Как организовать учет печатей и штампов в организации с целью контроля за их хранением и использованием?

Ответ: Порядок учета и хранения печатей и штампов устанавливается локальным нормативным актом организации. Этот документ может быть составной частью инструкции по делопроизводству. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.

Обоснование: Назначение печати заключается в том, что печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)).

В федеральных нормативных актах понятие "штамп" не раскрыто, поэтому можно применить определение, представленное в Приложении 1 к Регламенту Правительства Москвы, утвержденному Постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 N 112-ПП, - штамп - это разновидность печатной формы, содержащая информацию служебного характера: о наименовании организационной структуры, ее адресе, дате и номере регистрации документа, выполнении функции и т.п.

Нормативного акта, который регулировал бы порядок учета, хранения и уничтожения штампов, не установлено, поэтому организации самостоятельно разрабатывают соответствующие положения.

С этой целью можно ориентироваться на Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 (далее - Методические рекомендации) (п. 3.8.1 Методических рекомендаций).

Положения о порядке учета и хранения печатей и штампов, а также их использования и утилизации могут быть составной частью инструкции по делопроизводству или же, если количество используемых в организации печатей и штампов велико, работа с ними может регламентироваться отдельным документом - инструкцией о порядке учета печатей и штампов.

Так, в инструкции рекомендуется определить, в частности:

- виды и количество печатей и штампов;

- порядок подачи заявки на изготовление печати;

- подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов;

- форму журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;

- порядок выдачи печатей и штампов работникам;

- порядок хранения печатей и штампов;

- ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;

- порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов;

- порядок уничтожения печатей и штампов.

В целях регулирования использования и применения печатей и штампов в инструкции по делопроизводству рекомендуется установить порядок оформления документов в части заверения их печатями и проставления штампов.

Так, например, инструкция может содержать:

- порядок пользования печатями и штампами (в том числе если имеются обособленные подразделения);

- перечни документов, заверяемых основной печатью организации;

- перечни документов, заверяемых вспомогательными печатями и штампами;

- порядок проставления печати/штампа на документе;

- примерный перечень должностных лиц, подпись которых заверяется основной печатью.

Отметим, что изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает ответственный работник, назначенный приказом руководителя организации, в рамках своих должностных обязанностей.

Пример. Образец заполнения приказа о назначении ответственного лица

ООО "Прогресс"

Приказ

"10" ноября 2018 г. N 23

О назначении ответственных лиц

В целях упорядочения использования печатей и штампов в ООО "Прогресс" в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ООО "Прогресс"

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Главного бухгалтера Васильеву О.В. с 10.11.2018 назначить ответственным за ведение журнала учета печатей и штампов с правом получения печатей и штампов от изготовителя, их учета, выдачи ответственным лицам подразделений ООО "Прогресс", а также правом внесения записей в журнал учета печатей и штампов об уничтожении и утрате печатей и штампов.
  2. В отсутствие Васильевой О.В. ее полномочия в соответствии с настоящим приказом временно возлагать на начальника кадровой службы Пиманову Е.Я.
  3. Хранение журнала учета печатей и штампов, а также самих печатей и штампов, предназначенных для выдачи ответственным лицам, осуществляется в сейфе, расположенном в бухгалтерии.
  4. Секретарю ознакомить ответственных должностных лиц с настоящим приказом.
  5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор ООО "Прогресс" Н.И. Иванов

Для разработки журнала учета печатей и штампов можно воспользоваться формой, приведенной в Методических рекомендациях (Приложение N 29 к п. 3.8.1).

Таким образом, журнал учета печатей и штампов может содержать следующие графы и порядок их заполнения, в частности:

- графа 1 - порядковый номер записи (нумерация сквозная по всему журналу);

- графа 2 - наименование печати или штампа с указанием назначения;

- графа 3 - оттиск печати или штампа;

- графа 4 - должность и Ф.И.О. ответственного лица за использование печати, штампа;

- графа 5 - подпись лица, получившего печать (штамп) с указанием даты получения печати (штампа);

- графа 6 - подпись лица, возвратившего печать (штамп) с указанием даты возврата;

- графа 7 - сведения об акте уничтожения печати (штампа) и дата;

- графа 8 - "Примечание" (заполняется после того, как печать или штамп были уничтожены).

Пример. Образец заполнения журнала учета печатей и штампов

ООО "Прогресс"

Журнал учета печатей и штампов

Хранить журнал учета печатей и штампов рекомендуется три года (ст. 777 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Задать вопрос можно тут

Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Подписывайтесь на нас:

Дзен Teletype Телеграмм Hashtap

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Какие документы необходимо оформить при оказании работнику материальной помощи при рождении ребенка?

Как при транзитной торговле заполнить УПД и ТТН?

Можно ли использовать унифицированную форму путевого листа?