Модель RACI для HR

Классическая проблема HR: слишком много этапов и действующих лиц в разных процессах, что сказывается на бюджетах, процессах найма и адаптации новых сотрудников, а также на взаимодействии HR с стейкхолдерами и всеми заинтересованными лицами. В таком случае поможет матрица RACI – отличный инструмент, который HR’ы могут использовать для оптимизации ключевых HR-проектов и достигать лучших результатов.

Содержание

Что такое матрица RACI?

• Что это за инструмент и для чего?
• Преимущества использования матрицы RACI
• Недостатки использования матрицы RACI
• Пример матрицы RACI
• Как создать и внедрить матрицу RACI

Что такое матрица RACI?

Диаграмма RACI – распространённый фреймворк для управления проектами, который позволяет всем заинтересованным сторонам работать сообща, асинхронно и эффективно над достижением одной понятной цели.

Матрица позволяет поддерживать темп проекта и держать внимание в нужном русле, снижая уровень недопонимания и путаницы. То есть меньше неприятных моментов в духе «это не моя зона ответственности». RACI гарантирует, что каждый знает свою проектную роль и помогает избегать траты времени и бесполезных встреч.

Этот инструмент незаменим в кросс-функциональных проектах, где вовлечено большое количество субкоманд и отдельных персоналий.

Заполните матрицу RACI на старте проекта и избавьте себя от кучи головной боли.

Скачать шаблон матрицы (пароль 2738)

Что это за инструмент и для чего нужен?

Любой аналитический проект практически полностью завязан на «правильной» сборке команды. Представим, что вам из ничего нужно родить отчётность для C&B. Кто в рамках проекта будет отвечать за снятие запроса и определение ключевых целей и решаемых проблем? Кто будет подбирать инструменты и архитектуру для сбора данных? Кто будет контролировать выполнение локальных задач и крупных вех проекта? Вопросов много.

Слава богу, HR – это один из тех отделов, который имеет ключи от всех функций компании. И это хорошо, но и создаёт проблемы относительно внятности того, кто кому подотчётен и, кто несёт ответственность за реализацию проекта и принятие решений.

Без чёткого понимания каждым членом команды своей роли и обязанностей, проект, скорее всего, умрёт или будет выполнен на уровне говна и палок MVP.

Имея на руках отрисованную RACI проектная, команда сможет лучше координировать свою работу, если в проект вовлечены представители других отделов. Особенно тех, которые не переносят HR’ов.

Что означает RACI?

R: Ответственный

• Кто несет ответственность за выполнение работ?
• Исполнитель, также известный как «практический» специалист
• Как правило, они отчитываются перед менеджером

A: Подотчетный

• Кто курирует выполнение этой задачи?
• Это человек, который следит за тем, чтобы работа выполнялась должным образом
• Это менеджеры, которые редко бывают «руками» проекта, а скорее отвечают за управление людьми, которые выполняют задачи, и за обеспечение того, чтобы работа была выполнена в срок и с требуемым качеством

C: Поддерживающий / консультант (бизнес-эксперт)

• Кто может помочь в выполнении задания, если требуется дополнительная информация или поддержка?
• Этот человек не несет прямой ответственности за выполнение задачи
• Однако он предоставляет информацию, которая помогает лицу, ответственному за выполнение задачи
• С ними обычно консультируются по поводу их опыта в определенной области

I: Заинтересованная сторона

• Кого нужно держать в курсе хода выполнения задачи или результата?
• Как правило, это заинтересованное лицо высшего руководства или потенциально клиент
• Они не имеют непосредственного отношения к проекту, но могут быть его владельцем

Когда использовать RACI?

Как уже говорили выше – это идеальный инструмент для распределения обязанностей в кросс-функциональных командах. Особенно, когда между задачами есть зависимость или несколько процессов выполняются параллельно.

Вот когда точно полезно:

1. крупномасштабный проект с чётко сформулированными результатами по развитию культуры DEIB в масштабах компании, где будут вовлечены 100% сотрудников;
2. длительные процессы согласования или принятия решений тормозят запуск новой системы оценки и управления эффективностью;
3. есть конфликты по поводу «владельцев» задачи или ЛПР при необходимости пересмотреть систему HR-отчётности;
4. нарушено чувство «внутренний справедливости» в команде, когда HR работает с другими отделами и возникает ощущение, что одни «гасятся» от работы, а другие «горят»;
5. отрасль вашей компании строго регламентирована (фарма, атомка) и вы проходите / разрабатываете обучение по новым стандартам;
6. вовлечено более 2 отделов в проект;
7. команда сильно «течёт» и может полностью поменяться во время выполнения проекта, т.е. существует потребность в быстром назначении новых членов на конкретные задачи / роли.

Когда RACI неуместен?

• Команда действительно хорошо общается.
• Все сотрудники остаются на пике своей производительности.
• Проект достаточно мал, чтобы тратить время на выполнение шагов, описанных в шаблоне матрицы RACI.
• Команда проекта использует гибкую платформу, такую как Scrum.

Преимущества матрицы RACI

• Ясность: в ней четко определяется, кто несет ответственность за какие задачи и решения, что уменьшает путаницу и недопонимание.
• Подотчетность: Она устанавливает ответственность за конкретные задачи и решения, облегчая привлечение людей к ответственности за их действия.
• Улучшенная коммуникация: матрица облегчает коммуникацию, четко определяя, с кем необходимо консультироваться и информировать о конкретных задачах и решениях.
• Более эффективное принятие решений: RACI обеспечивает участие нужных людей в принятии решений, что приводит к лучшим результатам.
• Повышенная эффективность: матрица помогает оптимизировать процессы за счет выявления и устранения ненужных шагов или дублирующихся усилий.
• Лучшая координация: фреймворк помогает координировать работу различных команд и отдельных лиц, снижая риск задержек или пропущенных сроков.

Недостатки матрицы RACI

• Трудоемкий процесс: Создание диаграммы RACI может быть трудоемким процессом, особенно для более крупных или сложных проектов, или организаций.
• Негибкость: После создания диаграммы RACI может быть трудно вносить изменения, особенно если роли и обязанности уже определены.
• Чрезмерно регламентирована: В некоторых случаях таблица RACI может быть чрезмерно ограничительной, не позволяя членам команды брать на себя дополнительные обязанности или принимать решения, выходящие за рамки возложенных на них ролей.
• Отсутствие заинтересованности: Если члены команды не участвуют в создании диаграммы RACI, они с меньшей вероятностью согласятся с возложенными на них ролями и обязанностями.
• Ограниченный охват: Диаграмма RACI может быть сосредоточена только на конкретных аспектах проекта или организации и не учитывать весь масштаб проекта.
• Сложность: Для крупных и комплексных проектов может оказаться трудным отобразить все зависимости и потенциальные риски, что приведет к чрезмерному упрощению диаграммы

Пример матрицы RACI

Матрица RACI должна быть простым в использовании документом, который дает представление о проекте и ролях и обязанностях всех участников.

В этом примере были определены роли и обязанности, связанные с внедрением новой системы управления производительностью. Обратите внимание, что это документ высокого уровня, в котором излагается задача, конечный результат и кто несет ответственность, подотчетен, будет консультироваться или нуждается в информировании. Это не дорожная карта проекта.

Как создать и внедрить матрицу RACI

Напомним, что цель матрицы RACI состоит в том, чтобы вы четко определили, кто выполняет, просматривает, с кем консультируются и кто подписывает конкретную задачу.

Шаг 1: Используйте столбец A для перечисления задач проекта и конечных результатов

В столбце A вашего листа Excel создайте список всех задач, контрольных точек и решений, которые необходимо выполнить для вашего проекта.

Делаем:

• Организуйте задачи по этапам проекта, чтобы упростить чтение и понимание матрицы RACI.
• Но вы можете просто создать большой список задач, не разбивая их на этапы.

Шаг 2: Используйте строку 1 для перечисления членов команды и ролей в проекте

В колонке В и справа добавьте имена или должности/роли всех членов команды, заинтересованных сторон и экспертов по предметной области, участвующих в проекте.

Делаем:

• Включите всех членов команды, которые не будут непосредственно работать над проектом, но которым, возможно, потребуется консультироваться, управлять или, в конечном счете, принимать ключевые решения.
• Строка 1 служит заголовками столбцов для матрицы RACI.
• Чтобы сделать таблицу более понятной для других, рекомендуется использовать названия должностей или ролей вместо имен, если вы не знакомы с именами каждого, особенно если речь идет о крупном проекте.

Шаг 3: Распределите обязанности RACI по каждой задаче

В столбце B и справа назначьте R, A, C и I каждой задаче, указанной в столбце A. Начиная с первой задачи, переместитесь по матрице вправо и решите, кто будет отвечать (R) за выполнение работы, ответственный (A) за обеспечение выполнения задачи, к кому обратиться (C) за помощью или советом и проинформировать (I) о прогрессе.

Помните, что человек, назначенный R, будет выполнять работу, в то время как A отвечает за надзор за ней, C предоставляет информацию и советы, а I получает обновления, но не предоставляет обратную связь R или A.

Делаем:

• На каждую задачу должен быть только один ответственный и подотчетное лицо
• Цель матрицы RACI - избежать путаницы, а не усугублять ее, поэтому все должно быть ясно и просто
• Поощряйте общение и следите за тем, чтобы все заинтересованные стороны были постоянно информированы о том, что происходит в рамках проекта

Шаг 4: Предоставьте общий доступ к документу

Как только диаграмма RACI будет завершена, крайне важно поделиться ею со всеми членами проектной команды. Это гарантирует, что каждый понимает свою конкретную роль и обязанности на протяжении всего проекта, что максимизирует эффективность матрицы RACI. Можно сделать это перед кик-офф сессией.

Что делать и чего не делать при использовании матрицы RACI

Как специалист по персоналу, делаем:

• Назначьте только один уровень ответственности для каждого результата или группы действий.
• Наметьте конечные результаты и группы мероприятий, прежде чем распределять индивидуальные обязанности.
• Сосредоточьтесь на конкретных задачах проекта, контрольных точках и решениях, а не на общих или административных задачах, таких как собрания команды или отчеты о состоянии.
• Стандартизируйте подход во всех отделах и подразделениях, чтобы все были на одной волне.
• Чтобы избежать путаницы в отношении деталей и сроков выполнения, убедитесь, что задачи, перечисленные в вашей таблице RACI, согласованы с вашим планом проекта.
• Постоянно обновляйте и пересматривайте матрицу RACI, чтобы она отражала то, что происходит в проекте.

Не делаем:

• Остерегайтесь пустот в матрице – блоки, у которых нет I или C.
• Не возлагайте контролирующие функции на менее высокопоставленных сотрудников – сотрудники старшего звена должны выполнять ответственную роль и осуществлять надзор за проектами. Когда они выполняют роль «работяги», то это может стать бутылочным горлышком проекта.

Личный канал руководителя HR-аналитики Газпром Нефти | Об HR, психометрике и people analytics