О документах, которые работник вправе требовать у работодателя

Описание ситуации: В организацию поступило заявление бывшего сотрудника о предоставлении копий документов, связанных с работой.

Вопрос: Исходя из существующих на сегодняшний момент судебной практики и разъяснений контролирующих органов, просим разъяснить, какие документы, перечисленные в заявлении, можно отнести к документам, связанным с работой сотрудника?

Ответ: В силу ст. 62 ТК РФ работодатель по письменному заявлению работника обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

При этом судебная практика исходит из того, что ст. 62 ТК РФ регулирует отношения работника и работодателя даже в том случае, если трудовые отношения между ними уже прекращены.

Иными словами, бывший работодатель обязан выдать бывшему работнику по запросу копии документов, связанных с его работой. Аналогичный вывод сделан в Определении Московского городского суда от 08.09.2011 по делу N 33-28750, Апелляционном определении Хабаровского краевого суда от 05.07.2013 по делу N 33-4172/2013г., Определении Санкт-Петербургского городского суда от 25.02.2014 N 33-2424/2014 г.

Таким образом, полагаем, что бывший работодатель обязан выдать по запросу бывшему работнику копии документов, связанных с его работой.

При этом в ст. 62 ТК РФ прямо не разъяснено, какие документы следует признавать связанными с работой. Приведенный в указанной норме перечень таковых является примерным и открытым. Поэтому очевидно, что помимо названных документов работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, связанные с работой (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 05.07.2013 по делу N 33-4172/2013г.).

Полагаем, что по смыслу ст. 62 ТК РФ право работника на получение документов распространяется только на те документы, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у работодателя.

Поэтому работодатель в соответствии со ст. 62 ТК РФ обязан предоставлять по запросу бывшего работника только копии тех документов, которые касаются выполнения им конкретной трудовой функции, содержат персональную информацию о трудовой деятельности работника.

Копии локальных нормативных актов, которые в силу ст. 8 ТК РФ содержат нормы трудового права и распространяются на работников всей организации, работодатель предоставлять работникам не обязан. Также не обязан работодатель предоставлять работникам копии документов, которые носят служебный характер, предназначены для внутреннего использования и принятия административных решений (например, докладные записки, объяснительные, приказы о командировках и т.п.).

Указанный вывод подтверждается и существующей судебной практикой.

В Апелляционном определении Хабаровского краевого суда от 05.07.2013 по делу N 33-4172/2013г. суд признал документами, связанными с работой, копии которых работодатель обязан предоставить бывшему работнику, приказы о приеме на работу и увольнении, заявления об увольнении, второй экземпляр трудового договора, справку о задолженности по заработной плате, расчетные листы.

В Апелляционном определении Свердловского областного суда от 28.05.2014 по делу N 33-6823/2014 сказано, что ст. 62 ТК РФ не обязывает работодателя предоставить работнику по его письменному заявлению копии коллективных договоров, соглашений и локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, положения об оплате труда, положения о премировании, положения об отпусках и т.п.), которые регулируют трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения. Трудовую деятельность непосредственно истца они не регулируют, в связи с этим выдаче в порядке ст. 62 ТК РФ не подлежат.

Аналогичный вывод сделан в Определении Московского городского суда от 13.08.2013 N 4г/1-7930. В нем также отмечено, что командировочные удостоверения и приказы о направлении в командировку являются внутренней технической документацией, не связанной с работой конкретного работника.

В Апелляционном определении Верховного суда Республики Коми от 24.08.2015 по делу N 33-4430/2015 суд не признал документами, связанными с работой, положение об оплате труда, положение о премировании, приложения к коллективному договору, указав, что они являются локальными нормативными актами организации, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя только по ознакомлению с ними под роспись, при этом обязанность по предоставлению указанных документов работнику на работодателя не возложена.

В Определении Московского городского суда от 08.02.2012 по делу N 33-3328 указано, что приказ, структурные схемы, штатное расписание являются локальными документами организации и непосредственно трудовую деятельность истца не регулируют. Поскольку исходя из смысла ст. 62 ТК РФ на работодателе лежит обязанность безвозмездно предоставить работнику документы, содержащие персональную информацию, копии запрошенных документов работодатель предоставлять работнику не обязан.

Такая же позиция изложена также в Определении Приморского краевого суда от 03.03.2015 по делу N 33-1762/2015. Суд указал, что требуемые штатные расписания, списки личного состава не имеют отношения к выполнению конкретной трудовой функции, в связи с чем выдаче не подлежат.

В Определении Ивановского областного суда от 24.09.2014 по делу N 33-2098 сказано, что обязанность работодателя представлять работнику коллективный договор трудовым законодательством не предусмотрена.

В Апелляционном определении Челябинского областного суда от 25.09.2014 по делу N 11-10216/2014 сказано, что законом не предусмотрена обязанность выдачи работнику документов, являющихся основанием для принятия работодателем внутреннего кадрового решения о неудовлетворительном прохождении работником испытания (докладные записки).

В Апелляционном определении Липецкого областного суда от 17.01.2013 по делу N 33-58/2013 отмечено, что, отказывая в удовлетворении требований о признании незаконным отказа работодателя в выдаче копий объяснительной К. и докладной диспетчера, суд правильно исходил из того, что указанные документы по смыслу ст. 62 ТК РФ не относятся к документам, обязанность по выдаче которых работнику возложена на работодателя. Объяснительная К. и докладная диспетчера не относятся к документам, которые непосредственно связаны с работой истца. В указанных документах содержится информация о наличии или отсутствии дисциплинарного проступка.

Учитывая вышеизложенное, полагаем, что в рассматриваемой ситуации работодатель обязан предоставить бывшему работнику копии следующих документов, непосредственно связанных с его работой:

трудового договора,

ученического договора,

трудовой книжки,

дополнительного соглашения к трудовому договору,

договора о материальной ответственности,

личной карточки работника,

приказов о премировании, поощрении, привлечении к дисциплинарной ответственности (при наличии),

приказов о предоставлении отпуска,

расчетных листков,

справок формы 2-НДФЛ,

справки о начисленных и уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование,

справки о сумме заработной платы, иных выплатах, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности,

заявления о расторжении трудового договора по собственному желанию (если это документ, явившийся основанием для расторжения трудового договора).

Работодатель не обязан предоставлять бывшему работнику копии документов, являющихся локальными нормативными актами и документами служебного характера, предназначенными для внутреннего использования:

должностной инструкции,

правил внутреннего трудового распорядка,

положения о структурном подразделении,

положения об оплате труда и премировании с изменениями,

отчета о проведении специальной оценки условий труда,

положения о командировках,

приказов о командировках,

командировочных удостоверений,

коллективного договора с приложениями,

приказа об изменении сроков выплаты заработной платы,

графиков работы,

приказа о выплате аванса работникам,

документа, явившегося основанием для расторжения трудового договора (например, докладных записок и т.п.),

финансовых документов, подтверждающих факт начисления и выплаты заработной платы.

Что касается запрошенных справок о размере зарплаты и о доходах работника за весь период работы.

Полагаем, что если работодатель предоставил работнику справки формы 2-НДФЛ, содержащие указанную информацию, он не обязан предоставлять эти документы. В обоснование этого вывода ссылаемся на Определение Санкт-Петербургского городского суда от 25.02.2014 N 33-2424/2014, в котором сказано, что поскольку истцам были выданы справки 2-НДФЛ за три года, районный суд правомерно нашел необоснованными требования истцов о предоставлении расчетных листков за весь период работы в организации ответчика, а также детализированного расчета отпускных.

Таким образом, по нашему мнению, при решении вопроса о копиях документов, подлежащих обязательной выдаче по заявлению уволенного работника, необходимо руководствоваться вышеизложенным.