Полезные комментарии
April 29, 2019

Какие документы следует запросить у контрагента при заключении договора

Запросите у контрагента документы после того, как вы его проверили по открытым источникам информации.

В зависимости от того, кто именно выступает контрагентом, перечень документов будет разный:

Совет: запросите все документы в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати (при наличии). Это требование дисциплинирует контрагента и уменьшает риск получить недействительные, недостоверные или устаревшие документы.

Фиксируйте факт получения документов от контрагента с помощью описей или актов. Это можно делать в бумажной либо электронной форме.Ситуация: что делать, если потенциальный контрагент отказывается представлять документы либо некоторые из них

Здесь возможны две ситуации.

1. По итогам проверки вы пришли к выводу, что контрагент:

  • зарегистрирован недавно;
  • похож на фирму-однодневку (например, у него массовый адрес или руководитель);
  • имеет задолженность по налогам;
  • не сдает отчетность в налоговую инспекцию;
  • имеет запись о недостоверности сведений в ЕГРЮЛ.

Если есть хотя бы один из этих пяти признаков, заключать договор с таким контрагентом не стоит.

2. Если по результатам проверки вы не обнаружили негативных сведений, то договор с таким контрагентом заключить можно. Однако риски будут больше, чем если бы контрагент представил все необходимые документы. Чтобы уменьшить риски, сохраните письменный запрос документов, который контрагент оставил без ответа. В случае спора сошлитесь на него, чтобы доказать, что вы проявили должную осмотрительность.

Совет: включите в Положение о договорной работе пункт о необходимости запрашивать документы. Там же введите правило, что с потенциальным контрагентом, который не представил пакет документов, договор не заключают. А если предполагаемый контрагент поинтересуется, почему у него запрашивают документы, сошлитесь на Положение о договорной работе.

Документы, которые нужно запросить у российской организации

У юридического лица запросите:

1. Учредительный документ: устав или учредительный договор.

Его необходимо запросить у контрагента полностью. Нет смысла запрашивать выписки из учредительного документа, первые и последние страницы устава и т. п.

Учредительный документ запрашивайте у контрагента в актуальной редакции. Проверьте, последнюю ли версию представил контрагент, по выписке из ЕГРЮЛ. Если будут сомнения в достоверности представленного документа, истребуйте у контрагента предыдущие редакции.

2. Документ, который подтверждает регистрацию организации. Сейчас это лист записи ЕГРЮЛ. Но, если организация зарегистрирована до 1 января 2017 года, она представит вам свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН).

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН). Наименование организации, указанное в учредительных документах, должно совпадать с наименованием компании в свидетельстве ИНН.

4. Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор.

Если договор будет подписывать генеральный директор, запросите у контрагента либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица. Кроме того, получите у контрагента выписку из ЕГРЮЛ.

Обратите внимание на полномочия директора, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия заключать гражданско-правовые сделки могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут признать недействительными (ст. 174 ГК РФ).

Кроме того, в уставе компании чаще всего указывают срок, на который избирают (назначают) директора. Поэтому проверьте, чтобы представленные контрагентом решение о назначении либо протокол об избрании директора не были просрочены.

Если договор будет подписывать не директор, а иное лицо, запросите еще и копию доверенности такого лица. В ней должна стоять дата ее совершения. Без такой даты доверенность недействительна (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Если в доверенности не указан срок действия, то она действительна в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Доверенность от юридического лица должна быть удостоверена нотариально либо самой организацией. В последнем случае доверенность заверяет подписью руководитель или иной уполномоченный сотрудник. Поэтому необходимо проверить полномочия такого лица на момент выдачи доверенности. Они должны вытекать либо из уставных документов, либо из выданной ему доверенности с правом передоверия. Если доверенность выдана в порядке передоверия, то она должна быть удостоверена нотариально (п. 3 ст. 187 ГК РФ).

Верховный суд РФ разъяснил, какие документы нужно проверить, если сделку от имени юридического лица подписывает его сотрудник, который действует на основании доверенности, выданной в порядке передоверия руководителем филиала юридического лица. В таком случае контрагент будет добросовестным, если он изучил первоначальную доверенность и доверенность, выданную в порядке передоверия, которые наделяют сотрудника компании полномочиями совершать сделку (п. 129 постановления Пленума Верховного суда РФ № 25).

Полномочий представителя должно быть достаточно, чтобы подписывать договор.

5. Выписка из ЕГРЮЛ.

Запрашивайте выписку, выданную как можно позднее к дате передачи этой выписки контрагентом. Если контрагент представляет выписку, которую он получил больше месяца назад, то стоит запросить у него новую.

Если в ЕГРЮЛ указано, что от имени юридического лица уполномочены действовать несколько лиц, то исходите из того, что:

  • полномочия таких лиц не ограничены и
  • эти лица действуют раздельно, если иное прямо не указано в ЕГРЮЛ.

Такие разъяснения содержатся в пунктах 22 и 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 23 июня 2015 г. № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации».

6. Лицензия на ведение деятельности, для которой необходимо получать лицензию.

Перечень лицензируемых видов деятельности содержится в статьях 1 и 12Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности».

К лицензии обычно прилагают перечень конкретных видов деятельности, которые организация может выполнять. Либо этот перечень указан на обратной стороне лицензии. Поэтому запросите у контрагента этот перечень вместе с лицензией.

Если в лицензии содержится срок ее действия, проверьте, не истек ли он.

7. Правоустанавливающие документы на имущество, которое выступает предметом сделки.

Если предмет договора – недвижимость, запросите у контрагента выписку из ЕГРН об этом имуществе.

8. Копию второй и третьей страницы паспорта лица, которое будет подписывать договор. Затем по серии и номеру проверьтедействительность такого паспорта.

Документы, которые нужно запросить у иностранной организации

При запросе документов у иностранной организации учитывайте две особенности.

1. Документы, подтверждающие правовой статус иностранной организации (устав, учредительный договор, сертификат об инкорпорации и т. д.), переведите на русский язык и легализуйте, если в законе нет возможности удостоверить их с помощью апостиля.

Перечень документов, для представления которых необходим апостиль, содержится в статье 1 Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, участником которой является и Россия. Если страна происхождения контрагента не участник этой конвенции, то все ее официальные документы нужно легализовывать.

Эти же требования распространяются на доверенность лица, которое будет подписывать договор, а также на другие официальные документы.

2. У иностранной организации запросите выписку из торгового реестра ее страны. В этой выписке компания должна значиться как «действующая». Если контрагент не представит такую выписку или в выписке будет указан текущий статус компании – «прекращено», договор с этой организацией заключать не стоит.

Если в иностранном государстве не ведется торговый реестр (например, в Великобритании), то вместо выписки из торгового реестра запросите документ, который подтверждает благополучное состояние компании. Получите его в стране, в которой зарегистрирована компания.

Документы, которые нужно запросить у индивидуального предпринимателя

Документы, которые нужно запросить у индивидуального предпринимателя, отличаются от аналогичного списка для организаций.

1. Вместо листа записи ЕГРЮЛ запросите лист записи ЕГРИП. Если индивидуальный предприниматель зарегистрирован до 1 января 2017 года, он представит вам свидетельство о государственной регистрации (свидетельство ОГРИП).

2. Вместо выписки из ЕГРЮЛ запросите выписку из ЕГРИП.

3. Запросить копию всего паспорта гражданина РФ, а не только второй и третьей страниц.

В остальном действуют те же требования, что и для юридических лиц.

Задать вопрос можно тут

Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Подписывайтесь на нас:

ВК FacebookДзен Одноклассники Teletype Телеграмм

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы Жизненные ситуации - готовое решение для предпринимателей

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Как составить договор уступки права требования (цессии) по договору поставки?

Арендатор может лишиться помещения, если оно в залоге

В каком порядке уведомление о залоге регистрируется в реестре уведомлений о залоге движимого имущества?