Ведение календаря

Календарь для предпринимателя - это единственное место куда он смотрит и понимает свое рабочее расписание, одной из задач ассистента - это вести календарь.

Здесь может быть 2 формата работы с календарем:

• Вам говорят какую встречу/задачу поставить и на какой день, вы просто вносите.
• Вам дают список задач и встреч и вы самостоятельно распределяете это по расписанию руководителя. Это уже называется оптимизация расписания.

Здесь нет истории, что правильно, а что нет - главное как это удобно самому руководителю.

Виды календарей которые используются в работе:

1. Google-календарь
2. Apple-календарь
3. Notion-календарь
4. Яндекс-календарь
5. MS Outlook
6. Битрикс24
7. Week
8. ИИ Dola (синхронизируется с гугл и эппл календарем через настройки)

Давайте разберемся, как планировать тайм-менеджмент на примере Google-календаря.

Календарь - должен быть удобен для восприятия, здесь не подойдет история когда все слито в один цвет, календарь нужно разграничить либо по направлениям либо по проектам, в которых задействован руководитель, например:

Плохой вариант:

Хороший вариант:

Пример разбивки событий по цветам:

• БАЗИЛИК - административный отдел
• ПОМИДОР - коммерческий отдел
• ЛАВАНДА - отдых
• ПАВЛИН - личное
• БАНАН - сейлздом
• МАНДАРИН - продуктовый отдел
• ВИНОГРАД - финансовый отдел

Что вносить в календарь?

Личные дела, встречи, созвоны, обучения, путешествия.

Личные дела отменять и двигать нельзя. Всё строится вокруг них.

Хотя руководитель может попросить об обратном, лучше уточните.

Следите за адекватностью календаря:

- учитывайте время на приемы пищи и дорогу;

- выстраивайте события таким образом, чтобы руководитель везде успевал без спешки.

В первую неделю я рекомендую вам собрать базу данных о руководителе в отдельный документ – что ему нравится, как он отдыхает, любимые места и еда, регулярные встречи и семейные ритуалы. Ссылки на любимые места в 2ГИС и желания (wish-лист), все контактные телефоны и сканы документов при необходимости.

В дальнейшем вы сможете быстро находить и предлагать ему от 2 до 10 вариантов того, что он хочет – это очень удобно для всех.

Что еще учитывается при организации календаря:

1. Буферные зоны - свободные слоты на случай форс-мажоров или задержках по задачам или встречам, важно чтобы были свободные окошки, в таком случае вам не придется сдвигать весь остальной календарь и все запланированные дела и встречи на день.
2. Планирование времени на обед - сытый руководитель = добрый руководитель, пусть у него всегда будет часик, чтобы отдохнуть и спокойно пообедать.
3. Планируйте сразу встречи с вами, если это требуется, либо в начале недели для обсуждения плана, либо в конце.

Как поставить встречу:

1. У встречи всегда должна быть тема, эту тему нужно обозначать в комментариях к мероприятию либо сразу в названии задачи. Просто "Встреча" не подойдет, правильно "Встреча с Имя по Проекту Х"
2. Если на встрече будут обсуждаться вопросы, сразу запросите список вопросов, что будем обсуждать, этот список внесите в комментарии. Так вы сэкономите руководителю много времени и встречи не будут проходить в пустую.
3. Если есть какие-то файлы/документы, которые будут изучаться на встрече, их тоже в идеале прикреплять в комментарии. Еще одна экономия времени.
4. Если вы поставили встречу 3 дня назад, первым делом с утра свяжитесь с тем, с кем поставили встречу и подтвердите ее. Вдруг у человека форс-мажор и он не сможет, у вас пропадет окно и лучше об этом узнать заранее, чтобы в освободившееся окно поставить что-то другое.
5. Уведомляйте руководителя о планах на день с утра или за 1-1,5 часа перед событием, согласуйте это между собой.
6. ИИ-помощник Dola отлично справится с функцией напоминаний вам – а вы будете напоминать руководителю.

Если руководителю не удобно смотреть календарь, составьте с вечера список дел на день в удобном для руководителя формате (скриншот из календаря или задачника / текстом в Телеграм) и поставьте отложенное сообщение на утро – к моменту пробуждения руководителя.

Если вы организуете созвон в Zoom / гугл-мит

Подготовьте также:

• Ссылку на запланированную встречу.
• Ссылку на файлы, которые пригодятся на встрече.
• Сообщения руководителю и участникам со ссылкой на онлайн-встречу.
• Присутствуйте на встрече (при необходимости).
• Всегда ведите записи важных встреч.
• Сохраняйте записи в облаке в базе данных вашего руководителя.

Более подробно как работать с календарем и на какие кнопочки нажимать смотрите в ВИДЕО.

Примеры личных задач, которые может взять на себя ассистент

Примеры бизнес-задач, которые может взять на себя ассистент

🔗 Вернуться к Базе Знаний ассистента