Как составить сопроводительное письмо к акту сверки взаимных расчетов?

Ответ: Порядок составления сопроводительного письма к акту сверки взаимных расчетов, его типовая форма либо перечень обязательных реквизитов нормативно не регламентированы. Поэтому каждая организация вправе составить его в произвольной либо самостоятельно разработанной и утвержденной форме.

Обоснование: Составление сопроводительного письма в случае отправки документов в организации или государственные органы - это необязательный, но желательный документ. Основное назначение - дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы, и главное - оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. Сопроводительное письмо всегда имеет приложение.

Порядок оформления сопроводительного письма к акту сверки взаимных расчетов не регламентирован. Как не установлены и типовая форма названного документа, и перечень обязательных реквизитов письма, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно.

При составлении сопроводительного письма к акту сверки расчетов можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - Стандарт), которым регламентируется оформление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, в том числе и писем.

Стандарт определяет правила создания документов, состав реквизитов документов; даются схемы расположения реквизитов на документе, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, приведены образцы бланков. Всего Стандарт содержит 30 реквизитов, рекомендованных для применения в документах.

Отдельные реквизиты, такие как заголовок, могут к тексту сопроводительного письма не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк (п. 5.17 Стандарта).

Непосредственно в тексте самого сопроводительного письма указывается: что направляется вместе с письмом (акты сверки взаимных расчетов); период, за который сформирован акт сверки; просьба отправителя (например, подписать акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами, или представить контррасчет); кроме этого, указывается способ урегулирования разногласий. Также, если считаете необходимым, укажите причину, по которой вы предлагаете подписать акт сверки.

Также в организации может быть утверждена самостоятельно разработанная форма сопроводительного письма.

На практике, поскольку непосредственно акт сверки взаимных расчетов формируется в бухгалтерии организации, сопроводительное письмо к нему может составляться там же, бухгалтером. Помимо этого работника, составление сопроводительных писем может быть возложено на секретаря, делопроизводителя или другого ответственного работника.

В Стандарте указано, как оформляется реквизит "Отметка о приложении" в различных случаях. Применительно к сопроводительным письмам отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом (п. 5.19 Стандарта):

- если приложение названо в тексте (например, акт сверки взаимных расчетов):

Приложение: на 2 л. в 1 экз.;

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение: 1. Акт сверки взаимных расчетов на 5 л. в 2 экз.;

2. Платежные поручения об оплате на 7 л. в 1 экз.;

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: акт сверки взаимных расчетов и приложения к нему, всего на 10 л. в 2 экз.

Отметим, что Стандарт применяется на добровольной основе (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации", п. 1 Стандарта).

Как правило, к сопроводительному письму прилагаются:

- акт сверки взаимных расчетов не менее чем в двух оригинальных экземплярах, подписанных направляющей стороной;

- при необходимости документы, являющиеся основанием для подписания акта сверки;

- иные необходимые для проведения сверки материалы.

Вышеуказанный порядок составления сопроводительного письма к акту сверки взаимных расчетов является примерным. Каждая организация по собственному усмотрению определяет порядок и форму при его составлении.

Направлено контрагенту сопроводительное письмо с актом сверки и иными документами может быть различными способами: по почте, курьерской службой, по электронным каналам связи или передано лично.

Регистрируется сопроводительное письмо к акту сверки взаимных расчетов в журнале исходящей корреспонденции. Хранится подобное письмо пять лет (ст. 40 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Задать вопрос можно тут

Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Подписывайтесь на нас:

Дзен Teletype Телеграмм

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Какие правила ведения деловой переписки рекомендуется соблюдать организациям?

Как составить соглашение о возмещении затрат на обучение?

Как правильно перевести первичные учетные документы на русский язык