Как организовать делопроизводство в организации?

Ответ: Действующее законодательство РФ не устанавливает специальных требований к порядку ведения делопроизводства в коммерческой организации, однако следует учитывать положения ряда нормативно-правовых актов. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить внутренний документ, регламентирующий вопросы делопроизводства, в том числе в электронном виде.

Обоснование: Делопроизводством является деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).

Порядок организации делопроизводства в коммерческой организации нормативно не урегулирован, поэтому организация вправе самостоятельно с учетом особенностей деятельности разработать и утвердить порядок делопроизводства.

Нормативные документы по делопроизводству

При разработке порядка делопроизводства организации необходимо учитывать положения нормативных документов, регулирующих вопросы делопроизводства, в частности:

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 17);

- Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 50);

- Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ст. 89);

- Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (разд. III);

- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";

- Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения";

- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

Также существуют ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", утвержденный Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст, однако они применяются на добровольной основе.

Правила ведения делопроизводства

Правила ведения делопроизводства устанавливаются приказом или распоряжением руководителя организации (подразделения) и могут включать следующую информацию:

- порядок учета входящей и исходящей корреспонденции;

- формы используемых документов;

- правила оформления документов;

- график документооборота;

- контроль исполнения документов;

- место и сроки хранения документов, порядок уничтожения и др.;

- ответственные за организацию делопроизводства.

Электронный документооборот

Коммерческая организация вправе установить электронный документооборот (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").

Порядок электронного документооборота может включать следующие положения:

- сфера использования электронного документооборота (например, обмен документами и информацией, служебная переписка, согласование проектов договоров и иных документов);

- формы документов;

- правила оформления документов, виды используемых электронных подписей;

- обязательность применения сотрудниками корпоративной электронной почты при обмене документами и информацией;

- порядок, место и сроки хранения электронных документов;

- лица, ответственные за обеспечение конфиденциальности информации, передаваемой посредством использования электронного документооборота;

- контроль за организацией электронного документооборота;

- другие вопросы, связанные с использованием электронного документооборота.