«Новые правила деловой переписки»

Уважать границы

Эльвира, доброго времени суток! Как дела? Вы уже наверняка предвкушаете выходные и расслабляетесь с бокалом хорошего вина. Но я немного нарушу ваш покой, чтобы ваши выходные получились продуктивными и вы чувствовали себя в тонусе.

После совета директоров мы решили полностью переделать концепцию и написали новый текст. Но так как мы не профессиональные копирайтеры, а любители, отправляем вам на доработку как умному и компетентному человеку

Как вы понимаете, сроки сжатые, текст нужен вчера. Но, насколько я успел вас узнать, вы самый увлеченный и влюбленный в свое дело человек, которого я знаю, и всегда готовы ринуться в бой.

Работа с нашим текстом — тот самый бой, который вы так любите. К тому же у вас на это уйдет не больше часа и еще останется много времени на интересные выходные, не так ли?

Заранее спасибо за скорейший ответ!

Хороших выходных!

Станислав Козлов, менеджер проекта.

Стыдно быть тем парнем, который написал письмо выше. Здесь все шито белыми нитками: его лицемерное дружелюбие, манипуляции, склизкий флирт и глубокое, бездонное, вызывающее испанский стыд неуважение к собеседнику.

Эльвира исполнит его просьбу, потому что это ее работа, ее связывают профессиональные обязательства. Но она сделает это с огромным чувством презрения. И, вероятно, сделает без большого рвения и старания.

Главная проблема этого письма — лицемерие. Человек делает вид, что желает Эльвире добра, хотя на самом деле хочет скинуть ей работу на выходные. И чтобы, как ему кажется, отвлечь ее внимание, он начинает делать ей комплименты, навязывать свои оценки и даже лезть в личную жизнь.

По отдельности все эти вещи, конечно, тоже довольно мерзкие, но в каких-то ситуациях они могут быть приемлемыми. Что раздражает — так это лицемерие: я тебе вроде друг, но с фигой в кармане. К таким людям пропадает доверие, и как с ними строить долгосрочные деловые отношения — неясно. А ведь есть курсы, где учат быть тем парнем. Серьезно. Как будто всех этих манипуляций не видно…

Соблюдать рамки

В деловом общении есть границы дозволенного: говорить обо всем, что касается дела, а обо всем, что не касается, — не говорить. Здесь не принято обсуждать здоровье, личную жизнь, секс, питание, хобби, занятия в нерабочее время. Если мы не в модном бизнесе, то не стоит обсуждать внешний вид человека, а если мы не тренер фитнес-клуба — то не стоит говорить о теле. Обычно это все понимают.

В некоторых компаниях среди сотрудников складываются доверительные, дружественные отношения, и они могут говорить друг с другом о подобном — но лично, на кухне, вечером в баре или в нерабочем чате. Смешивать деловую переписку с обсуждениями планов на выходные не принято нигде. А значит:

Не желать хороших выходных и спрашивать об отпуске. Разве что мы турагентство и спрашиваем клиентов о впечатлениях от прошедшего отпуска.
Не комментировать хобби, еду и выпивку. Разве что мы собираемся организовать корпоративный выезд на природу, на базу отдыха или в ресторан.
Не обсуждать, не намекать и не затрагивать тело, секс, личную жизнь и семью. Особенно с клиентом.
Не обсуждать за глаза молодых девушек и юношей, не отпускать в их адрес комплименты и сальные шутки, не обсуждать новенькую из отдела кадров и курьера Антона. В некоторых коллективах это еще может случиться при личном общении, но не в письме.

Иногда на курсах о технологиях общения рассказывают, что такие приемчики помогут расположить собеседника к себе, чтобы быстрее закрыть сделку и сподвигнуть человека вам помочь. Но в реальности все это тихо ненавидят и сотрудничают скорее вопреки, чем благодаря. К тому же никто никогда не скажет в лицо: «Ваши пожелания хороших выходных неуместны». Поэтому просто нет. В деловой переписке — о деле.

Не лезть в голову

В письме Станислав Козлов то и дело пытается рассказать Эльвире, что у нее происходит в голове:

ваш покой (который он нарушит)
чтобы вы чувствовали себя в тонусе
вы влюбленный в свое дело человек
вы готовы ринуться в бой, вы любите такой бой
у вас это займет не больше часа
после этого вы проведете время интересно

Станислав уверен, что, говоря такие слова, он как будто гипнотизирует Эльвиру; как будто словами «вы влюблены в свое дело» он задал ей нейролингвистическую программу и она сразу это дело полюбила. Или, если он сказал, что дело займет не больше часа, человек согласится.

Но люди прекрасно видят, где им пытаются залезть в голову, даже если не говорят. Если Эльвира влюблена в свою работу и эта задача действительно занимает не больше часа, она знает это сама. Фразы Станислава ее не убеждают.

В деловой переписке не принято делать выводы за читателя, особенно те, которые касаются мышления. Не стоит писать, о чем человек думает, что чувствует, чего хочет, чего боится. В некоторых случаях об этом можно спросить или даже предположить, но ни в коем случае — не утверждать за читателя.

Пытается залезть в голову

Вам это не составит труда.

Не пытается

Если это трудно, дайте знать.

Оценка работы, а не человека

Кому: Елена

Тема: Оценка конкурсной работы

Елена!

Мы с коллегами проверили вашу работу на конкурс. К сожалению, она совершенно не соответствует заданным критериям.

Сразу видно, что вы дилетант в этом деле.

Решение, которое вы предлагаете с распашными дверцами, — нежизнеспособно. Такое предлагают очень слабые или начинающие специалисты. Вот, посмотрите видео, как это делают последние два года настоящие профессионалы: https://youtube.com… Поставить деревянную столешницу на эти фасады может только человек с дурным вкусом.

Елена, при вашем уровне вам пока очень рано начинать заниматься проектированием и дизайном кухни профессионально. Рекомендую подписаться на соответствующие каналы на ютубе, посетить выставки и почитать журналы.

Всего наилучшего, Ирина

О том, как давать оценку, нужно знать две вещи: не давать оценку, пока не просят или не готовы к ней, и никогда не оценивать человека — только свои впечатления от его работы.

С первым понятно: непрошеные советы трудно принять. В нашем примере Ирина оценивает работу Елены так, будто ее об этом просили. Разбор написан хамским тоном, и, если Елена не просила об нем, читать будет неприятно.

У каждого человека своя жизнь, взгляды, вкус и видение. Ни у кого нет права врываться в них и давать оценку. Все, что происходит у другого человека в голове, — это его территория, лезть туда нельзя. Комментировать можно лишь то, что человек делает:

Оценка человека

Илья грубиян.
Ваш дизайнер — дилетант.
Клиент — идиот и самодур.

Оценка работы или поступка

Илья много матерится.
Работа дизайнера слабая.
Клиент нас не слушает.

Комментируя чужие действия, безопаснее не оценивать их как таковые, а говорить о своих субъективных ощущениях:

Оценка работы

Это плохая работа.
Это сложный текст.

Оценка впечатлений

Мне не нравится эта работа.
Я не понял, что тут написано.

А лучше всего вообще сосредоточиться на причинно-следственных связях: «Если сделать так, результат будет такой».

Это очень рискованный текст, его нельзя публиковать. — Если мы это опубликуем, Банк России может ввести против нас санкции.

Сама оценка не важна. Важен принцип: оценивать работу, а не человека. Даже если оценка положительная. […]

Манипуляции

Поведение Козлова можно было бы оправдать невоспитанностью, сексуальной напряженностью и даже влиянием недобросовестных бизнес-тренеров — если бы он желал Эльвире добра. Но он пришел, чтобы подписать Эльвиру на дурную

работу в выходные. Он хочет ей воспользоваться и остаться при этом молодцом, отсюда все скользкие ужимки. В его действиях есть злой умысел, а значит, его слова — манипуляции.

Манипуляция — это когда человек втайне хочет чего-то одного, а давит на оппонента в другом месте, чтобы тот сам сделал нужное. Я втайне хочу А, но давлю тебе на Б, чтобы ты сам догадался сделать А. Для наглядности — примеры из семейной жизни:

Муж втайне хочет провести выходной за компьютерными играми, а жена предлагает пойти в театр. Он находит, в чем ее обвинить: «Какой театр? Ты всю неделю не готовила!» — у жены от этого чувство вины, теперь она сама не хочет в театр.
В глубине души мама хочет всегда чувствовать себя нужной сыну. Но это прекратится, если он уедет из родительского дома и создаст собственную семью. Поэтому всех девушек, с которыми у ее сына складываются отношения, она аккуратно при нем критикует, чтобы сын больше не захотел с ними встречаться. […]

На работе манипуляции крутятся вокруг корпоративного духа и профессионализма: «ребята, мы же команда», «вы же профессионалы, для вас это должно быть легко». Иногда приплетают семейные отношения: «мы же тут как семья, а семью не бросают».

Фрилансерами часто манипулируют так: «Это будет отлично смотреться в вашем портфолио, поэтому сделайте работу бесплатно». И ведь проблема не в том, что кто-то что-то хочет от другого человека. Хотеть от других как раз нормально. Проблема в том, что человек не говорит о своих истинных мотивах, а пытается прикрыть их какими-то приличными, социально одобряемыми аргументами и остаться при этом молодцом. […]

Эльвира, здравствуйте! У меня плохие новости.

В среду вы прислали финальный текст для буклета. Я был уверен, что мы отправим его в печать, но все произошло не так. Сегодня у нас был совет директоров, и они попросили изменить концепцию и подход. Ваш текст не приняли.

Сейчас я прошу вашей помощи. Можете ли вы пересмотреть текст, учитывая замечания совета директоров? В документе 14 замечаний и предложений, если вам будет удобно, я могу позвонить и проговорить каждое подробно.

Это очень неприятная ситуация, и это моя вина: я должен был отправить текст в типографию быстрее, чтобы сегодня уже нельзя было ничего поменять. Мне жаль, что так вышло. Простите меня.

Я понимаю, что впереди выходные, а доделать текст — это серьезная работа. Если это вам неудобно, можете смело меня послать, я пойму. Но, если вы согласитесь, вы меня очень выручите.

Стас.

Приложение: Текст буклета (замечания сов дир).docx

Козлову нужно было понять, что Эльвира ему не враг и не оппонент. Ее не нужно обводить вокруг пальца. Вообще-то она копирайтер и, скорее всего, сама захочет помочь Козлову. Нужно лишь подойти к ней не как к оппоненту, а как к партнеру — с уважением и заботой:

Использовать спокойный тон.
Признать ситуацию: мы ошиблись. Не делать вид, что это в порядке вещей. Если сделал плохо — извиниться.
Уважать право человека на выходные.
Дать ей право отказать.
Предложить ей помощь, чтобы сделать это удобнее.

Отдельно помедитируем над «заранее спасибо». Во всех опросах эта фраза входит в десятку ненавистных. И дело, конечно, не в самих словах, а в том, что за ними стоит.

Когда нам говорят «заранее спасибо», имеют в виду такое: «Я тебя уже авансом поблагодарил, а значит, ты теперь обязан это выполнить». У нас теперь как будто нет права отказать. Это чистая манипуляция: автор этой фразы вроде бы вежливый, на самом деле он хочет заставить нас что-то делать против нашей воли, без уважения к нашим желаниям и планам. При этом в благодарности как таковой нет ничего плохого — благодарить человека за оказанную услугу правильно и полезно.

Еще полезнее — благодарить его не просто одним словом «Спасибо!», а конкретно указывая, за что мы благодарны. Еще законом не запрещено отблагодарить не словом, а делом:

Эльвира, спасибо, что откликнулись в такой короткий срок! Вы нас выручили. Чем мы можем вас отблагодарить?* [...]

Пишу повторно

Кому: Сергей

Тема: Участие в выставке. ПОВТОРНО!!!

Здравствуйте, Сергей!

Я уже писала вам два дня назад, но так и не получила ответа.

Меня зовут Эльвира, я организовываю выставку для мебельных фабрик. На ней будут представлены новейшие материалы, рассказано о последних технических новинках в производстве, показаны самые технологичные инструменты для работы с мебелью в этом году.

Вы сможете познакомиться с поставщиками и производителями, что положительно скажется на развитии Вашего бизнеса.

Я слежу за работами на Вашем сайте, они очень качественные и сильные. Поэтому буду рада видеть Вас на нашей выставке. Участие платное. Жду скорейшего ответа.

Желаю успехов!

Эльвира Алексеева

Часто бывает так, что отправитель написал письмо и очень ждет ответа. Если ответа нет, он пишет повторное письмо. В этом нет ничего страшного, если оно написано с заботой. Но если это письмо похоже на то, что выше, возникает желание удалить его без ответа.

Эльвира сообщает, что пишет письмо повторно, а прописные буквы и восклицательные знаки передают ее раздражение. Строчка «Я уже писала вам два дня назад, но так и не получила ответа» — попытка надавить, как будто Сергей ей должен. А в реальности Сергей не должен: он не знаком с Эльвирой, у них нет взаимных обязательств.

Это не значит, что нельзя писать повторные письма. Наоборот, письмо могло потеряться, упасть в какую-то папку или остаться незамеченным. Но, во-первых, не нужно делать вид, что человек должен. Можно прямо произнести что-то, чтобы его расслабить:

Здравствуйте, Сергей! Я Эльвира, организатор выставки для мебельных фабрик. Я уже писала вам на прошлой неделе, но боюсь, что письмо могло потеряться. Извините, если покажусь навязчивой.

И дальше вспомнить, что, раз у нас нет взаимных обязательств, нужно дать читателю повод с нами сотрудничать. Сформулируем пользу от напоминания:

Выставка пройдет через два месяца, на подготовку участники обычно тратят полтора месяца. Это время на разработку стенда, печать материалов, назначение представителей. Если начать готовиться позже, можно не успеть.

Теперь напоминание выглядит вежливым: Эльвира не давит на Сергея, а заботится, чтобы он успел.

Как у тебя с загрузкой?

Иногда сотрудник ставит задачу другому, но не уверен, может ли тот взять ее в работу. Чтобы не утруждать слишком загруженного коллегу, он сначала уточняет:

Привет, Андрей! Как у тебя с загрузкой?

Кажется, что это проявление заботы: коллега не просто скидывает новую работу, а заранее узнает, есть ли на нее время. Это благородный порыв, но он нарушает границы.

Загрузка — это личное дело человека. Это то же самое, что «Какие у тебя планы на вечер?». Твое какое дело? Как будто твои планы на мой вечер важнее, чем мои. Надо не спрашивать о планах, а сразу предлагать свой вариант.

Понятно, что вряд ли Андрей из-за этого вопроса пошлет коллегу. Он уточнит, в чем дело, получит ответ и как-то решит задачу. Но на это уйдет два-три письма.

Настоящее проявление заботы — сразу дать вводные по задаче и право решить, брать ее или нет:

Привет, Андрей! У меня есть задача подготовить письмо клиенту, там нужны данные по результатам кампаний за третий квартал, которые ты сейчас верстаешь в презентацию. Мне нужно поговорить с тобой в «Скайпе» полчаса, чтобы ты показал мне данные и научил их интерпретировать в случае вопросов от клиента. Когда тебе удобно созвониться на полчаса? Если что, я готова завтра хоть с 10 утра. Вика.

Вика сделала так, что Андрею будет легко ответить. Она четко обозначила, сколько времени уйдет на разговор, и предложила готовое время. На письмо достаточно ответить «Ок, давай в 10».

Удалось посмотреть?

Вас бесит, когда пинают в почте? Если да, то вы в большинстве:

Ваня, привет! Удалось посмотреть план? Денис.

Очевидно же, что это вежливый способ сказать «Эй, не забудь там про наш план». Почему не написать это прямо и заранее?

Вань, привет! Не забудь, пожалуйста, посмотреть план сегодня или завтра. В среду я несу его на бюджетный комитет.

Если Ваня забыл, то это письмо ему напомнит, плюс у него будет время посмотреть. Если он помнит — хорошо, в письме нет ничего неуважительного.

Станет еще лучше, если вопрос переформулировать в открытый и предложить помощь:

Ваня, привет! Сегодня или завтра жду от тебя комментарии по плану для «Альфы» (приложил). В среду несу его на комитет. Как тебе удобнее прокомментировать? Если не успеваешь посмотреть, можем обсудить голосом на пятнадцать минут, и я сам запишу твои замечания. Денис[...]

Не писать ничего, что нельзя переслать.

Кому: Владимир, Анна

Ребята, что там за сложности с типографией?

Кому: Ольга, Анна

Оль! Они больные! Ты видела, что они напечатали? Обрезали левый край, а цвета уродские, не как на макете. И эти дебилы говорят, что все нормально!

Кому: Владимир, Анна

А подключите сюда дизайнера, который готовил буклеты.

Кому: Владимир, Анна, Дмитрий

Дима, привет! Проконсультируешь типографию по печати буклетов?

Кому: Владимир, Анна, Ольга

Да, без проблем.

Кому: Владимир, Анна, Дмитрий, Оксана, Андрей

Коллеги, добрый день!

Как вы знаете, у нас есть вопросы по напечатанным буклетам. В переписке наш дизайнер. Он поможет разобраться, что именно не так и как это поправить.

С уважением, Ольга

Рабочая переписка не подходит для обсуждений за глаза. Всегда есть риск, что письмо получит не тот, кому оно предназначалось. Часто такое случается из-за недоразумения.

Кажется, что надо совсем не включать голову, чтобы случайно переслать человеку оскорбления. На самом деле, если обсуждение заняло уже несколько писем и к нему подключались новые люди, легко не заметить, что коллеги писали раньше. В итоге можно много лет успешно сотрудничать, а потом одно эмоциональное письмо перечеркнет всю работу.

Лучший способ защититься от такого конфуза — не писать ничего, что нельзя переслать. Однажды оно спасет ваши отношения.

В примере выше Владимир называет подрядчиков в типографии больными, а потом дает комментарий к их работе. Комментарий к работе — это нормально, а вот переходить на личности недопустимо, тем более раздавая диагнозы. У Владимира есть право оценивать работу, но нет права оценивать людей.

Если убрать из письма «больных» и «дебилов», получится нормальное рабочее письмо, пусть и эмоциональное. Но, поскольку это оценка работы, она не должна восприниматься как личное оскорбление.

Поэтому еще лучше, чем правило «не писать ничего, что нельзя переслать», — привить себе привычку не давать оценку людям, а только их работе. […]

Критиковать прямо

Умение прямо высказывать претензии — редкий навык. Чаще люди используют намеки или пассивную агрессию — то ли чтобы не обидеть, то ли чтобы самим показаться более вежливыми. В любом случае получается фальшиво.

Прямота — сила:

Криво

Сашенька, вот вам подарок — книга «Пиши, сокращай». Она буквально открывает глаза на то, как формулировать свои мысли с помощью букв русского языка. Очень рекомендую :-)))))
Ладно, раз у тебя такой плотный график, встретимся во вторник.

Прямо

Саша, я не смогу взять этот текст на сайт, потому что в нем много лишних слов. Его нужно отредактировать. Попробуйте сайт glvrd.ru
Коля, ты обещал, что поможешь мне, а теперь отказываешь. Это неприятно. […]

Тут нет никакой философии. Скрытая, пассивно-агрессивная, иносказательная, политкорректная и любая другая непрямая критика — это неуважение к человеку. Смысл неуважения в том, что собеседник считает себя очень умным, а коллегу — слишком обидчивым. И чтобы этого ребеночка аккуратненько атятя, надо утютю и усипуси. А так-то ты, мой обидчивый ребеночек, ничтожество. Не то что я, я молодец и интеллигент.

Лучший способ выстраивать отношения на работе — прямо говорить о проблеме. В этом есть как минимум уважение: «Я отношусь к тебе как к равному. Я могу говорить с тобой прямо, ты меня поймешь».

Неправильно думать, что коллега должен сам догадаться о проблеме. У него своя точка зрения, он не видит ситуацию так, как видим ее мы. Он может не знать о проблеме. Ему надо помочь.

Критиковать следует без оскорблений, а уважительно, с акцентом на факты. Хорошая идея — критиковать человека приватно, а не публично, чтобы ему не нужно было «сохранять лицо» перед коллегами. […]

Без наезда

Наезд появляется, когда один человек считает, что второй намеренно ведет себя неправильно:

Ты, говорят, решила себе клиента Оли перевести?

Претензия — это попытка не разобраться в проблеме, а доказать, что другой неправ. От этого другой человек только больше заводится. Рабочий диалог превращается в выяснение отношений.

Чтобы конструктивно обсудить проблему, надо перейти из состояния «Что этот кретин творит?» в состояние «Что-то пошло не так, нужно разобраться». Тогда получится настоящий вопрос без наезда, его можно обсуждать:

Я слышал, что клиента Оли передали тебе. Почему так?

Заботливое объяснение. Теперь к вопросу без претензии добавим объяснение, почему так важно это обсудить:

Я слышал, что клиента Оли передали тебе. Почему так? Спрашиваю, потому что мы с Олей разрабатывали инструкции для клиента, они еще в процессе. Не знаю, как теперь построить работу.

Объяснение превращает праздное любопытство в рабочий вопрос. Сразу понятно, зачем на него отвечать.

Вообще руководствоваться пользой для работы — железобетонный аргумент в переговорах с коллегами. Потому что одно дело защищать личные амбиции и другое — работать ради общего дела. […]

С аргументами о пользе для работы договариваться проще:

Личные амбиции

Ваня, я не собираюсь сокращать эту презентацию для клиента, потому что я убил на нее шесть часов. Я считаю ее очень качественной сильной работой и цельным продуктом, который я специально разработал под задачу. Тут нечего удалять.

Польза для дела

Ваня, если я сокращу презентацию, пропадет наглядность. Мы станем объяснять решение клиенту на словах, и это будет непонятно. У него появятся вопросы, и мы не сможем это так же красочно описать словами, как сейчас слайдами.

Если вами одолевают эмоции, это тоже можно предъявить — но честно, с уважением к собеседнику, не водя его за нос. И проявить заботы тоже не повредит:

Вань, я понимаю, что ты хочешь сделать короче. Но я убил на эту презентацию шесть часов, и мне сейчас будет очень обидно ее резать. Давай я тебе покажу, что тут и зачем, чтобы тебе было удобно показывать ее клиенту.