Автоматизация как подход расширить и углубить.

Корневая информационная система должна быть у любой компании, это может быть 1С, битрикс или более навороченная ERP система (enterprise resource planning). На крайний случай должно быть то, что мы можем называть информационной системой.

Для последующей автоматизации в любой ИС (информационная система) крайне необходима следующая функциональность:

• важные части системы - база данных, отчетная система, интерфейсная часть, документация, доступ в службу поддержки ИС (в случае покупной ИС).
• внутренняя расширяемость ИС, это касается расширения базы данных, отчетной системы и интерфейсной части (добавлять новую функциональность). Не помешает внутренний язык программирования или подключение модулей не важно на каком языке программирования.
• внешняя расширяемость ИС - это наличие интерфейсов для запросов информации с возможностью двустороннего обмена (чтение и запись данных). Возможность править такие интерфейсы и расширять.
• все расширить и углубить. Если сейчас идет выбор ИС для предприятия выбирайте именно по таким критериям. Если ИС не предоставляет расширений или предоставляет только через свою разработку - это плохая ИС. Но в каких-то крайних случаях можно пойти и на разработку со стороны поставщика ИС. Примут в действие регламентный документ, а поставщик еще будет полгода дорабатывать новую функциональность. Как соблюдать закон? Это будет проблема. Пример: налоговая вводит отправку новой отчетности специального формата, а поставщик запланировал 90 дней для реализации этой отчетности. И через 3 дня налоговая приходит к вам с проверкой и радостно выписывает штрафы.

Корневая система несет важную функцию, возможно не очевидную, но очень важную. Это система для приема информации. Все поступающая информация должна проходить через корневую систему. В случае наличия второстепенных внешних систем это сложно и возможно нереально, но к этому надо стремиться. Зачем? Корневая ИС у нас гибкая и расширяемая, можно в любой момент получить доступ к необходимой информации, оформить в отчет и т.д. Не факт, что второстепенные системы такие же гибкие и расширяемые. Вся информация в одной системе позволит любой отчет сформировать.

По поводу ИС все понятно. Возникает задача добавить к ИС новую функцию, допустим систему регистрации договоров и их автозаполнение. Вариантов тут несколько:

1. Делаем сами в рамках расширения ИС - отличное решение. Плюс: все в одной системе, наши специалисты знают, что там и куда, в любой момент могут что-то исправить, расширить и углубить. Проблем нет, но есть минусы: разработка своими силами потребует времени и специалистов, которые смогут это сделать, что не всегда сразу есть в наличии.
2. Обратиться к поставщику ИС, может у них есть соответствующий модуль. Неплохое решение. В краткие сроки получим новую функциональность. Минусы: потребуется деньги на покупку и время обучиться сотрудникам, возможно данная система не на 100% закроет потребности и потребуется или внутренняя доработка или обращаться к поставщику, что опять время и ресурсы.
3. Посмотреть на рынке есть ли необходимая нам система и выбрать лучшую. Вариант хорош тем, что можно выбрать и подобрать максимально соответствующую потребностям систему. Да, она будет вне корневой системы, но мы выбрали идеальную для нас систему, она прям отлично впишется в наши потребности. Минусы: данная система никак не связана с нашей корневой системой.

У нас две системы, которые между собой надо связать. Что здесь важно?

Синхронизация данных, круговорот данных между двумя системами, надо выделить пересекающиеся данные между двумя системами. В нашем случае, это данные клиентов. Т.е. по клиенту заполняется договор информация о клиенте должна поступить из корневой ИС. А в корневую систему должна уйти информация по заключенному договору.

Актуальность данных, касается частоты синхронизации. Чем чаще системы обмениваются между собой - тем лучше, идеально, когда в реальном времени. Например: клиент сменил паспорт, пришел и обновил по себе информацию, после чего оформил себе еще один договор. Данные клиента мы обновили в корневой системе (система приема информации), в системе договоров будут какие данные паспорта в этом случае? Другой пример: клиент оформил себе допсоглашение к договору во внешней системе, когда эта информация попадет в корневую систему?

Регламент данных, круговорот данных должен быть описан в регламенте, исполнители должны четко представлять себе куда заглянуть, чтобы удостовериться где и какая информация вводится, как обрабатывается и все остальное. Важно! Регламент данных должен быть актуален.

Задачка: Появляется третья система и ей нужны данные о договорах, откуда берем информацию?