Каков порядок налогообложения расходов на проезд в такси работника с разъездным характером работы?

Ответ: Компенсация расходов на такси работников с разъездным характером работы не облагается НДФЛ и страховыми взносами при условии документального подтверждения расходов, при этом такие выплаты можно учесть в расходах по налогу на прибыль.

Обоснование: Под разъездным характером работы понимается режим работы, связанный с постоянными разъездами работников, которые возвращаются домой ежедневно, например курьеров по доставке продукции, торговых агентов, консультантов с выездом в офис или на дом, диспетчеров, работников сервисных служб и др.

Не признаются служебной командировкой поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 Трудового кодекса РФ). Непосредственно гарантии работников, имеющих разъездной характер работы, закреплены в ст. 168.1 ТК РФ. Так, работнику с разъездным характером работы должны быть возмещены расходы на проезд. При этом размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Таким образом, необходимость компенсации указанных расходов работнику закреплена на законодательном уровне.

В трудовом договоре такого работника также должны быть указаны соответствующие условия, определяющие характер работы (разъездной характер работы) (ст. 57 ТК РФ). Свои обязательства перед работником с разъездным характером работы организация может выполнять путем компенсации расходов на такси либо путем предварительной оплаты с расчетного счета услуг такси.

В связи с изложенным помимо вопросов правильного оформления таких работников возникают вопросы о налогообложении указанных компенсационных выплат.

НДФЛ

Не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Соответственно, оплата такси работнику, имеющему разъездной характер работы, связана с выполнением им своих трудовых функций, то есть НДФЛ не облагается. При этом расходы на проезд должны быть документально подтверждены (Письма Минфина России от 17.01.2019 N 03-15-05/1909, от 20.07.2018 N 03-04-05/51201).

Страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты в рамках трудовых отношений и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (ст. 420 НК РФ).

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Следовательно, в силу прямой нормы НК РФ такая компенсационная выплата не подлежит обложению страховыми взносами. При этом в целях неначисления страховых взносов расходы на проезд также должны быть документально подтверждены (Письма Минфина России от 17.01.2019 N 03-15-05/1909, от 20.07.2018 N 03-04-05/51201).

Кроме того, следует отметить, что необходимо разделять доплату за разъездной характер работы (является составной частью заработной платы и облагается НДФЛ и страховыми взносами) и компенсацию предусмотренных законодательством расходов, в том числе расходы на проезд (НДФЛ и страховыми взносами не облагаются при условии документального подтверждения расходов).

Налог на прибыль

Рассматриваемые расходы на такси с учетом требований пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ могут быть отнесены к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Также п. 3 ч. 2 ст. 255 НК РФ предусмотрено, что к расходам на оплату труда относят начисления компенсирующего характера, связанные с условиями труда. Затраты на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда в размере и в соответствии с порядком, предусмотренным локальными нормативными актами организации, при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562).

При этом в соответствии с п. 4 ст. 252 НК РФ, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты.

Любые расходы организации требуют документального подтверждения. Компенсация работнику расходов на такси, как правило, связана с компенсацией фактически понесенных расходов за конкретный период времени (месяц, неделя и т.д.) с учетом предварительно выданных денежных средств в подотчет либо оплаченных за счет собственных средств. Соответственно, для возможности такой компенсации в локальном акте следует закрепить, что работники с разъездным характером работы могут использовать такси, а также необходимы первичные документы, подтверждающие понесенные работниками расходы и их размер. В целях избежания споров с проверяющими следует подтвердить, что поездка на такси была связана с выполнением должностной функции и относилась к служебной необходимости. Перечень таких документов является открытым - ими могут быть чеки ККТ и (или) бланки строгой отчетности, в том числе в электронном виде (п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112, Письмо Минфина России от 28.12.2018 N 03-03-07/95687).

Задать вопрос можно тут

Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Подписывайтесь на нас:

Дзен Teletype Телеграмм

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Как быть с НДФЛ с материальной выгоды, если сотрудник, получивший заём, увольняется?

Работник принес в апреле больничный за март — ФНС рассказала, как заполнить 6-НДФЛ