October 5

Как работать с задачами?

Причина создания: Сотрудник часто получает правки по своей работе. Не успевает выполнять задачи в срок. Не выполняет задачи. Забывает или теряет задачи.

Задача письма: Научить сотрудника брать ответственность за задачи своей должности, справляться с ними и отчитываться о выполнении.

Какие задачи вам следует брать на себя?

– которые относятся к вашей должности или к созданию ценного конечного продукта вашей должности.

Где вести, контролировать задачи и отчитываться по ним?

– в приложении YouGile.

Когда можно принимать задачу?

  • Вы четко понимаете цель и ценность данного действия.
  • У вас есть все данные, навыки и инструменты для её выполнения.
  • Обозначен крайний срок - DeadLine.

Принципы работы с задачей:

  1. Задача сформулирована непонятно - задайте уточняющие вопросы.
  2. Возникло препятствие - сразу сообщите руководителю и предложите варианты решения.
  3. Новая задача мешает текущим - сообщите руководителю, согласуйте очередность и сроки.
  4. Закончил - сообщи. Сообщил после дедлайна = задача не выполнена.
  5. Не оправдывайтесь "забыл", "не успел", "не подумал", "не заметил".
  6. Не бросайте задачу. Не можете решить сами - найдите способ решить её с помочью других людей, ресурсов.
  7. Если вы приняли задачу, выполняйте её на 100% и в срок. Задача не считается выполненной, если просрочена или выполнена частично.
  8. Несогласие - не причина не выполнять.

План выполнения задачи:

1️⃣ Получив задачу, загляните в базу знаний и сформулируйте вопросы к руководителю – как её выполнять, если не нашли ответов в базе.

2️⃣ Если в процессе возникли вопросы, трудности или появилась другая срочная задача – напишите руководителю.

3️⃣ Принимая задачу, ставьте реакцию или отвечайте на сообщение в диалоге.

4️⃣ Когда вы приняли задачу, вы должны выполнить её любыми методами и средствами в рамках установленного срока - дедлайна.

5️⃣ Если у вас возникли непреодолимые затруднения, обратитесь за помощью к Google, ChatGPT, коллегам или руководителю. Найдите способ решить задачу.

6️⃣ Даже если задача вам не нравится, но вы приняли её – теперь вы обязаны её выполнить.

7️⃣ После выполнения задачи сразу сообщите руководителю о её завершении.

8️⃣ Если задача не выполнена, срок просрочен и в процессе вы не сделали попыток решить принятую задачу – вы не соответствуете своей должности.

Вариант 1: Вы вновь становитесь стажером и получаете зарплату стажера.

Вариант 2: Вы сообщаете руководителю, что не желаете более занимать данную должность, и сдаете все полномочия и ключи доступа к информации компании.

Резюме:

  • Не умеешь - не берись.
  • Взялся - делай сам, доводи до конца, укладывайся в срок.
  • Сложность - сообщи.
  • Сделал – сообщи.

Результат этого письма: Сотрудник умеет брать ответственность за задачи своей должности, справляться с ними и отчитываться о выполнении.


🔗 Вернуться к Базе знаний ассистента