Как отразить в учете работодателя перерасчет переплаченных отпускных?

Ответ: Если переплата отпускных произошла в результате ошибки, не являющейся счетной, то работник не обязан возвращать переплату, а работодатель не вправе ее удержать.

В этом случае, а также при отзыве работника из отпуска с письменного согласия работника работодатель вправе зачесть сумму переплаты отпускных в счет зарплаты за следующий месяц. Работник вправе внести излишне выплаченные отпускные в кассу организации или на расчетный счет. В бухгалтерском учете излишне выплаченные отпускные, НДФЛ и страховые взносы с них необходимо сторнировать.

Обоснование: Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 Трудового кодекса РФ).

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

ТК РФ не содержит положений, регулирующих вопросы перерасчета суммы излишне выплаченных отпускных. По нашему мнению, после отзыва работника из отпуска ему должна начисляться заработная плата, поэтому часть отпускных за неиспользованные дни отпуска является излишне выплаченной суммой. Зачесть данную сумму в счет заработной платы за отработанное после отзыва из отпуска время работодатель по своей инициативе не вправе (ст. 137 ТК РФ).

В такой ситуации работник может добровольно перечислить излишне выплаченную сумму отпускных на счет организации, внести в кассу либо написать заявление об удержании данной суммы из заработной платы.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться, в частности, вследствие счетных ошибок. Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ).

Если излишняя выплата отпускных произошла из-за ошибки, которая не является счетной (то есть допущенной в арифметических действиях, связанных с подсчетом) (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 28.03.2018 по делу N 33-1157/2018), то работник не обязан возвращать переплату, а работодатель не вправе ее удержать. В таком случае перерасчет излишне выплаченных отпускных возможен с письменного согласия работника об удержании излишне выплаченных отпускных из заработной платы, о зачете излишне выплаченной суммы в счет будущей заработной платы или после внесения соответствующей суммы в кассу, на счет организации.

НДФЛ

Заработная плата, а также отпускные являются доходами работника и включаются в налоговую базу по НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ).

Поскольку в силу требований налогового законодательства работодатель как налоговый агент удержал с выплаченных отпускных НДФЛ (п. п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.03.2018 N 03-04-06/19804), организации требуется пересчитать отпускные исходя из фактической продолжительности отпуска и скорректировать (уменьшить, сторнировать) НДФЛ в периоде перерасчета отпускных. Исчисленный с переплаченных отпускных НДФЛ работнику не возвращается.

Пример. Перерасчет НДФЛ при отзыве работника из отпуска

Работнику организации предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 02.07.2018 по 29.07.2018. Сумма отпускных выплачена работнику за три дня до отпуска. Работник с его согласия отозван из отпуска 09.07.2018. Оклад работника - 50 000 руб. Средний дневной заработок - 1 500 руб.

Выплаченные отпускные - 42 000 руб. (1 500 руб. x 28 дн.), НДФЛ с выплаченных отпускных - 5 460 руб. (42 000 руб. x 13%) (п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, п. 1 ст. 224 НК РФ).

Начисленные отпускные после пересчета - 10 500 руб. (1 500 руб. x 7 дн.), НДФЛ с отпускных после пересчета - 1 365 руб. (10 500 руб. x 13%).

Излишне начисленные отпускные - 31 500 руб. (42 000 руб. - 10 500 руб.), излишне удержанный НДФЛ - 4 095 руб. (5 460 руб. - 1 365 руб.), излишне выплаченные отпускные - 27 405 руб. (31 500 руб. - 4 095 руб.).

Сумма начисленной заработной платы за июль - 38 636,36 руб. (50 000 руб. / 22 дн. x 17 дн.), сумма НДФЛ с зарплаты - 5 023 руб. (38 636,36 руб. x 13%).

Работнику должна быть выплачена зарплата за июль в сумме 6 208,36 руб. (38 636,36 руб. - 27 405 руб. - 5 023 руб.), НДФЛ должен быть перечислен в бюджет в сумме 928 руб. (5 023 руб. - 4 095 руб.).

Страховые взносы

Объект обложения страховыми взносами образуют вознаграждения и иные выплаты, производимые в рамках трудовых отношений (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Соответственно, отпускные облагаются страховыми взносами. Кроме того, переплаченные отпускные являются объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

Поскольку на сумму переплаченных отпускных работодатель начислил страховые взносы, а в дальнейшем отпускные пересчитываются, по нашему мнению, работодателю необходимо скорректировать базу для начисления страховых взносов за соответствующий месяц, уменьшив ее на сумму отпускных за неиспользованные дни отпуска и увеличив на сумму приходящейся на эти дни заработной платы.

Соответственно, страховые взносы начисляются на сумму причитающейся работнику заработной платы за вычетом суммы отпускных за неотработанные дни отпуска.

Необходимость представлять уточненные расчеты по страховым взносам отсутствует, поскольку обязанность пересчитать переплаченные отпускные за прошлый отчетный (расчетный) период не является обнаружением ошибки в исчислении базы для начисления страховых взносов. Излишне выплаченная работнику сумма отпускных не приводит к занижению суммы уплаченных страховых взносов (п. п. 1, 7 ст. 81 НК РФ, Приложение к Письму ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, п. 1.2 Порядка заполнения расчета по страховым взносам, утвержденного Приказом ФНС России от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@).

Бухгалтерский учет

Пересчет выплаченных отпускных в связи с отзывом из отпуска не является исправлением ошибки, поскольку отзыв работника из отпуска произошел после предоставления работнику отпуска и в связи с изменением производственной ситуации (ст. 125 ТК РФ, п. 2 Положения по бухгалтерскому учету "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности" (ПБУ 22/2010), утвержденного Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н (далее - ПБУ 22/2010)).

В учете организации перерасчет отпускных в случае отзыва из отпуска, в других случаях возврата отпускных по инициативе работника отражается следующими записями (условия примера) (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н):

Дт 20 (23, 25, 26, 44 и др.) Кт 70 - 31 500 руб. - сторно на сумму излишне начисленных отпускных ввиду отзыва из отпуска;

Дт 20 (23, 25, 26, 44 и др.) Кт 69 - 9 450 руб. (31 500 руб. x 30%) - сторно на сумму страховых взносов с переплаченных отпускных (п. 1 ст. 420, ст. 426 НК РФ);

Дт 70 Кт 68 - 4 095 руб. - сторно излишне удержанного НДФЛ;

Дт 20 (23, 25, 26, 44 и др.) Кт 70 - 38 636,36 руб. - начислена зарплата в связи с отзывом из отпуска;

Дт 70 Кт 68 - 5 023 руб. - удержан НДФЛ с зарплаты за июль;

Дт 20 (23, 25, 26, 44 и др.) Кт 69 (38 636,36 руб. x 30%) - 11 590,91 руб. - начислены страховые взносы за июль;

Дт 70 Кт 51 - 6 208,36 руб. - выплачена заработная плата с учетом сумм излишне выплаченных отпускных.

В случае выявления счетной ошибки в учете будут сделаны аналогичные записи.

Ошибка отчетного года, выявленная до окончания этого года, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка (п. 5 ПБУ 22/2010).

Задать вопрос или заказать пособие можно тут

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Подписывайтесь на нас:

ВК Facebook Дзен Одноклассники Teletype Телеграмм

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Как компании заменяют деньгами отпуск, который работник не отгулял за лето

Как рассчитать оплату ежегодного дополнительного отпуска?

Об удержании из заработной платы за отпуск авансом при увольнении

В каких случаях требуется перерасчет отпускных?