Автоматизация как деградация пользователя.

Как автоматизация влияет на конечного пользователя? Хорошо ли пользователю от наличия автоматизированных процедур, которые призваны облегчить его работу? Давайте разбираться.

Какие задачи решает автоматизатор в организации? Это задачи касающиеся автоматизации бизнес-процессов организации. Есть несколько подходов: самописные средства автоматизации в рамках существующих информационных систем или поиск и покупка решений из коробки. Наиболее часто используются оба подхода. Для чего нужна автоматизация? Несколько причин: минимизация ошибок, устранение труда сотрудников для рутинных и объемных операций, оперативная обработка информации, с чем не справится сотрудник (не настолько быстро).

Общая цель Автоматизации - это решение вопроса выполнения рутинных задач большого объема не руками пользователей. Примеры таких задач: обработка потока транзакций по картам, формирование множества проводок согласно алгоритма, формирование отчета (сбор информации и приведение к форме отчета).

Казалось бы благие цели, что может пойти не так. Разберем пример:

• для отражения финансовой операции в бухгалтерском учете предстоит создать некую схему проводок. Допустим, это банк, ведем обработку овердрафтной операции, но без вникания в суть (сложности нам ни к чему).

Процедура выполняется ежедневно по всем клиентам с овердрафтом. Грубо - по одной операции надо создать 3 проводки (или 2). При наличии 100 клиентов - это 300 проводок, что вручную создать затруднительно, необходима автоматизация этого процесса.

Процедура автоматизации создает все необходимые проводки и печатает необходимые формы документов. Это все происходит по нажатию одной кнопки.

Пользователь в итоге выполняет нажатие на одну кнопку каждый день и … все! Это плохо. До ввода этой процедуры пользователь выполнял операцию вручную, прекрасно разбирался в созданных проводках и результирующих документах. В итоге эти полезные знания будут вымываться из навыков пользователя.

Зачем нам пользователь? Не нужен, кнопку по таймеру можно нажать и автоматически.

Есть ли в этом деградация навыков пользователя - да, это именно деградация. Пройдет 2-3 месяца и все, получим “я тут только на эту кнопку каждый день нажимаю”. После чего полезут ошибки, в параметрах операции (исходные данные). И в созданные документы никто смотреть не будет, т.к. это же кнопка их создает, вот у автоматизаторов и узнавайте что там и куда.

Автоматизаторы в итоге дорабатывают процедуре дополнительные функции по контролю и проверкам, что усложняет процедуру и усложняет процесс тестирования и проверки работы.

В итоге, идет борьба бобра с ослом, в то время когда одни тупеют, другие вынуждены увеличивать объем программного кода, чем усложняют свою работу и в конце концов начинают выполнять функции таких сотрудников. Через полгода из исполнителей уже никто и не помнит схему проводок и настройку параметров операции, бухгалтерия кивает на автоматизаторов, те с удивлением листают свой код, пытаясь быстро разобраться, починить и вернуться к автоматизации следующей операции.

Кто виноват и что делать? Виноваты тут все.

Пользователю: необходимо разработать периодичность проверки знаний по автоматизированной операции, чтобы не забывалось. Имеет смысл привязать это все к премированию и росту зп, чтобы была жесткая мотивация. Для организации сотрудник, который сам может починить инструменты автоматизации без самих автоматизаторов максимально ценен. В своей практике, этим приходилось заниматься мне как автоматизатору, я был заинтересован в умных сотрудниках. Необходимо доводить такие моменты до руководства.

Для автоматизатора важно наличие технического задания на процедуру, согласованное с заинтересованными лицами, наличие документации для пользователя, где указаны все порождаемые сущности (в нашем примере схема проводок), содержание ТЗ и документации в актуальном состоянии. При первой проблеме отправлять сотрудника к документации, а не отвлекаться самому. Ясные и подробные комментарии в программном коде еще никому не вредили.

Другой пример: необходима процедура формирования отчета по некоторому алгоритму. Код максимально простой, запрос к БД, форматирование данных, заполнение выходной формы или выгрузка в файл в необходимом формате.

Что может пойти не так? Предположим, что отчет формируется один раз в 6 месяцев, один раз его можно сделать совместно с исполнителем, но в следующий раз (через полгода) исполнитель точно все забудет (или будет новый исполнитель). Есть отчеты для формирования один раз в год, с ними еще сложнее.

Что делать? ТЗ и документация в данном случае незаменимы. Если отчет совсем простой, в коде расписывается общий алгоритм формирования отчета. В крайнем случае, исполнителю предъявляется кусок комментария из кода.

Дополнительно: обычно отчеты со сроком подготовки 6 или 12 месяцев очень подвержены изменениям со стороны законодательства. Очередная процедура формирования отчета может состоять из следующих операций: разобраться, что было сделано; разобраться с нормативными документами по изменениям в данной отчетности; доработать отчет; передать исполнителю; обязательно внести изменения в ТЗ и документацию. К этому надо быть готовым и поторопить исполнителя заранее заняться отчетом.

Дополнительная задача для автоматизатора - не давать деградировать исполнителям!