Мобс
Привет! Я МОбс, телеграм-бот для учета финансов в Google Docs. Устраивайся поудобнее, сейчас я тебе все расскажу.
1. Начало работы. Настройка таблицы.
Важно! Для корректной работы бота в строках таблицы со списком синонимов ваших счетов в конце точку НЕ ставить!
2. Основные операции бота.
3. Команды бота.
Все команды бота.
/start - создать таблицу или привязать текущую.
/tables - показать привязанную таблицу, дать ссылку на неё.
/sync - синхронизация бота с таблицей.
/commands - показывает справку по боту и примеры использования.
/balance - показывает баланс по данным таблицы, т.е. сумму по операциям за текущий месяц. Также команда "баланс" отображает итоги по доходам, расходам и дельте, где доход - сумма доходов за месяц, расход - сумма расходов за месяц, а дельта - их разница, т.е. из доходов вычесть расходы. При команде "баланс все" отображаются данные по остаткам на основных счетах. Данные по командам "баланс" и "баланс все" будут отличаться, т.к. “баланс” - это учет операций за текущий месяц, без остатков, а “баланс все” учитывает операции за весь период, в том числе и остатки. Также можно вывести остаток по конкретному счету командой "баланс _название счета_". Также есть команда "сводка", которая покажет разбивку по категориям доходов и расходов за текущий месяц.
/changecurrency - поменять основную валюту таблицы. Если нужно менять валюту для каждого счета - необходимо воспользоваться настройками таблицы, лист "СЧЕТА".
/limits - функция для установления лимита расходов на категорию\день.
/remind - функция для напоминания о том, что нужно что-то сделать.
/autosubs - функция автоматического проведения транзакций по расписанию (подписки).
/myaccounts - показывает все активные счета, которые заведены в таблице и ключевые слова к ним прям из бота.
/mycategories - показывает все активные категории, которые заведены в таблице и ключевые слова к ним прям из бота.
/tarifs - тарифы на подписку и статус текущей подписки.
/difftarifs - посмотреть различия тарифов на подписку.
/help - справка по основным командам.
/support - поддержка и помощь по вопросам, связанных с работой бота.
/deltable - удалить привязку таблицы для аккаунта. Таблица будет отвязана от адреса электронной почты. Данные сохранятся, но заполнение таблицы с помощью бота станет невозможным. Для дальнейшего использования бота потребуется создать новую таблицу.
Текстовые команды бота.
Баланс, баланс все, баланс _название счета_ — позволяет смотреть баланс по своим счетам.
Сводка — показывает баланс в разрезе категорий.
- сводка сегодня (аналог простой команды «сегодня») — покажет доходы и расходы за текущий день
- сводка вчера/позавчера — покажет доходы и расходы за вчера и позавчера соответственно
- сводка 14.09 — покажет доходы и расходы за конкретную дату, которую ты указал.
Перевод — дает возможно переводить денежку с одного счета на другой. Например: "перевод 10000 сбер альфа копилка".
Удали — позволяет удалять операцию, если она была внесена ошибочно.
Возврат — позволяет записывать транзакцию со знаком минус (!)
Таблица — пришлю ссылку на текущую таблицу :)
4. Совместное ведение бюджета в общей группе.
Функционал доступен только по подписке. Для совместного ведения таблицы Вам необходимо создать группу (чат), добавить в него бота, создать для чата таблицу в боте.
Обратите внимание, что Ваша личная таблица и таблица группы (чата) - это разные таблицы. Личная таблица для совместного ведения не подходит. При необходимости переноса данных из Вашей личной таблицы в групповую, Вы можете вручную перенести все нужные вам данные и после этого обязательно сделать синхронизацию.
После этого добавляете нового пользователя в группу (чат) и ведете совместно с ним бюджет.
5. Перевод между счетами.
Для корректной работы команды "перевод" в строках таблицы с синонимами счетов в конце точку НЕ ставить!
Перевод. Функция переводов денежных средств между своими счетами\вкладами\копилками и т.д
Схема команды: перевод сумма счет отправления счет назначения комментарий
Например: перевод 10000 тиньков нал
Бот произведет запись вида: Записал в переводы -> Тиньков-Наличные. Сумма: 10000р с Тиньков. Примечание: перевод тиньков нал
Бот произведет запись вида: Записал в переводы -> Карта-Вклад. Сумма: 10000р с Карта. Примечание: перевод сбер на вклад
Переводы будут отображены в разделе “Расходы”
Переводы с учетом валют.
Если счета отправления\назначения имеют различные валюты, команда перевода будет несколько отличаться.
перевод сумма_отправления — сумма_получения счет_отправления счет_назначения комментарий
В отличие от обычного перевода здесь указываются 2 суммы. Это сделано для того, чтобы учитывать курс валют, которые часто меняется. Также обратите внимание на знак тире (-) между суммами отправления и получения. Он обязателен. При переводах математическое действие в виде вычитания - не работает.
Пример 1: Снял деньги наличные 100 т.р. и в обменнике поменял их на $. Допустим, получилось в итоге 1300$
Команда: перевод 100000-1300 нал баксы
Пример 2: Есть 100 р. на сбере и я поменял их на 1 бакс в альфа банке
Команда: перевод 100-1 сбер альфа
Бот автоматически не конвертирует курс, сумму по переводу (отправили - получили) нужно писать самостоятельно. Практика показала, что это намного удобнее и логичнее.
6. Удаление и изменение транзакций через бота.
Что если мы провели транзакцию, но нам нужно её удалить?
Команда: "удали" или /del в чат с ботом\группой
По умолчанию удаляет последнюю транзакцию.
Чтобы удалить любую транзакцию (не последнюю) необходимо выделить её для ответа (ответить - reply) и написать команду "удали" или /del
Изменение транзакций через бота.
Для изменения транзакции необходимо выделить её для ответа (ответить - reply) и сделать новую запись. Бот ответит, что заменил запись.
Важно! Новую запись необходимо делать полностью! Если запись была в расходах, а мы делаем новую, которая отнесется к доходам - бот удалить старую запись из расходов и поставит её в доходы!
Ошибка - не найдена операция.
Если бот не может найти транзакцию - выдается следующее сообщение. В таком случае необходимо исправить запись в таблице вручную.
Изменение и удаление транзакции в таблице.
Если необходимо изменить или удалить данные в таблице - командой /table вызываем таблицу, ищем строку с транзакцией и изменяем\удаляем её.
7. Функция ВОЗВРАТОВ или как записать транзакцию со знаком минус.
Учет долгов и возвратов.
Возврат. Функция для добавления отрицательных транзакций (добавляет сумму со знаком "-"). Применяется в учете долгов или возвратов.
Команда выглядит так: возврат _сумма_ _категория_ _счет_(если нужно) _примечание_
*при этом нужно указывать существующие категории и счета, которые есть в настройках. Возвраты работают как для расходов, так и для доходов
возврат 3500 фриланс аванс клиенту
Примеры использования.
У нас есть в расходах категория "ДОЛГ", где мы хотим вести учет всех долгов, которые мы дали. У нас есть 2 должника - Виталий и Михаил.
Даем в долг Виталию в размере 10000 со своей сбер карточки (переведу на сбер, да)
Даем в долг Михаилу 5000 налом (основной счет) до зарплаты
Итого мы имеем в расходах по категории долг -15000р. Мы эти деньги отдали, у нас их нет.
Пришла зп у Михаила и он нам возвращает долг. Также налом.
Бот запишет эту сумму как отрицательную (все, что расход - это деньги ушли от нас, это наш минус), но т.к. у нас расходы сами по себе отрицательные (а минус на минус - это плюс), то возврат закроет долг полностью
-5000р (дали) -(-5000р) (пришел возврат) = 0. Долга теперь нет.
Виталий решил растянуть и делать несколько транзакций
возврат 5000 долг сбер виталий - +5000р учли, а остаток -5000р.
возврат 2000 долг сбер виталий - +2000р учли, остаток долга -3000р.
возврат 3000 долг сбер виталий - +3000р пришло, остаток долга - 0р.
Итого долги учтены, деньги возвращены
Вы сдаете в аренду спорт инвентарь. Сдали на 5 дней по 1000р. Итого вам оплатили 5000р.
Записываем это в доходы (допустим категория аренда у нас существует в доходах).
Но, после 3х дней арендатор вернул все, т.к. заболел и не может им воспользоваться. Нам нужно провести возврат 2000р.
Проводим: возврат 2000 аренда спортинвентарь
Итого бот запишет 2000р с минусом. 5000-2000 = 3000 будет как итог в таблице.
Главное запомнить одно, слово "возврат" является системным. И оно всегда делает отрицательную запись. Теперь этой функцией сможешь воспользоваться и ты, хозяин.
8. Учёт комиссий.
Комиссии.
Бот может автоматически или по запросу начислять комиссию на операцию в зависимости от настроек таблицы. При этом запись будет вида:
Записал в Расходы -> комиссия. Сумма: 100р с Карта.
Если принудительно, то активируются командами:
ком - может быть применена как часть операции, либо отдельно. Например: 1000 еда сбер ком
ком 100 - спишется 100 руб с предыдущего счета (с которого совершено последнее действие)
ком 100 сбер - спишется 100 руб со счета сберком 1% - спишется 1% с предыдущего счета
Если автоматически, то в таблице на вкладке “Счета” нужно вписать стоимость комиссии в % и обязательность ее снятия (1 - да, 0 - нет). Комиссия всегда будет автоматически списываться при расходе с указанного счета.
Кстати, если установить % комиссии и не ставить автоматическое списание (т.е., напротив счета - 0), то в запросе просто нужно указать слово “ком” - МОбс принудительно спишет %, указанный в таблице.
Фразы “ком” и “комиссия” равнозначны.
Все комиссии отобразятся в разделе “Расходы”
Учет списаний комиссий с разных счетов.
Для каждого счета в графах “Автосписание комиссии с расходов” и “Автосписание комиссии с доходов” можно выставить принудительное списание комиссии (1 - принудительно, 0 - нет). Если стоит 1, сумма комиссии всегда будет списываться. Если 0, то комиссия будет списана только по команде со словом “ком” или “комиссия” (еда 100 яд ком) на величину, которая указана в таблице.
Если “ком” не указать, списание комиссии не произойдет. Можно принудительно списать ее командой “ком” в следующем ответе.
Счет “ВМР”, указана комиссия 2%, не принудительно (0 в графе “Автосписание комиссии”).
Счет “Карта”, указана комиссия с доходов 1%, принудительно (1 в графе “Автосписание комиссии с доходов”).
Будет произведена запись вида: Записал в Расходы -> Продукты. Сумма: 200р с ВМР. Примечание: еда ком. Комиссия: 4р
Будет произведена запись вида: Записал в Расходы -> Продукты. Сумма: 200р с ВМР. Примечание: еда
Будет произведена запись вида: Записал в Расходы -> комиссия. Сумма: 4р с ВМР
Будет произведена запись вида: Записал в Доходы -> Зарплата. Сумма: 5000р на Карта. Примечание: зп
9. Напоминания в МОбсе.
Из-за технических особенностей работы Телеграм не рекомендуем устанавливать время напоминая с нулями, например, 13:00. Сдвиньте время на 3 - 5 - 7 минут, например, 13:05
Меню напоминаний - команда /remind. Здесь можно как создать новое напоминание, так и скорректировать или удалить текущие. Также в этом меню есть кнопка для отмены действия. Функционал доступен по подписке.
Для создания нового напоминания - Создать новую. Далее выбрать периодичность -
конкретный день, единоразово (бот напомнит и сам удалит напоминалку)
Далее поочередно указать дату, время и название напоминания. Любое действие можно отменить соответствующей кнопкой. Напоминание готово!
Для корректировки или удаления напоминания - команда /remind - Скорректировать или удалить текущие.
Появится список активных напоминалок.
Выбрать нужное и указать, что с ним сделать - скорректировать или удалить. Корректировка проводится аналогично созданию нового напоминания - периодичность, дата, время, название. Удалить - напоминание будет удалено.
10. Автоплатежи в МОбсе.
Автоплатежи - функционал автоматического проведения транзакции по расписанию. Помогает, когда есть какая то подписка на сервис, которая автоматом списывает деньги, чтоб в ручную это каждый раз не писать, можно настроить автоплатеж. Функционал доступен только по подписке.
Здесь можно, добавить новую подписку, либо скорректировать текущие. Функционал аналогичен "напоминалкам".
Добавляем новую, используя подсказки бота. В итоге он выдаст, что операция выполнена успешно, подписка создана.
В назначенное время, бот самостоятельно проведет операцию и запишет транзакцию в таблицу.
11. Лимиты расходов на месяц и на день в МОбсе.
Для установки лимита на расход - команда /limits. Далее выбрать вид лимита - по категориям или на день. Также здесь можно отменить действие. Функционал доступен по подписке
Включение лимитов по категориям.
Выбрать соответствующую кнопку, после чего в таблице во вкладке “Категории” появится столбец, в котором нужно заполнить значения лимитов по нужным категориям.
Например, на продукты лимит 10 000 р. и т.д. Когда лимиты установлены, синхронизируем таблицу командой /sync
Теперь при записи расходов по категориям с установленным лимитом в ответном сообщении появится строка о состоянии лимита, а также бот оповестит о том, когда установленная сумма будет превышена.
Для отключения функции - команда /limits, затем выбрать, что нужно выключить (Выключить лимиты по категориям)
Включение лимита на день.
Команда /limits, далее “Включить лимит трат на день”.
Далее нужно написать сумму лимита на день. Готово, лимит установлен.
В случае удаления расходов из таблицы ее необходимо синхронизировать командой /sync - для пересчета лимита.
При записи любых расходов в сообщении бота будет указан остаток по лимиту на день, а также оповещение в случае его превышения.
Отключение функции аналогично - команда /limits - Выключить лимит трат на день.
12. Сводные таблицы в МОбсе.
13. Ошибки в сводных таблицах и их исправление.
Вопрос: Таблица выдает ошибку в ячейках, не показывает категории, что делать?
Ответ: На уровне А20 - добавьте строк правой кнопкой мыши. Таблице просто не хватает строк, у вас, видимо, много категорий. Не забудьте протянуть формулы, чтоб для новых строк они тоже работали.
14. Учет валют в МОбсе.
Да, в МОбсе можно учитывать и различные валюты. Этот функционал доступен по подписке.
Валюта таблицы.
В МОбсе есть 2 вида валют. Валюта по-умолчанию, она же валюта всей таблицы, задается через команду /changecurrency и доступна через быстрое меню. Здесь вы можете выбрать валюту из числа предложенных, либо назначить свою. Да, можно делать свою валюту для всей таблицы - хоть в косточках все считать. Просто при выборе валюты таблицы (как на скриншоте ниже) напишите свое слово мне и отправьте. Если хотите выбрать из числа предложенных - просто кликните на соответствующий пункт. Валюту можно менять хоть когда и хоть сколько раз.
Валюта для счета.
Если у вас есть подписка, то вы можете для каждого своего счета назначить свою валюту. Делается это в таблице на вкладке СЧЕТА
По умолчанию стоит р. Вы также можете выбрать валюту из предложенных вариантов, либо написать свою. Если пишете свою - не обращайте внимание на предупреждение, ничего страшного. Например, можно сделать так.
После изменения, пожалуйста, синхронизируйте таблицу командой /sync
Теперь можно делать записи для бота. В зависимости от счета он самостоятельно поставит необходимую валюту транзакции.
Во вкладках ДОХОДЫ и РАСХОДЫ в конце транзакции будет валюта этой транзакции
Команды БАЛАНС, БАЛАНС ВСЕ, СВОДКА - будут показываться по каждой валюте
Переводы между валютами.
Важной особенностью в валютах является переводы между счетами. Может быть так, что один счет в одной валюте, другой в другой. Тогда необходимо делать перевод следующей командой
перевод _сумма откуда_-(тире)_сумма куда_ _название счета откуда_ _название счета куда _ комментарий
Например: перевод 1000-13 нал бкс пополнение брокерского счета
Со счета "наличные" спишется 1000р, на счет "брокерский" запишется 13 баксов.
Если сумма перечисления одна и та же, можно писать только одну цифру.
15. Готовые решения.
Мобс для личного бюджета.
Мобс для бизнеса.
16. Подписка, платные услуги и поддержка.
- Подписка и статус текущей подписки – команда /tarifs
- Поддержка – команда /support
- Услуга "настройки бота под вас" - через /support написать менеджеру.
- Мобс White Label - поможем создать вашего МОбса только для вас или вашей компании - подробнее через /support.
- https://vk.com/mobsbot - наша группа Вк. В личные сообщения.
17. Частые вопросы и ответы на них.
Можно ли добавить другого человека к моей таблице?
Совместное ведение таблицы доступно только в группе. Поэтому чтобы вести бюджет вместе, необходимо создать чат-группу, добавить туда бота и создать новую таблицу командой /start. Данные прошлой таблицы автоматически, к сожалению, перенести невозможно, но вы сможете это сделать в ручную. Не забудьте синхронизироваться после командой /sync. Подробней можете посмотреть в разделе "Совместное ведение таблиц"
Могу ли я иметь два бота? Чтобы один был для бизнеса, общий, а второй для личных финансов.
Да, можете. Если у вас уже есть бот для личных финансов, то Вам нужно дополнительно создать группу, добавить туда бота и создать новую таблицу. Таким образом у вас в группе будет вестись отдельный бюджет, например, для бизнеса.
Можно ли изменять таблицы, которые есть в МОБсе?
Листы в таблице, которые были созданы ботом дорабатывать под себя - не желательно, т.к. они являются техническими и при доработках бота мы можем что-то удалить из ваших наработок. А вот создавать дополнительные листы и туда переносить информацию - можно.
Можно ли привязать свою таблицу, которую я привык вести?
Чтоб бот вел именно вашу таблицу - нет, но вы можете через importrange переносить данные из одной таблицы в другую.
Вы читаете мои данные?
Нет. Доступ к таблице есть только у технического аккаунта гугла и у вас. Каких то своих доступов к вашим таблицам у нас нет.
Как удалить таблицу и создать новую таблицу?
Воспользуйтесь командой /deltable, а после командой /start
Я создал группу, создал таблицу и вел бюджет, но после переименования группы бот просит создать новую таблицу
К сожалению, это особенность Telegram. При изменении названия он часто меняет идентификационный номер группы и бот не может её найти, думает, что чат новый. Здесь необходимо создать новую таблицу и перенести данные в неё вручную.