Джейсон Фрайд, Дэвид Хайнемайер Хенссон - Remote
Основные идеи
- В последнее время компании все чаще переводят сотрудников на удаленную работу, видя в этом множество плюсов.
- У работы в офисе есть свои недостатки: в частности, сотрудникам сложно полностью сосредоточиться на своих задачах.
- Избавившись от привязанности к офису, сотрудники получают возможность повысить качество жизни.
- Главное, чего боятся руководители в отношении удаленной работы, – потери контроля над персоналом и снижения эффективности труда.
- Опасения руководителей, связанные с дистанционной работой, носят по большей части надуманный характер.
- Удачным или неудачным будет эксперимент по переводу сотрудников на удаленную работу, зависит от того, насколько хорошо этот перевод организован.
- Каждый сотрудник должен обладать доступом к информационным системам компании и каналам общения, возможностью сообща работать над документами.
- При приеме на работу удаленного сотрудника важны не тесты, а портфолио.
- Как показала практика, удаленные сотрудники более склонны перерабатывать, чем недорабатывать. Ответственность за организацию труда и рабочего места ложится на них.
- Корпоративная культура – это не ежедневное личное общение, а, прежде всего, общее дело и общие ценности.
Краткое содержание
Преимущества удаленной работы
В последнее время все больше западных компаний приходят к выводу, что требование ко всем сотрудникам находиться на рабочем месте с 9:00 до 17:00 экономически невыгодно. С 2005 по 2011 год число американцев, работающих удаленно, выросло на 73% и достигло 3 миллионов человек. Обстановку в офисе далеко не всегда можно назвать рабочей: разного рода помехи – обращения коллег и начальства, совещания – мешают сотрудникам сосредоточиться на выполнении задач. Дистанционная работа позволяет повысить эффективность труда. Если в офисе можно изображать бурную деятельность и при этом ничего по сути не делать, то при удаленной работе главный критерий оценки эффективности сотрудника – его результаты. Именно их сотрудник демонстрирует работодателю. Удаленному сотруднику не удастся переложить ответственность на другого, равно как и ввести кого-то в заблуждение относительно своей загруженности или компетентности.
“Удаленная работа уже здесь, и она пришла, чтобы остаться навсегда. Единственный вопрос – станете ли вы одним из ее ранних последователей, примкнете к большинству (рано или поздно) или останетесь на обочине процесса”.
Удаленная работа позволяет добиться существенной экономии на аренде офисных помещений. Так, за счет перевода сотрудников на удаленную работу корпорация IBM с 1995 года “сократила офисные площади на 7 млн кв. м”. Выручка от их продажи и сдачи в аренду составила около 3 миллиардов долларов. Удаленная работа позволяет сократить текучку кадров – к примеру, в тех случаях, когда необходимость переехать в другой город вынуждает работника увольняться. В то же время она значительно расширяет возможности подбора персонала – сотрудников можно искать буквально по всей планете.
“Работая самостоятельно, вдали от гудящего офисного роя, остаешься в зоне своей максимальной эффективности”.
Самим сотрудникам удаленная работа тоже приносит множество выгод. Можно жить, где хочется, и планировать время по своему усмотрению. Плюс появляется дополнительное время, которое можно потратить на себя, ведь у среднестатистического офисного работника поездки на работу отнимают 400 часов в год. Лучше всего удаленная работа подходит для тех областей, где требуется не только исполнительность, но и творчество. Среди них – программирование, копирайтинг, дизайн. Почему же раньше дистанционной работы не существовало? Только потому, что отсутствовали необходимые технологии.
Чего боятся работодатели
Несмотря на очевидные выгоды удаленной работы, не все компании решаются сменить свой подход. Однако на практике большинство распространенных опасений оказываются несостоятельными. Да, удаленная работа связана с рядом организационных сложностей, которые могут обернуться проблемами, но при правильном подходе их можно избежать.
“Именно благодаря новым технологиям... работать удаленно стало так просто”.
Чаще всего сомнения руководителей относительно дистанционной работы таковы:
- Хорошие идеи приходят лишь в ходе живого общения. Если задуматься, компании требуется не так уж много прорывных идей. Основные ресурсы уходят на их реализацию, а не генерацию. А устраивать мозговой штурм можно и удаленно.
- Сотрудников станет невозможно контролировать. Руководители, высказывающие подобные опасения, сильно преувеличивают свою способность контролировать подчиненных. Так, анализ интернет-трафика в в головном офисе компании J.C. Penney, насчитывающем 4800 сотрудников, показал, что 30% трафика приходится на просмотр роликов на YouTube. Бездельники встречаются в любой компании, и это недоработка кадровой службы. Ответственный же работник будет хорошо выполнять свои обязанности и в офисе, и за его пределами.
- Невозможно обеспечить безопасность документов и программ. Обеспечить безопасность удаленных компьютеров проще, чем кажется. Квалифицированные специалисты без труда подберут необходимое программное обеспечение.
- Невозможно обеспечить мгновенные ответы клиентам и коллегам. Такая оперативность требуется не всегда. Вопросы коллегам нередко задаются лишь потому, что те находятся рядом. А если они оказываются в отдалении, выясняется, что сотрудник вполне может справиться сам. Что касается работы с клиентами, то в большинстве случаев достаточно, чтобы кто-то просто постоянно дежурил на телефоне. Если клиент получит четкий и быстрый ответ, его не будет волновать, где этот телефон установлен – в офисе или на чьей-то кухне.
- Невозможно поддерживать корпоративную культуру. Корпоративная культура – это не постоянное общение, а прежде всего общие ценности. И поддерживать ее в команде, которую связывает общее дело, часто оказывается проще, чем в коллективе, связанном лишь вынужденным пребыванием бок о бок.
“Роскошью и привилегией следующих двадцати лет будет возможность покинуть город. Причем жить не на коротком поводке, в пригороде, а там, где захочется”.
Удаленная работа может быть частично удаленной. Например, в компании 37signals некоторые сотрудники в определенные дни или часы предпочитают работать в офисе.
Главное – правильная организация
Чтобы удаленная работа давала хороший результат, нужно правильно ее организовать. Если сотрудники находятся в разных странах и часовых поясах, одной из важнейших задач будет координация времени их работы. Определенные специалисты всегда должны быть доступны для клиентов и руководителей, поэтому необходимо правильно распределить между ними часы работы. При этом время их рабочих смен должно немного перекрываться – это даст возможность сотрудникам общаться друг с другом в реальном времени.
“Если вы не можете позволить своим сотрудникам работать дома из страха, что они без вашего пригляда будут лениться, то вы нянька, а не руководитель”.
Все компьютеры удаленных сотрудников необходимо снабдить программами, которые позволят пользоваться общим экраном при работе над одним и тем же файлом (WebEx, GoToMeeting, Join.me). В общедоступном облачном хранилище данных должны находиться не только рабочие файлы, но и графики работы, календари отпусков и прочие документы. Сотрудникам не нужно будет посылать запрос по каждому поводу и дожидаться ответа на него: они смогут самостоятельно получить необходимую информацию.
“Лучший способ бороться с отвлекающими факторами – интересное, захватывающее дело”.
Потребуется также многоканальный корпоративный чат: один канал для общения по проекту, другой – для общей координации действий. Отдельный канал стоит выделить под неформальное общение – он поможет сотрудникам разрядиться и одновременно поддержать корпоративный дух.
Прием на работу: не тесты, а достижения!
Позитивная рабочая атмосфера для дистанционного коллектива не менее важна, чем для коллектива офисного. Недопустимо, чтобы в переписке между сотрудниками проявлялись грубость или агрессия, а также негативные настроения. О том, чтобы сотрудники хорошо ладили друг с другом, необходимо заботиться еще на этапе кадрового отбора. При найме сотрудников для дистанционной работы не подходят традиционные методы подбора кадров. Дело в том, что руководителю придется иметь дело не столько с самим сотрудником, сколько с результатами его труда. Именно они определяют его ценность для компании. Поэтому при подборе персонала смотреть нужно не на результаты тестов, а на портфолио. Можно предложить кандидату выполнить оплачиваемое тестовое задание.
“Страх изоляции вполне реален, и удаленные сотрудники подвержены ему сильнее, чем те, кто вынужден сидеть в офисе”.
Поскольку основное общение удаленной команды будет происходить в чате, важным критерием при подборе кандидатов является умение четко излагать свои мысли в письменном виде. Чтобы проверить, насколько комфортно будет работать с тем или иным кандидатом, не помешает встретиться с ним и лично.
Следует продумать все юридические аспекты оформления отношений с удаленными сотрудниками, особенно если они являются гражданами других стран. Не стоит пытаться сэкономить, привлекая специалистов из регионов с низким уровнем жизни и устанавливая им низкую зарплату. Даже тем, кто живет в бедных странах, следует платить наравне с профессионалами из вашего региона – так вы воспитаете в сотрудниках преданность компании и избежите текучки кадров.
“Если у вас нет повода двигаться в течение дня, придумайте его”.
Чтобы сотрудники профессионально не “перегорали”, руководству необходимо следить, чтобы у них имелись интересы помимо работы. Так, компания 37signals оплачивает удаленным сотрудникам познавательные путешествия в разные страны мира и поддерживает их хобби.
Особенности управления удаленным коллективом
Отличным примером организации удаленной работы могут служить объединения программистов, работающих над программами с открытым кодом (операционная система Linux, фреймворк Rubi on Rails, система управления базами данных MySQL). Это коллективы разбросаны по всей планете, они не связаны никакими финансовыми обязательствами. Главная их движущая сила – личная заинтересованность участников, их энтузиазм. И это позволяет им создавать продукты, которые по популярности обходят продукты гигантов отрасли вроде Microsoft. Некоторые такие “спонтанные” объединения затем проводят вполне организованные встречи и симпозиумы. Из их опыта можно вывести правила, которые подойдут для любого удаленного коллектива.
- Внутренняя мотивация. Работа должна нравиться сотруднику, только тогда он покажет все, на что способен.
- Максимальная открытость. Выстройте систему удаленной работы так, чтобы информация по проекту была открыта для всех и чтобы можно было без труда подключать к нему новых сотрудников. Игра в уровни доступа сотрудников к информации – это пережиток, который создает у руководителей иллюзию контроля над подчиненными.
- Эпизодические встречи. Время от времени собирайте свой коллектив вместе – на общие собрания или на культурные мероприятия. Это поможет поддерживать корпоративный дух и сохранять единство команды. Руководителю стоит регулярно общаться с удаленными сотрудниками один на один – просто чтобы понять, как у них идут дела, не изменилось ли их отношение к работе.
“Дурачить коллег, работая удаленно, гораздо труднее”.
Совершенно противопоказано переводить на дистанционную работу лишь одного сотрудника: во-первых, остальные будут завидовать, а во-вторых, он быстро окажется в изоляции. Лучше перевести целый отдел, команду. Именно так поступили в American Fidelity Assurance – там на дистанционную работу сначала перевели группу пилотных проектов, а затем распространили полученный опыт и наработки на остальные отделы.
Отношения с клиентами
Клиенты могут с сомнением и даже подозрением отнестись к тому, что компания работает удаленно. Это может стать препятствием для продуктивного сотрудничества. Поэтому крайне важно правильно выстроить с ними отношения. Здесь помогут следующие правила:
- Сразу предупреждайте, что вы не сможете приезжать на личные встречи. В начале переговоров это будет воспринято адекватно, а в конце подобный сюрприз сорвет сделку.
- Показывайте отзывы своих предыдущих клиентов и портфолио. Будьте максимально открыты – это поможет установить доверие.
- Чаще рассказывайте о ходе работ. Это поможет клиенту избавиться от ощущения “заброшенности”.
- Будьте максимально доступны. Поскольку вы не можете регулярно встречаться с клиентом лично, без задержек отвечайте на все его письма и звонки.
Советы удаленному работнику
Сотрудники столкнутся не только с преимуществами удаленной работы. Имеются у нее и определенные неудобства. Впрочем, их можно легко преодолеть.
- Дефицит живого общения. Никакие чаты и телефонные звонки не заменят живого общения. Его дефицит может привести к ощущению изолированности не только от коллег, но и от людей в целом. В таком случае поищите коворкинг-центр, чтобы общаться с такими же удаленными работниками; пойдите работать в ближайшее кафе, чтобы создать ощущение жизни вокруг; сыграйте в шахматы в парке или в баскетбол.
- Переработка. Очень часто при переходе на удаленную работу сотрудник начинает, вопреки ожиданиям, работать не меньше, а больше. Получив свободу, он невольно расширяет рамки своего трудового дня. При таком напряженном графике неизбежно быстрое “выгорание”. Чтобы избежать этого, необходимо научиться ограничивать свое рабочее время. Восьми часов вполне достаточно для того, чтобы хорошо выполнять свое дело.
- Физический дискомфорт. Теснота, шум, присутствие членов семьи может постоянно отвлекать от работы. А отсутствие правильно оборудованного рабочего места рано или поздно создаст физические неудобства. Поэтому необходимо уделять внимание эргономике рабочего места – подобрать правильное, удобное кресло и стол, монитор с хорошим разрешением. С последствиями малоподвижного образа жизни справиться можно только одним способом – делать физические упражнения, начать ходить в спортзал.
“Если считать удаленную работу экспериментом... то в поисках оптимального решения стоит сделать несколько повторений, меняя какие-то параметры и отслеживая результаты”.
Рабочий день при удаленной работе следует планировать не менее, а иногда и более тщательно, чем в офисе. Определите рабочие часы. Переоденьтесь – это помогает переключиться. Выделите для работы отдельный компьютер. Чтобы проще переключаться с трудовых задач на отдых, используйте технику разных типов: к примеру, ноутбук и планшет.
“В долгосрочной перспективе лучшими работниками оказываются те, кто трудится разумное количество времени”.
Найдите оптимальное место для работы – кабинет в квартире, кафе, а при хорошей погоде – скамейку в парке. И не забывайте: если привычное рабочее место вдруг стало некомфортным, вы всегда можете сменить его, причем самым радикальным образом. К примеру, если вы давно мечтали пожить в другой стране – вам достаточно уточнить, сможете ли вы там пользоваться Интернетом. Практика показывает, что лучшие результаты при удаленной работе демонстрируют семейные люди: они менее склонны страдать от ощущения изоляции и продуктивнее используют время, имея возможность в нужный момент переключиться на дела семьи.
Об авторах
Джейсон Фрайд и Дэвид Хайнемайер Хенссон – основатели и совладельцы 37signals, компании, специализирующейся на разработке программного обеспечения. Авторы бестселлера “Rework. Бизнес без предрассудков”.