Как работать с задачами?
Причина создания: Сотрудник часто получает правки по своей работе. Не успевает выполнять задачи в срок. Не выполняет задачи. Забывает или теряет задачи.
Задача письма: Научить сотрудника брать ответственность за задачи своей должности, справляться с ними и отчитываться о выполнении.
Какие задачи вам следует брать на себя?
– которые относятся к вашей должности или к созданию ценного конечного продукта вашей должности.
Где вести, контролировать задачи и отчитываться по ним?
– в приложении YouGile.
Когда можно принимать задачу?
- Вы четко понимаете цель и ценность данного действия.
- У вас есть все данные, навыки и инструменты для её выполнения.
- Обозначен крайний срок - DeadLine.
Принципы работы с задачей:
- Задача сформулирована непонятно - задайте уточняющие вопросы.
- Возникло препятствие - сразу сообщите руководителю и предложите варианты решения.
- Новая задача мешает текущим - сообщите руководителю, согласуйте очередность и сроки.
- Закончил - сообщи. Сообщил после дедлайна = задача не выполнена.
- Не оправдывайтесь "забыл", "не успел", "не подумал", "не заметил".
- Не бросайте задачу. Не можете решить сами - найдите способ решить её с помочью других людей, ресурсов.
- Если вы приняли задачу, выполняйте её на 100% и в срок. Задача не считается выполненной, если просрочена или выполнена частично.
- Несогласие - не причина не выполнять.
План выполнения задачи:
1️⃣ Получив задачу, загляните в базу знаний и сформулируйте вопросы к руководителю – как её выполнять, если не нашли ответов в базе.
2️⃣ Если в процессе возникли вопросы, трудности или появилась другая срочная задача – напишите руководителю.
3️⃣ Принимая задачу, ставьте реакцию или отвечайте на сообщение в диалоге.
4️⃣ Когда вы приняли задачу, вы должны выполнить её любыми методами и средствами в рамках установленного срока - дедлайна.
5️⃣ Если у вас возникли непреодолимые затруднения, обратитесь за помощью к Google, ChatGPT, коллегам или руководителю. Найдите способ решить задачу.
6️⃣ Даже если задача вам не нравится, но вы приняли её – теперь вы обязаны её выполнить.
7️⃣ После выполнения задачи сразу сообщите руководителю о её завершении.
8️⃣ Если задача не выполнена, срок просрочен и в процессе вы не сделали попыток решить принятую задачу – вы не соответствуете своей должности.
Вариант 1: Вы вновь становитесь стажером и получаете зарплату стажера.
Вариант 2: Вы сообщаете руководителю, что не желаете более занимать данную должность, и сдаете все полномочия и ключи доступа к информации компании.
Резюме:
- Не умеешь - не берись.
- Взялся - делай сам, доводи до конца, укладывайся в срок.
- Сложность - сообщи.
- Сделал – сообщи.
Результат этого письма: Сотрудник умеет брать ответственность за задачи своей должности, справляться с ними и отчитываться о выполнении.