Можно ли возместить работнику расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов?

Ответ: Порядок возмещения, а также размер суточных и других дополнительных расходов в командировке устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами. Вопрос возмещения расходов в случае, если у работника отсутствуют подтверждающие документы, решается в соответствии с действующим в организации порядком.

Обоснование: В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение) (ч. 2 ст. 166 ТК РФ).

Работникам возмещаются расходы, в частности дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Порядок и размеры возмещения таких расходов определяются в соответствии со ст. 168 ТК РФ. Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом требований, предусмотренных п. 18 Положения (п. 11 Положения).

Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Согласно нормам п. 7 Положения фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения).

Ранее согласно п. п. 6 и 26 Положения при служебных командировках оформлялись также служебное задание (п. 6) и командировочное удостоверение (п. 19).

Таким образом, порядок возмещения, а также размер суточных и других дополнительных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами.

Вопрос возмещения расходов в случае, если у работника отсутствуют подтверждающие документы, решается в соответствии с действующими в организации правилами.

Обратите внимание!

При исчислении налога на прибыль учесть расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, без подтверждающих документов нельзя (пп. 12 п. 1 ст. 264 и ст. 252 Налогового кодекса РФ).