Алгоритм делегирования

Как передать обязанности сотрудникам, чтобы они не навредили рабочему процессу и не привели компанию к банкротству? Для этого нужно следовать определённому алгоритму.

Шаг 1: Выбор задачи

С развитием бизнеса на маркетплейсах необходимо делегировать такие основные задачи, как:

• конкурентный анализ;
• создание и заполнение карточек товаров;
• SEO-оптимизация;
• настройка и оптимизация рекламных кампаний;
• работа на складе;
• закупки;
• обработка отзывов покупателей;
• коммуникация с техподдержкой;
• составление отчётов и другие подобные обязанности.

Шаг 2: Выбрать исполнителя

Сотрудник должен обладать необходимыми навыками и знаниями для выполнения задачи, а также иметь достаточно ресурсов и полномочий. Кроме того, у него должно быть достаточно времени на решение задачи.

Важно, чтобы уровень сложности задачи соответствовал навыкам специалиста. Либо можно выбрать задачу чуть проще, если вы планируете обучить сотрудника и в будущем снова поручать ему подобные задачи.

Шаг 3: Объяснить суть

Ознакомь сотрудника с деталями задачи и разъясни:

• цель работы;
• зону ответственности;
• ожидаемый результат;
• срок выполнения.

Если сотрудник ранее не сталкивался с подобной задачей, предоставь ему инструкцию.

Все договорённости следует фиксировать в письменном виде, чтобы избежать недоразумений и конфликтов. Важно, чтобы и у тебя, и у сотрудника был лёгкий доступ к этим документам. Мессенджеры и социальные сети для этого не подходят, поскольку среди личных и рабочих сообщений легко что-то потерять или забыть. Лучше использовать корпоративный мессенджер, систему управления задачами или специализированное программное обеспечение.

Шаг 4: Обсудить сроки сдачи промежуточных результатов

Например, вам нужно передать кому-то задачу по приёму товара. Определите ключевые моменты, которые нужно контролировать. Рассчитайте, сколько времени потребуется на каждый этап работы, и установите сроки выполнения.

Следуйте намеченному плану: излишняя опека снижает мотивацию сотрудников, а слабый контроль грозит низким качеством работы.

Шаг 5: Оценить результат, дать обратную связь

В конце обсудите с сотрудником (или сотрудниками), насколько хорошо выполнена работа. Предоставьте рекомендации, инструкции и материалы, которые помогут в будущем улучшить результат.

Если задача не выполнена, есть два подхода к работе над ошибками:

• Директивный — сказать, что именно исправить и как сделать в следующий раз. Этот подход подходит в основном для новичков.
• Коучинговый — с помощью вопросов подвести сотрудника к самостоятельным выводам. Например: «Как думаете, почему не получилось?» или «Как можно было сделать?». Этот метод эффективен для опытных сотрудников и узкопрофильных специалистов, которые имеют базовые знания по теме.

Обратное делегирование

Представьте себе такую ситуацию: вы поручили своему подчинённому обрабатывать отзывы клиентов, но спустя некоторое время он обращается к вам со следующими вопросами: «Подскажите, пожалуйста, как лучше ответить?», «Что делать, если клиент сообщил о браке?».

И вот вы берётесь за решение проблемы с браком и начинаете ломать голову над тем, как составить ответ клиенту. В этом случае произошло обратное делегирование — сотрудник вернул вам задачу, которую вы поручили ему.

И вот ещё один сотрудник поступил так же. Затем ещё один. С каждым днём ситуация усугубляется: многие вопросы всё равно приходится решать самостоятельно. Как сделать так, чтобы сотрудники не перекладывали на вас свои обязанности? С помощью регламента «Принятое решение».

В любых нестандартных ситуациях, когда сотруднику требуется ваша консультация, просите его предоставить заполненный документ, состоящий из трёх полей:

1. Ситуация. Краткое описание произошедшего.
2. Данные. Сведения, важные для принятия решения.
3. Предлагаемое решение.

Заключение

Если вы будете следовать этому алгоритму, то получите следующие преимущества:

• вы сможете разгрузить свой график и сосредоточиться на стратегических задачах, поскольку операционные вопросы будут решаться без вашего участия;
• ваши сотрудники станут более ответственными, будут профессионально развиваться и стремиться работать в компании;
• в коллективе установятся эффективные и доверительные отношения;
• компания будет расти быстрее;
• снизятся риски срыва сроков, работа будет выполняться быстрее и в большем объёме за счёт совместных усилий;
• продукт станет более качественным, а амбициозные цели будут реализовываться эффективнее.

Если у тебя остались вопросы или хочешь попасть на бесплатную консультацию, тебе сюда: https://forms.gle/SAorvq4bNdVAeWyF7