Как организовал работу в электронной почте

Эта заметка имеет большое отношение вот к этой: Бюрократия, активная бумажная муда и методы борьбы с ней

Это когда на большом предприятии руководителю среднего звена в день на почту падает 50 писем, а топ-менеджеру 100. В результате, всё это приводит к тому, что вы отправляете письмо, и вам на него никогда и никто не отвечает (т.к. некогда). И уж наверное не надо говорить, что ждать обратной связи по выполнении чего-то тоже в такой обстановке не следует.

Что тогда люди делают в этой ситуации. Они переходят на более болезненные каналы связи:

1. Отправляют письмо еще раз, но теперь ставят в копию топ-менеджера. Дескать, прогнорируешь это письмо - голова с плеч.
2. Пишут в мессенджер. Их отличие от почты в том, что они они сильнее отвлекают на себя внимание.
3. Звонят по телефону.
4. Вместо электронного сообщения пишут что-то официальное, что невозможно проигнорировать: служебную записку.
5. Идут на совещание, чтобы задать все эти вопросы в лоб при всех. Там, где не отвертятся.
6. Прийти в кабинет, и там и обсуждать.

Всё это приводит к лишь к эскалации перегруза обменом информацией, т.к. каждый из этих способов хуже переписки в почте, тратит больше времени. В итоге на 100 писем в почте остается еще меньше времени, и на них опять никто не отвечает. Замкнутый круг.

Я фанат электронной почты. В ней я вижу такие плюсы перед телефоном и мессенджерами:

1. Телефоном вы отрываете кого-то от работы в неподходящее время. В то время как почту человек читает тогда, когда у него есть на это время.
2. В почте всё в одном месте. У кого-то есть и почта и Viber и Whatsup и ВК и FB, и прочие средства связи. Я полагаюсь только на почту, т.к. не хочу, чтобы мне в почте написали сообщение, а в Viber написали "нет, всё отменяется". Не хочу проверять 10 источников информации, хочу проверять только один.
3. Мессенджеры очень эффективны для того, чтобы быстро отвлечь кого-нибудь. Но ведь он же работал. Если вопрос не срочный, лучше писать на почту. Ответит, когда доберется.
4. Сохраняются факты, за которые можно притянуть. Можно перечитать, чтобы проверить, всё ли так вы поняли. В условиях телефонного разговора можно сказать "я тебе такого не говорил".
5. Многие не верят, но на телефонный разговор реально тратится больше времени, чем на электронное общение. Вы позвонили: гудок-гудок-гудок. Не взяли трубку. Совещание. Позвонили еще раз. Поговорили. Или по электронке: создать сообщение, написать там несколько правок по проекту. Получатель письма что-то там думает сколько ему надо, и от него приходит ответ с уточняющими вопросами или звонок с вопросами. Надо ли говорить, какова вероятность, что человек, которому устно сообщили так много вещей, не удержит всё в голове? То ли дело электронное письмо. Есть исключения, когда нужно долго что-то объяснять или, наоборот, выяснять. Я сейчас не об этом, а о рутинном общении.
6. Если вам задали вопрос по электронке, то у вас есть время подумать. А если приперли к стенке на совещании, ситуация уже не такая удобная.

Почта для несрочных вопросов. Для всего горящего телефон и личные встречи. Во многих случаях надо именно идти лично и обсуждать. Но эти случаи нужно стремиться минимизировать.

Нужно формировать особую культуру правильного обмена информацией

1. Отвечать на письма, даже если это будет одно слово.
2. Делать общение дешевле. Писать по электронке. И писать меньше. Максимум звонков переводить в почту и мессенджеры. Максимум из мессенджеров переводить в почту. Почта самая экономичная.
3. Если вам звонят по телефону по причине типа "в пятницу будет совещание", то надо сказать "лучше пиши мне о таком на электронку".
4. Если ваша электронная почта забита под завязку, вы можете в ответ на некоторые письма писать "не пиши мне таких писем. эта информация для меня не актуальна". Это нормально.

Ключевой принцип работы в почте: максимальная универсальность при минимуме телодвижений. Раньше у меня была почта отдельно, онлайн-органайзер отдельно, список задач отдельно. Всё бы ничего, но я просто забывал просматривать свой собственный онлайн-органайзер. А на переписывание задачи из почты в список задач и обратно - уходит время.

Объединил электронную почту со списком задач и органайзером. То есть отдельного списка задач нет вообще. Список задач я тоже пытался вести, но я про него забываю. Поэтому я люблю когда всё в одном месте.

Вместо этого:

У меня есть инбокс (папка в почте, куда приходят письма).

А список задач где?

Инбокс - это теперь мой новый список задач. Я захожу в него, просматриваю непрочитанные письма, и либо сразу их удаляю или перемещаю в подпапку "выполнено", либо оставляю в инбоксе как напоминание о том, что мне еще требуется сделать.

Когда никаких действий от меня больше не требутся, я перемещаю письмо в папку "выполнено".

И вот таким нехитрым способом я каждый день пытаюсь добиться того, чтобы мой инбокс стал пустым.

А чем список задач не угодил?

Его нужно открывать, что-то в него вносить, периодически просматривать. Какой смысл в лишних телодвижениях?

Когда мне нужно записать задание самому себе, я просто сам себе пишу электронное письмо, и прописываю задачу в теме (чтобы не надо было в него заходить).

Архиудобная вещь:

Когда мне нужно проконтролировать выполнение поручения, я просто добавляю в копию письма самого себя, и это письмо висит у меня в инбоксе до тех пор, пока я не удостоверюсь, что мое поручение выполнено.

Вместо напоминаний:

Пишу сам себе отсроченное письмо. Оно придет мне через неделю, через месяц, через год.. И вовремя напомнит о необходимом событии.

И какие плюсы?

1. Письма не продалбываются. У тех, кто не чистит свой инбокс есть письма "потом обязательно отвечу", которые тонут под массивом новых и новых писем, и становятся забыты.

2. Мотивирует делать дела чтобы расчистить инбокс до нуля. Это то, к чему хочется стремиться.

3. Не нужно переписывать одно и то же из почты в список задач, из списк задач в почту.

4. Ничего не надо помнить, держать в голове.

Правила переписки

1. Заполнять письмо снизу вверх
Сначала вложение. Потому что если не приложить его к письму сразу же, то остается высокая вероятность забыть вложить его в конце.
После этого писать текст, и в самом конце уже указывать адресатов. Если адресаты указаны сразу – есть риск случайной отправки недописанного письма.

2. Ключевые слова в заголовке
В теме должны быть ключевые слова, по которым на следующий день, через неделю, через месяц можно будет легко найти ваше письмо по поиску, забив туда 1-2 слова.

Тема письма должна обязательно давать понимание: что это?

• Задача?
• Форс-мажор, который надо срочно решать?
• Заявка на оплату?
• Документы?
• Оперативное согласование?
• Согласование в обычном режиме?

Но при этом не надо оставлять в разделе Тема одно это слово. Типа: Срочное. Или: Договор. Или: Вопрос.

3. Главное - в начало
Военные начинают свои письма коротким утверждением в отрывистом стиле. Оно заявляет цель сообщения и требуемое действие. Это «коротко о главном» должно содержать ответ на пять вопросов: кто, что, где, когда и почему. В таком утверждении содержится самая важная для читателя информация.

Разъяснения идут ниже.

4. Одна рабочая тема – одна тема письма

В ней идет вся переписка с помощью кнопки “ответить” или “ответить всем”.

5. Меньше длинных писем

6. Желательно указывать сроки, когда ожидается получить ответ на письмо

7. Отвечайте на письма в течение трех рабочих дней, даже если это будет одно слово (например: выполнено)!

Подробнее тут: "Новые правила деловой переписки", 2018, Максим Ильяхов, Людмила Сарычева