Как составлять инструкции
Вынесите в шапку причину создания, например:
Когда мы делаем что-то впервые, нам трудно начать и разобраться в новом для нас вопросе. Опытный же сотрудник тратит много времени на формулирование задачи, объяснение и дополнения (нюансы, лайфхаки) важные для выполнения задачи. Поэтому мы решили записывать инструкции для каждой задачи и дополнять их по мере надобности, чтобы приступать к ним легче и быстрее + сэкономить время опытных сотрудников.
Задачи этой инструкции: Избежать забывания "как выполнять задачу", сократить время на постановку и выполнение задач в следующий раз и повысить точность их выполнения.
Прежде, чем составить инструкцию
Вам следует выполнить поставленную задачу.
Постарайтесь запомнить и записать все возникшие вопросы и нюансы, которые показались вам существенными в ходе выполнения задачи. Сохраните скриншоты каждого действия, которое вы совершаете.
А затем...
А) Распишите по шагам –> 1-2-3-4-5
Объясните каждое действие максимально подробно простым языком, чтобы даже пятиклассник и домохозяйка поняли по вашей инструкции, что нужно делать, чтобы выполнить данную задачу.
Если инструкция будет выглядеть глупой и наивной – отлично, зато всё понятно!
Б) Проиллюстрируйте
Добавьте к каждому пункту скриншот или запись экрана, если площадка, где вы оставите инструкцию позволяет. На Телетайп например доступны только фото, а в Buildin можно вставить видео с YouTube.
А также ценные комментарии и ссылки, что где находится и как выглядит.
ВАЖНО: скриншоты должны быть горизонтальными и на всю строку, чтобы документ выглядел удобным для чтения.
В) Добавьте козырей в рукав
Поделитесь всеми нюансами и лайфхаками, о которых вы узнали по данной задаче, чтобы вы или кто-либо другой смогли выполнить её максимально быстро и эффективно.
- Например, про важность предыдущего пункта мы узнали только когда увидели "Франкенштейна" с уродскими скринами в разных частях экрана.
- И делайте скриншоты прямо во время первого выполнения задачи, тогда не придется переделывать её дважды ради "фоточек".
Г) Дополните инструкцию
Когда вы проделаете те же действия в следующий раз или наткнетесь на эту инструкцию и заметите, что узнали что-то новое –> обязательно зайдите и исправьте всё, что изменилось.
Например, мы регистрировали онлайн-сим и покупали курсы на одном сайте, а через полгода его заблокировали и мы стали использовать другой – это серьёзные перемены и их обязательно нужно внести в наши инструкции.
Д) Сделайте инструкцию удобной
Разместите её на площадке, которая быстро грузится со смартфона без ВПН.
Которую не заблокируют из-за санкций, как Notion.
И страницы которой не исчезают, как на Telegraph.
Добавьте в текст ссылки на открытые ресурсы, о которых вы говорите.
Улучшите разметку страницы (абзацы, заголовки, рамки и цитаты), чтобы читать инструкцию было легко.
В идеале даже далекий от темы человек должен выполнить задачу правильно по вашей инструкции.
И наконец..напишите результат инструкции.
Результат этой инструкции: Сотрудник научился составлять инструкции и сохранять свой опыт для ускорения постановки и выполнения задач, а также для повышения точности действий исполнителя.