Удалёнка на 5: как без стресса наладить продуктивность в изоляции

Многие занятные ребята и девчата написали, как круто делать дела на удалёнке. В основном поставщики такого контента уже давно существуют в подобном режиме — это фрилансеры, хикканы, независимые исследователи, писатели и создатели контента. Я просмотрел дюжину постов — выписал собственные практики после полугода удалёнки — выбрал совпадающее — предлагаю маленький гайд на 5 дней: как постепенно настроить продуктивную работу и учёбу из дома. У людей разный уровень самодисциплины и усидчивости, разная потребность в социальном контакте, и разные условия работы - всё это вскроется в процессе.

NB: почти всё тут - универсальные штуки и без карантина :) И если вы знаете ещё что-то, что сюда не подпадает - делитесь в ЛС и комментариях! А если просто хотите идти дальше - начинайте трекать привычки, для этого теоретический и практический посты. А в конце маленький чеклист с конструктора 365done.

День 1

— изучить источники мотивации (1А) — разделить рабочие и нерабочие зоны (1B) — подготовить зоны IRL (1C)

(1А) изучить источники мотивации:

Как было в эмоциональном посте про perseverance — упорное продолжение, на внутренней мотивации далеко не уедешь, пока она на супер-сильна. Даже любя своё дело, большинство из нас отделяет его от остальной жизни, и зависит от внешней мотивации. Я говорю именно о мотивации: если ты не оказываешься вовремя в офисе или классе, тебе приходится объяснять, почему. Т.е. это обратная мотивация вида "если я не сделаю этого, будет плохо". Классическими источниками для такой мотивации были:

старт работы\учёбы в определённое время, будильники
встречи и обсуждение с командой или группой
одежда и внешний вид, "достаточно презентабельные", чтобы выйти из дома
местонахождение в офисе, зале, чувство локтя

В общем, подзадачи для этого пункта — изучить внутреннюю мотивацию (много раз подряд бесстрашно задавая себе вопросы почему я это делаю, зачем я это делаю, для кого я это делаю) + максимально задействовать внешние источники мотивации (соблюдать расписание и режим, регулярно созваниваться с командой даже на 5 минут, ставить себе рабочее и нерабочее время) + говорить-говорить-говорить с другими участниками процесса (командой, классом, группой — какой режим устроит большинство, чтобы никого при этом не оставлять за бортом)

Имхо, этот пункт — базовый, фундаментальный, основной. Всё остальное исходит уже из него

(1B) разделить рабочие и нерабочие зоны:

Продолжая идею с разделением времени на рабочее и нерабочее, которое раньше могло происходить автоматически — разделяем пространство на рабочее и нерабочее. Худший вариант — и работа, и отдых, и общение происходят в одном месте, с одного девайса, в одной позе. Например, вы работаете из кровати весь день Лучший вариант — работа и отдых строго отделены как по времени, так и в пространстве, и, если вы работали за письменным столом, вечером сериал вы смотрите уже в кресле (но не в кровати — кровать для сна! ну и всего такого). Желательно с другого экрана

Пока не было карантина, я часто ходил в кафе рядом на 4-5 часов. В это время таймер Pomodoro говорил мне каждые 85 минут, что можно 5-10 минут отдохнуть — заказать кофе, умыть лицо, ответить на сообщения. Остальное время я только работал. Приходя домой, таймер уже отключался, и работа шла в свободном режиме. Сейчас я могу разве что пойти попить чай в другую комнату. Знаю, что кто-то живёт в одной комнате с человеком, и здесь должно быть тяжелее. Тогда можно чередовать рабочее время за "рабочим местом" или же выделить "индивидуальные рабочие места" для каждого человека. Многие предметы — от стола до кресла до ноута — можно двигать, это тоже помогает

(1C) подготовить зоны IRL:

Как бы тяжело это не звучало, кушать обед лучше на кухне. Или хотя не прямо там, где работаешь. Я пока дошёл только до того, что обед приходится на отдых, и пересаживаюсь на него в кресло для отдыха

Если теперь основную часть времени мы будем проводить за письменным столом, то можно и немного инвестировать в это рабочее пространство. Например, купить недорогое офисное кресло, которое лучше подойдёт для позвоночника, изолирующие наушники. Почистить стол от пыли и всех лишних вещей. Я люблю хаос, поэтому часть комнаты в нём находится перманентно. Но на столе относительный порядок, и всё, что там лежит — либо полностью игнорируется мною, либо действительно нужно (таблетки, ручки, etc). Вещей, которые могли бы непродуктивно отвлекать, нет. А вот вещей, которые могли бы продуктивно отвлекать, стоит добавить — это эспандеры, головоломки, массажёры. Вполне можно сделать так: убираем с рабочего пространства всё, 100%. Садимся, начинаем работать: что нужно, чтобы работать? Достаём ноут + девайсы. Что-нибудь ещё нужно? В итоге на столе не появляются ненужные вещи.

День 2

— подготовить виртуальные зоны (2А) — завести или обновить трекер задач (2B) — подготовить расписание (2C)

(2А) подготовить виртуальные зоны:

Виртуальная зона, виртуальное пространство — это любой канал обмена, хранения, анализа инфо. Skype\Zoom чат вашей университетской группы — пространство. Папка с финансовыми моделями и презентациями — пространство. D:\games — тоже пространство. Как и рабочие зоны, такие зоны должны пересекаться по минимуму (по такому же принципу делаются "рабочий чат" и "чат для флуда" в командах и коммьюнити). Чем меньше действий совершается для попадания в полезное пространство — тем лучше. Недавно Telegram сделал папки с чатами, что упрощает взаимодействие с пространствами тут

Но это всё лирика. Настоящая сложность — когда нерабочее пространство лезет в рабочее. Например, читаешь статью в интернете, а в быстром доступе сайт Netflix, и так и тянет на него нажать.. и поздно вечером обнаружить себя довольным, но ничего за день не сделавшим. Поэтому и к виртуальным пространствам лучше применять т.н. timeboxing — разделение по времени, когда что можно на ноуте, смартфоне и в интернете. Timeboxing не отменяет планирования, но комплементарен к нему, подробности в (2С) ниже

(2B) завести или обновить трекер задач:

Говоря же о планировании.. оно часто не работает Но с ним всё равно лучше, чем без него — вот почему:

планирование заставляет моделировать будущее (не предсказывать), про прайминг и визуализацию все слышали (а если не слышали — обязательно почитайте)
во-вторых, хорошее планирование разгружает, т.к. заранее собираешь нужные для проекта или действия штуки в одно пространство

И тут нам на помощь приходят трекеры задач и органайзеры. Простейший органайзер — бумажный блокнот. А простейшая система планирование — выделение топ-3 задач на каждый день и на неделю. Если вы никогда не планировали вне мыслей, попробуйте так, это просто и быстро. Если вы хотите идти дальше, я рекомендую Notion для любителей настраивать всё под себя и любой kanban-трекер для всех остальных

(2C) подготовить расписание:

Летом я ездил работать вожатым в детский лагерь Орлёнок. Мне не понравилось, но одна замечательная штука, которую обнаружил по приезде домой — прокаченные дисциплина и режим. Поэтому выходя на удалённое обучение, я сделал себе расписание уроков как в школе. В определённое время звенит звоночек, и начинается условный урок по нейропсихологии, а через 2 часа — урок по китайскому. Всего уроки занимают в день 4-8 часов

Оптимальным кажется делать расписание только на (ваши) будние дни и только на их часть. Во-первых, свободный график лучше подходит для многих задач и процессов, а во-вторых, расписание давит, особенно первые пару недель. Но потом вы почувствуете, как это круто (спасибо школе!)

День 3

— наладить режим (3А) — максимизировать качественный отдых от экрана (3B) — минимизировать прерывания (3C)

(3А) наладить режим:

Это прямое продолжение предыдущего пункта с расписанием. Режим нужен, чтобы высвободить ресурс, который уходил на дополнительные принятие решений и подготовку тела\мозга ко дню. Сейчас лучшая возможность потестить, во сколько вам удобно вставать. Помните, что основа режима = вставать в одно и то же время + спать >6 часов каждый день. Я сплю с 3 до 11, изредка ложусь позже, ещё реже встаю позже\раньше Единственное, что отличает вставание в 11 от вставания с рассветом — положение солнца за окном, и в Санкт-Петербурге оно всё равно обычно скрыто от глаз, поэтому разговоры про разную ценность сна в разное время я не покупаю (хотя и буду рад, если кто-то опровергнет с помощью мета-анализов). Отдельный бонус — т.н. power nap или дневной сон на 15-30 минут (в моём любимом Learning how to learn рекомендуется спать 21 минуту днём).

(3B) максимизировать качественный отдых от экрана:

спорт, растяжка, йога
медитации
секс
уборка
игра на музыкальных инструментах, танцы (см. ecstatic dance)
игры в настолки и другие игры без гаджетов
приготовление пищи
выход на короткую прогулку (если безопасно)

Всё это — кроме прогулки — можно делать дома, не сидя за экраном. Именно эти штуки (не считая психотерапии и видео-звонков) помогут особенно неусидчивым не поехать кукухой во время изоляции. Я в день как минимум 1 раз тренируюсь или йожусь, 2 медитирую, 1 выхожу на прогулку.

(3C) минимизировать прерывания:

Отдых — качественный. А прерывания и отвлечения — некачественный. Есть люди, которым небольшой неразличимый шум (как в спокойном кафе) помогает сосредоточиться. Но вряд ли кому-то поможет сосредоточиться телевизор на фоне или переговаривающиеся люди число больше двух. И здесь спасают наушники с активным шумоподавлением (гуглятся, я юзаю Bose) или просто закрытые наушники, после них жизнь никогда не будет прежней.

Второй источник сбоев — сообщения, ремайндеры, пуш-уведомления. Если работа напрямую с ними не связана, то нет ничего (ничего-ничего!) лучше, чем просто вырубать всё не жизненно необходимое на время работы. Да, у людей разный attention span, разная скорость переключения между задачами (не путать с несуществующей мультизадачностью), но мозг работает здесь у всех похоже: либо уведомление действительно нужно (будильник, что через 5 минут созвон), либо оно игнорируется (и тогда это лишний шум), либо прямо мешает. На смартфонах есть сервисы, позволяющие трекать время в приложениях. В Telegram есть mute диалогов на 1+ час. Отдельный клиент для корпоративной почты и рабочий телефон тоже не просто так существуют. Я очень благодарен интернету за то, что надоумил меня выключать и удалять отвлекающие приложения

День 4

— трекать прогресс (4А) — ввести ритуалы (4B) — искать бенефиты (4C)

(4А) трекать прогресс:

Не все планы сбываются, а любая высокоуровневая производительность рано или поздно нарушается, и это нормально. Главное, что я понял про продуктивность — это примат изучения себя перед укорением себя: нужно замечать свои склонности, особенности, пики и спады активности. Порицание себя помогает только в первый раз как признание ошибки, дальше оно лишь гнетёт, мешая действовать. Одно и то же дело идёт по-разному в зависимости от мотивации, усталости и психоэмоционального состояния. Впрочем, это вы и так знаете. Я предлагаю лишь упорядочить процесс с помощью следующего:

отметки о выполненных делах из органайзера по вечерам и стратегически раз в неделю — что хотелось сделать, что реально получилось, почему что-то не получилось, как изменить своё поведение дальше
дневник — базовый инструмент рефлексии, который многие из нас вели в детстве, но забросили повзрослев: все опрошенные мною психотерапевты подтвердили важность ведения дневника, стоит просто попробовать оптимальный для вас формат — я вот веду в Notion отдельным листом, и пишу только тогда, когда захочется

Трекая своё поведение, мы действительно узнаём себя, нам становится легче понимать, что для нас лучше подходит. Наглядно и без домыслов становятся видны зоны роста. Кстати, трекать следует не только провалы, но и достижения — они подчеркнут сильные стороны и помогут не свалиться в депрессию

(4B) ввести ритуалы:

Всякий, кто изучал мнемотехнику, знаком с ассоциативным запоминанием. Ритуалы — это гибрид такого запоминания с режимом и дисциплиной: повторяя одни действие определённым образом, мы готовим себя к следующим регулярным же действиям. Например, утренняя рутина большинства людей — это ритуал. Тортик с задуваемой свечкой на д\р — ритуал. Кофе-брейк с командой — ритуал

Как и привычки, ритуалы бывают полезными и не очень, и благодаря трекингу это можно понять. Так на некоторых работах я ходил кушать с коллегами, а на каких-то один — в зависимости от того, какие обычно велись беседы. Отличие же ритуалов от привычек заключается в фокусе на процесс. Фокус часто медитативен, и хорошо разгружает сознание. Ваши ритуалы могут казаться окружающим забавными.. Ну так пусть забавляются! Больше полезных ритуалов — успешнее успех. Религиозные ритуалы, кстати, относятся к этой же категории

(4C) искать бенефиты:

Этот пункт наиболее индивидуален, но наверняка есть что-то, для чего именно текущее время подходит вам лучше всего: более монотонные и регулярные дела, чтение и онлайн-изучение, рефлексия и долгосрочное планирование, etc

А если идти дальше, то можно и визуализировать время после карантина: что я могу делать сегодня, завтра, на следующей неделе, чтобы после карантина было максимально хорошо? Что из этого было особенно тяжело сделать раньше? Любое время — время возможностей, только сами возможности отличаются

День 5

— изучить свои особенности (5А) — сделать обзор на себя (5B) — помочь другим (5C)

(5А) изучить свои особенности:

Наблюдая за вывозящими людьми, заметил два важных параметра: усидчивость и регулярность факапов. У меня высокая усидчивость и высокая же регулярность факапов — вроде могу поддерживать рутинные-но-полезные процессы, но периодически всё летит к чертям. Получается, что приходится заново и заново перестраивать себя — заново начинать. Как-то так и учусь всю жизнь. Важно, что в итоге прогресс идёт. В некоторых командах, более итеративных, это поощрялось. В других, более бюрократических, наоборот. Факапы — просто итерации: к ним не стоит стремиться, но и воспринимать как нечто плохое тоже не стоит (в большинстве дел!)

Не представляю, как у вас. Точно знаю, что очень мало у кого оба параметра в порядке. Но хорошая новость в том, что для любого их сочетания можно найти рабочие схемы, режимы работы, дела. Не все из них одинаково полезны для общества, но многие принципиально разные необходимы. Главное — помнить, что делаем это ради себя любимых, и в конечном счёте вся продуктивность, вся структура — для важных жизненных целей, которые дают внутреннюю мотивацию

(5B) сделать обзор на себя:

Я призывал попробовать эти дни поработать над собой во многом потому, что это даёт нам первую итерацию документированных осознанных наблюдений за собой. Теперь можно оглянуться, и посмотреть, что получилось хорошо, а что не очень. Скорее всего, будет 1-2 действия, паттерна, ритуала или техники, которые зайдут максимально хорошо и максимально плохо. Здесь мне кажется оптимальным просто забить на то, что совсем не получилось, и вложить макс. усилий в наиболее рабочее. Не стоит питать иллюзий, что не умея вовремя вставать с кроватки по утрам, мы способны на любые дела. Но и думать, что вставание по будильнику — краеугольный камень продуктивности — это максимально далеко от реальности

Как и с идеями, концепциями, какие-либо техники начинают работать на полную, когда мы их прочувствуем: получим удовольствие от того, что они работают, начнём делать их не только потому, что так кто-то сказал. Наблюдения за собой дают компас в выборе таких техник (а может, и идей тоже?)

(5C) помочь другим:

Когда жизнь хотя бы немного наладилась, у человека часто возникает естественное желание разделить радость с ближним. Это достойно, хотя и не всегда работает — то, что зашло нам, может не зайти не нам. Чем более научно-обосновано знание (т.е. чем больше наблюдений и экспериментов) его подтверждают, тем меньше итераций потребуется для его воплощения. Поэтому не всем я порекомендую заниматься боевыми видами спорта, но почти всем — попробовать психотерапию. Говоря о продуктивности, я знаю, что медитации заходят большинству людей, но детальное планирование через kanban — не всем. Поэтому стараюсь дать палитру, где выбор красок каждый совершит сам, чтобы на выходе получилось много разных красивых картин

Другой бонус передачи знания — проверка и закрепление знания у себя самого

Чеклист в ссылке на PDF и в картинке: