Матрица Эйзенхауэра
Урок по self-management. Время чтения: 8 минут.
Матрица Эйзенхауэра. Она же коробка Эйзенхауэра, она же "ну эти квадратики важно-срочно".
Классный инструмент тайм-менеджмента и приоритизации задач, как на работе, так и в жизни.
Придумал ее 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр для приоритизации собственных задач (понимаете масштабы, да?), а затем растащили школы менеджмента. Концепция также попала в книгу Стивена Кови "7 навыков высокоэффективных людей", благодаря которой и получила широкую известность.
Метод помогает не распыляться на бесполезные дела, а важные - наоборот не откладывать под наплывом срочных мелочей. И всегда держать фокус на своих целях.
В 2018 году учеными Политехнического института Вирджинии и Университета Флориды было проведено исследование, которое подтвердило, что при наличии срочных дел, большинство людей выбирают выполнять именно их, а вовсе не те, которые считает важными для себя.
Делать срочное выбирали те, кто описывал себя как «занятой человек». Зато когда ученые попросили их обдумать последствия такого выбора, уже осмысленно отдавали предпочтение важному.
Матрица Эйзенхауэра как раз помогает помнить о важном.
Выглядит она так: это квадрат, разбитый на 4 квадранта, где по вертикальной оси идет важность задачи, а по горизонтальной - срочность. Каждая ваша задача, будучи оцененной вами по этим двум параментрам, попадает в тот или иной квадрант. Ниже разберём подробнее, как заполнить матрицу и как она упростит вам жизнь.
Чтобы заполнить матрицу, необходимо несколько дней последить за своими делами. Для объективности можно использовать метод наблюдения, который называется "фотография рабочего дня" (ФДР), подробно о нем я написала в этом уроке: "Почему я не справляюсь: из-за ошибок менеджмента или я плохой специалист?"
Выпишите все ваши дела за 2-3 дня или возьмите табличку ФРД, которая получилась у вас в результате наблюдения, и задайте к каждой задаче в ней 3 вопроса:
1. Была ли задача для меня срочной?
2. Была ли она для меня важной?
3. Я единственный, кто мог это выполнить?
Обратите внимание на словосочетание «для меня», оно здесь не случайно. Потому что в основе оценки и распределения должны лежать именно ВАШИ карьерные и жизненные цели. Да, вы часть команды, и командные цели важны. Но только после ваших целей. Более того, если они сильно не совпадают - это серьезный повод задуматься, к чему вы движетесь, оставаясь на этой работе и пересмотреть ваши профессиональные цели. Потому что те, кому работа нужна на трусы и ипотеку (цитирую комментарий из нельзяграма) до этого места урок по self-менеджменту точно не дочитали. А раз вы дочитали, значит понимаете, что работа - это не тупое посещение офиса 40 часов в неделю. Но продолжим о матрице.
В зависимости от ответов на вопросы, каждая задача попадет в один из блоков:
Посмотрите, в каком квадранте у вас дел больше всего?
Вдумчиво разбирайтесь с каждым квадрантом, не торопясь. После обдумывания этой матрицы у моих клиентов на консультациях часто случаются не очень приятные озарения относительно смысла их работы. Но это необходимый этап.
Давайте подробнее проанализируем каждый ваш квадрант.
Квадрант 1. Срочные и важные дела
Примеры:
- Коллега сломал ногу, а у вас послезавтра дедлайн по проекту. Поздравляю, теперь ваша нагрузка удвоилась. Но здесь деваться некуда - это и важное, и срочное дело. Вы тянете.
- За 2 часа до релиза в приложении обнаружился баг: его исправление - важная и срочная задача.
- У вас сильно заболел зуб. Вылечить его важно. И это срочно.
Все эти задачи важны и требуют быстрого ответного действия. Обычно у них есть очень конкретные дедлайны и весомые последствия. Сюда же принято относить дела, возникшие из-за форс-мажоров (наводнение затопило серверную, началась война и т.д.)
❗Если таких задач большинство, скорей всего, у вас проблемы.
Да, задачи в этом квадранте неизбежны, ведь мы работаем не в вакууме, внешний мир - от поставщиков до глобального окружения - подкидывает события, которыми нельзя управлять. Но если вся ваша корпоративная или личная культура сосредоточена вокруг срочных и важных дел, вы гарантированно находитесь в хроническом стрессе, а возможно, уже и выгорании.
Работники и предприниматели, которые живут в такой парадигме, обычно жалуются на потерю контроля над жизнью и чувство бессмысленности работы. Если это о вас - обязателен к прочтению этот материал: тык сюда и очень рекомендую прохождение курса по победе над выгоранием. В противном случае это приведет к тому, что в ваших делах будет появляться всё больше "ваты"(еще ее называют "убийцей времени"). Это та "вата", которой вы обкладываете каждое значимое дело. Полистать мемасики перед звонком клиенту, посмотреть соцсети прежде, чем сесть писать статью, еще парочку серий сериала вместо того, чтобы лечь спать... Узнаёте?
В 2019 году журнал Journal of Applied Psychology опубликовал исследование, которое доказывает, что "вата" в итоге приводит к всё большему ощущению потери над жизнью, чувством, что вы не можете влиять на результаты работы, продуктивность, ощущению "дня сурка". Ученые нашли взаимосвязь между тем, как работники отдыхают и их продуктивностью на следующий день: сначала те, кто накануне смотрел условный сериальчик, приходили на работу в хорошем настроении, но к концу недели оно ухудшалось, мотивация падала. А те, кто проводил отдых качественно, чувствовали себя более спокойными, довольными жизнью и мотивированными.
Постарайтесь оставить в квадранте "важно+срочно" как можно меньше дел. Продумайте, как наконец уже достичь целей из этого квадранта. Установите себе дедлайны, составьте расписание и двигайтесь по нему.
Каждую пятницу проверяйте, что вы успели сделать за неделю, какие есть результаты и запланируйте, что будете делать на следующей неделе для продвижения.
Если "срочноважные" дела поступают извне, подумайте, как это предотвратить.
Мои клиенты постоянно приходят на консультации с "неснижаемым" потоком такого рода задач, со словами: "Ну, у других-то да, но в моем случае точно ничего нельзя сделать!" Но оказывается, что их ситуация у меня не первая и даже не десятая. При взгляде "сверху" опытного специалиста, обычно находятся способы решить вопрос.
Например, вы можете поговорите с руководством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки, можете пересобрать свой график, сделав его оптимальным, можете начать что-то делигировать.
Квадрант 2. Несрочные, но важные дела
Примеры:
- Изучение иностранного языка: завтра он вам не понадобится. Но через год, увидев равнозначные вакансии с английским и без, зарплата на которых будет отличаться вдвое, вы пожалеете, что не начали сегодня.
- То же самое с изучением нового языка программирования для разработчика, обучение по международной финансовой отчетности (МСФО) для бухгалтера и вообще любой учебной деятельностью.
- Еще один пример - это спорт. Тренировка сегодня не поможет вам отлично выглядеть на пляже, если отпуск завтра. Но через полгода-год вы увидите и, главное, почувствуете себя лучше.
99% дел этого блока - не про решение проблем, а про развитие и рост.
Они двигают вас к вашим большим целям с самыми ценными результатами. У них (как, например, у спорта) может вовсе не быть дедлайна или конечного срока, поэтому люди склонны легко заменять несрочные важные дела задачами из списка срочных.
Если в этом квадранте у вас большинство задач - вы супер! Продолжайте в том же духе! Это значит, что вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Кстати, и уровень стресса от этого падает. А когда увидите первые результаты таких вложений, то и вовсе почувствуете большую радость.
Квадрант 3. Срочные и неважные дела
Воу-воу, палеххче! Самая огненная часть и убийца психики офисных работников. Здесь всё: бесконечные сообщения в рабочих чатах, 32 уведомления от коллег из соседнего отдела по проекту, который вы толком даже не понимаете, чему посвящён, миты и созвоны из пустого в порожнее, мытьё пола (упс), посуды и другие бытовые дела (простите, дорогие домострои). В общем, здесь все рутинные задачи, результата которых ждут от вас другие люди, но которые не приближают вас к вашим большим целям.
Если в этом квадранте у вас большинство задач.
Я знаю, какой это кайф - проставлять галочки в конце дня возле закрытых задач. Ведь сделанные дела продвигают нас... стоп! А куда они продвигают?Мне нравится совет Уоррена Баффетта спрашивать себя по вечерам: «Стал ли я умнее сегодня, научился ли чему-то новому за день?» Но беда в том, что задачи-хитрецы третьего квадранта ничего для вас не значат. Зато галочки в списке дают ложное ощущение, что вы занимаетесь чем-то важным. Такой "продуктивный", столько дел... но и через месяц, и через год "воз и ныне там", потому что такие дела не двигают ваш воз ни к чему.
Делегировать. Делегируйте такие вещи подрядчикам. Походы в магазин - службам доставки, уборку - клинерам, мытье посуды - хотя бы посудомоечной машине и так далее.
Вы считали, сколько времени у вас занимает поездка в Ашан? Мы на курсе по победе над выгоранием считали.
Мои выгоревшие клиенты, большинство из которых утверждали, что не могут найти даже час на ежедневный отдых, при этом тратят от 3 часов (включая дорогу) на поездку в гипермаркет. Кто-то ездит в него 1-2 раза в месяц, а у кого-то сложности с составлением плана закупки продуктов, и поэтому он ездит в магазин каждую неделю🤯 Только представьте, как это пожирает их время: ТРИ ЧАСА В НЕДЕЛЮ, которые вы могли бы посвятить отдыху или развитию - на фигню.
На работе такие задачи тоже есть. Важно не ошибиться и делегировать именно их, а не то, что важно для вашей карьеры.
Если делегирование невозможно — снизить влияние таких дел на ваш график. Например, замьютить уведомления рабочих чатов, четко обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и выучить самое главное слово успешной карьеры.
Если задач сыплется слишком много - используйте "нет". Обещаю, вам понравится😁
"А если я сам - тот, кому делегируют?" - спросит кто-то.
И я снова верну вас к вашей карьерной цели. Вы на этой работе ЗАЧЕМ? Если вы это знаете, то скорее всего знаете и как делегированные вам задачи продвигают вас к вашей цели.
Ну, например, вы решили 2 года быть предупредительным и расторопным личным ассистентом, чтобы разобраться в профессии от А до Я и потом открыть агентство по подбору личных ассистентов. В этом случае рутинные задачи руководителя, которые он спускает, лично для вас не будут "срочными, но неважными". Они будут продвигающими вас к вашей цели, а значит попадут в квадранты 1 и 2.
А если вы на такую работу 7 лет ходите просто, чтобы покупать еду и трусы (всё та же цитата подписчицы) - совсем другое дело, ваша работа просто день сурка и "пожиратель жизни".
В общем, как ни крути, а определиться с карьерными целями придётся :)
Причём, даже в том случае, если вы вообще не карьерист и самореализацию видите исключительно за пределами работы. В этом случае определиться даже важнее, чтобы работа не мешала, а помогала. Понимаю, что с этим бывает сложно - приходите, сделаем вместе, мы на карьерных целях собаку съели - записаться 📝
Напомню, вам не обязательно полностью расчищать квадрант 3 от задач. Просто старайтесь, чтобы их было не больше, чем в квадрантах с важными делами. И занимайтесь ими, когда в первом и втором уже всё вычеркнули. А то странно ехать на 3 часа в Ашан за продуктами (при наличии доставки), когда горят дедлайны по ценному для вас проекту.
Квадрант 4. Несрочные и неважные дела
Сюда попадает многочасовое сидение в соцсетях, просмотр сериалов, сортировка писем вместо ответа на них. Я уже упоминала эти дела, называя их "ватой", когда рассказывала о квадранте 1 (важно и срочно). Там я писала, что такие «убийцы времени» могут возникать в качестве реакции на стресс. Особенно хронический. Что делать в этом случае и как перейти от "ваты" к более полезным и главное ВОСПОЛНЯЮЩИМ ваш ресурс видам отдыха я подробно рассказываю на мини-курсе по победе над выгоранием, поэтому здесь расписывать не буду. А здесь поговорим о таких делах без привязки к хроническому стрессу.
Нет ничего плохого в том, чтобы заглянуть в соцсеть и через 5 минут продолжить дела. Беда в том, что это мало у кого получается. Многие проводят часы за сёрфингом ленты, не получая от этого практической пользы для своего отдыха, в долгосрочной перспективе становятся все менее отдохнувшими и всё более несчастными.
Желание отдохнуть или отвлечься абсолютно нормально! Самого автора метода - президента Эйзенхауэра - критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но именно спортивные паузы помогали ему поддерживать баланс между личным временем и стрессовой работой президента.
Слово баланс будет здесь ключевым. Серию сериала - можно! И рилсики - конечно, можно. Но не часами и не вместо другого отдыха и не вместо работы, к которой вам сложно подступиться.
Помните: даже отдых должен быть эффективным. В каком смысле? - В смысле подпитывать ваше желание жить.
В рабочих задачах "вата" - это часто имитация деятельности. В вашей табличке ФРД, скорей всего, она даже не будет отражена, хотя фактически может присутствовать.
Дело в том, что такие вещи, как "третий раз обновила почту в ожидании письма", "открыла и закрыла Вконтакте" или "сортирую закладки в браузере" в ФРД обычно не пишут.
В долгосрочной перспективе «вата» мешает достигать больших целей. Еще раз напомню об исследовании Journal of Applied Psychology, подтверждающем это утверждение.
Если у вас большинство дел в квадранте 4 - вы застряли в рутине. Скорее всего, испытываете стресс, а соцсети и мемасики - лишь бегство от проблем вместо их решения.
Остановитесь. Принудительно ограничьте время на такие вещи. Если смотрите сериал - договоритесь с собой об одной серии в день, а не "ну ещё полчасика" до 3-х часов ночи. Поставьте будильник на 10 минут, заходя в соцсети, и закройте их по первому его звонку.
С рабочими делами типа "сортировки вкладок в браузере" или писем безжалостно прощайтесь. Нужно ответить на письмо - отвечайте. Не можете, потому что нечего сказать - подготовьтесь, соберите нужный фидбэк и тогда пишите.
Продолжайте фиксировать время. Да-да, прямо с помощью карточки ФРД. Это поможет увидеть и вычистить из расписания всю "вату". А там, глядишь, и справляться начнёте.
Надеюсь, что материал был полезен. Если остались вопросы - пишите их в директ моего блога в запрещенной социальной сети или в моем тг-канале Карьера с Анной Джи.
Я желаю вам успеха и счастья, потому что счастье - это деятельность😁