Нужно ли вести журнал учета выдачи расчетных листков, если они выдаются в электронном виде?

Ответ: Законодательно не установлена обязанность работодателя по ведению журнала выдачи расчетных листков, но он вправе его вести.

Обоснование: В соответствии с ч. 1 ст. 136 Трудового кодекса РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка действующим законодательством не установлена, работодатель разрабатывает его форму самостоятельно с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Также законодательством не определен и порядок выдачи расчетных листков. Следовательно, такой порядок может быть определен в локальном акте организации (Письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1). Если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) в электронном виде, то данный порядок не нарушает положения ст. 136 ТК РФ (Письмо Минтруда России от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560).

Фиксировать выдачу расчетных листков в бумажном виде можно с помощью журнала регистрации их выдачи, в котором работник будет подтверждать своей подписью факт получения листка. Однако обязанности вести такой журнал, так же как и журнал учета выданных в электронном виде листков, у работодателя нет ввиду отсутствия такой нормы в законодательстве.

Таким образом, работодатель вправе самостоятельно определить способ фиксации выдачи расчетных листков и закрепить его в локальном нормативном акте.