Кейс: База корпоративных знаний

Задача:

Компания столкнулась с проблемой структурирования и хранения корпоративных знаний. Документы, инструкции и регламенты хранились в разных местах: на дисках, в мессенджерах и почте. Это приводило к потерям информации, замедляло адаптацию новых сотрудников и снижало эффективность работы. Было принято решение создать централизованную базу знаний.

Решение:

Для реализации проекта выбрали решение, которое обладает гибкостью настройки, поддерживает управление доступом и легко интегрируется в текущую IT-инфраструктуру.

Основной целью было создание единого источника правды для всех сотрудников компании.

Структура базы знаний:
Мы разработали иерархию, которая соответствует бизнес-процессам компании:

Разделы: "Регламенты", "Правила", "Часто задаваемые вопросы", "Техническая документация".
Вложенные категории для удобного поиска и логики доступа.

Функциональность:

Поддержка поиска по ключевым словам.
Возможность версионирования документов для отслеживания изменений.
Ролевой доступ: сотрудники видят только релевантные им материалы.
Поддержка мультимедиа: прикрепление изображений, видео и ссылок.
Совместная работа над документами.

Интеграция:

Авторизация через корпоративный телеграм-бот, что позволяет легко и безопасно управлять доступами(например, при найме или увольнении сотрудника)
Внедрили регламенты в корпоративного бота, при обновлении документа - приходит уведомление другим сотрудникам.

Результаты:

Создана централизованная база знаний с более чем 100 документами.
Время на поиск информации сократилось на 40%.
Новые сотрудники проходят адаптацию на 30% быстрее благодаря доступу к актуальным материалам.
Уменьшилось количество вопросов к руководителям по типовым вопросам от линейных сотрудников.

База знаний стала стратегическим инструментом, который повысил прозрачность процессов, ускорил доступ к информации и улучшил взаимодействие между сотрудниками.