Как написать должностную инструкцию

«Как правильно написать должностную, чтобы она реально работала, а не пылилась на полке?», - вопрос, который волнует многих владельцев и руководителей компаний. В этой статье я хочу поделиться своим многолетним опытом по составлению должностных инструкций. За более чем 9 лет практики мне довелось написать их, пожалуй, на все возможные должности: для директоров и заместителей, руководителей отделов и рядовых специалистов, менеджеров, начальников участков, мастеров и многих других.

Сразу оговорюсь, речь идет не о скучных должностных инструкциях, таких знаете, которые хранятся в отделе кадров и почти никак не влияют на реальную работу сотрудников. Нет, Вы узнаете, как при помощи правильно составленных должностных папок получить мощнейший инструмент для наведения порядка в компании и снижения нагрузки на руководителя.

Итак, начнем.

Почему я использую слова «должностная папка» - потому что это именно папка. В нее сотрудник будет складывать все материалы, которыми он непосредственно руководствуется в процессе работы. Первой в этой папке появится сама должностная.

Что же в ней должно быть:

1. Цель поста или, проще говоря, должности. Это то самое, ради чего вообще человек приходит на работу.

Например, цель поста для финансового директора можно сформулировать так:

«Обеспечить своевременный сбор и учёт доходов, установить полный контроль за расходами, чтобы имеющихся денег хватало на обеспечение компании необходимыми ресурсами для деятельности. Обеспечить сохранность и рост ценности активов компании – денежных, материальных и нематериальных.

2. Ценный конечный продукт (ЦКП). Он должен быть именно ценным и конечным. То есть, это не процесс делания, а именно результат, причем измеримый. Давайте сейчас и далее будем рассматривать пример финансового директора. Его ЦКП можно сформулировать так:

«Своевременно учтённые, сохранённые и не утратившие своей ценности материальные, денежные активы и резервы компании.»

3. Фрагмент организующей схемы с тем подразделением, где работает сотрудник. В нашем случае это будет фрагмент с финансовым отделением. Во главе него как раз и стоит финансовый директор. На своем предприятии Вы можете сделать структуру так, как нужно Вам, но суть примерно такая. Оргсхема показывает функции, которые Вы распределите внутри своего подразделения на имеющихся сотрудников. Поэтому нужно дополнительно разместить в должностной папке фрагмент организационной структуры компании. Или всю структуру, если она небольшая

Ниже я приведу для примера фрагмент оргструктуры с финансовым отделением небольшой производственной компании.

4. Далее необходимо написать непосредственно должностные обязанности сотрудника. Например для финансового директора это может выглядеть так:

«1. Участвует в разработке стратегии развития компании. Предлагает наиболее оптимальные и прибыльные пути развития. Для этого рассчитывает экономический эффект и оборачиваемость денежных средств, потребность в инвестициях.

2. Создаёт и утверждает учётную политику компании. Разрабатывает необходимые формы отчётности. Координирует работу подразделений по учёту и движению ТМЦ.

3. Внедряет и контролирует работу учётной системы.4. Внедряет систему финансового планирования: экономический анализ, расчёт точки безубыточности, формирование плана продаж и бюджета предприятия, управление денежными потоками, измерение результата по статистикам.И так далее.»

5. В должностную папку необходимо добавить регламенты, которые непосредственно описывают процессы, в которых задействован сотрудник. Например, в папку финансового директора можно добавить регламент по процессу бюджетирования, процедуру одобрения расходов и др.

6. Если это папка руководителя, то необходимо добавить описание и ЦКП всех секций, которые находятся в его подразделении.

В нашем примере на схеме видно, как их много. И на каждую секцию должен быть указан ЦКП.

Например:

Секция сбора дебиторской задолженности.Добивается своевременной оплаты выставленных счетов. Для этого общается с дебиторами, напоминает о сроках оплаты счетов, высылает письма с требованием оплаты в соответствии с установленными правилами, добивается, чтобы в отношении недобросовестных дебиторов применялись санкции, установленные договорными отношениями. ЦКП секции: собранная дебиторская задолженность в срок.Технология сбора дебиторской задолженности:1) За три дня до срока оплаты счёта напомнить по телефону;2) В день оплаты уточнить данные о платеже;3) Если оплата не была сделана, отправить официальное письмо с просьбой оплатить в течение 3-х дней и указанием возможных санкций;4) Если оплаты через три дня нет, отослать официальное письмо с указанием размера штрафных санкций за несвоевременную оплату и просьбой оплатить в течение 3-х дней;5) Если же оплата не произведена, передать документы юристу для судебного делопроизводства.Для того, чтобы данная технология работала, необходимо выполнять последовательность действий по каждому отдельному счёту каждого клиента, независимо от суммы или отношений с клиентом.»

7. Очень важный элемент – статистики. Это показатели, по которым руководитель будет оценивать результативность работы сотрудника и положение дел в компании. В должностной папке должны быть указаны конкретные статистики по этой должности с методикой расчета. В дальнейшем их следует использовать для разработки системы мотивации.

Например:

Коэффициент наполнения целевых фондов (Кцф). Показывает, насколько компания страхует себя от финансовых рисков, благодаря наличию в фондах, резервов и развития собственных денежных средств. Устанавливается норматив отчисления в процентах от прибыли на начало месяца по технико-экономическим показателям. Рассчитывается плановая сумма отчислений: 10% от прибыли на резервный фонд, 20% от прибыли – фонд развития. По итогам периода анализируется фактическая сумма. Выводится коэффициент:

После описания статистик следует привести пример расчета премиальной части заработной платы в зависимости от величины прибыли и выполнения статистик должности. Сотрудник должен четко понимать – как формируется его зарплата. И самое главное - своими действиями он должен иметь возможность увеличивать ее через улучшение статистик.

8. Ну и в заключении можно привести примеры успешных действий и типовые ошибки.

Пример успешных действий: Ведётся учётная политика согласно регламента. На каждом этапе контролируется движение первичных документов и отчётных форм. В случае несвоевременного предоставления заявок на оплату добиться объяснительных.Пример типовых ошибок: Не производятся отчисления в фонды развития, резервные фонды, выплаты учредителю.

Если Вы хотите внедрить у себя должностные инструкции и навести порядок в управлении, то можете обратиться ко мне за помощью – просто напишите свой вопрос на электронную почту [email protected] . Я обязательно Вам отвечу.

С уважением,

Елена Масалова – основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление»