным расходам приравниваются убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данном случае факт отсутствия виновного лица должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Таким образом, при документальном подтверждении факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти для целей исчисления налога на прибыль налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.