Советы для работы в Google Календаре и Задачах

Google Календарь - пожалуй самый популярный сервис для планирования личного времени. У всех владельцев Android и почты Gmail есть доступ к этому календарю. Его бесспорное удобство в том, что он есть везде: и в браузере, и как приложение на любую платформу. Большинство сервисов для планирования и ведения заметок позволяют синхронизироваться с Google календарем.

Если вы обновите свой смартфон, все события в календаре останутся без изменений, и для этого не потребуется ничего делать. Даже если вы никогда не ставили перед собой цель активно им пользоваться - у большинства всё равно найдутся записи в Google Календаре.

Давайте разберемся какие есть у него перимущества и как упростить себе жизнь, пользуясь календарём.

1. Создавайте разные календари для разного типа задач.

Самое простое - разделить личные дела и рабочие, записывая каждые в свой календарь. Создание нескольких календарей позволит вам:

• Назначить календарям разные цвета, чтобы быстро визуально отличать личные задачи от рабочих и контролировать свою загруженность.

• Скрывать ненужные календари при необходимости. Держать перед глазами рабочие задачи, находясь в отпуске, не очень приятно. Да и планировать дела удобнее, когда отключил всё постороннее и сконцетрировался на одном календаре с задачами.

• Поделиться отдельным календарём с коллегами, членами семьи или друзьями. Например, можно создать календарь, где вы с друзьями будете записывать совместные поездки и вечеринки. При этом им не будет видно ваших личных или рабочих задач из других календарей.

• Если вы решите перенести все события из одного календаря в другое приложение - достаточно будет после переноса удалить календарь целиком, и все мероприятия из него удалятся вместе с ним.

Не бойтесь создавать дополнительные календари и работать с ними!

2. Используйте цветовое кодирование.

Даже если у вас всего один календарь, внутри него все мероприятия можно делать разного цвета. Для этого нужно нажать правой кнопкой на существующее мероприятие и выбрать любой цвет из списка. Удобно когда повседневные, не самые важные дела, обозначены едва заметным светло-серым цветом, а вот важные события я делаю яркими, тогда их становится видно среди остальных задач.
Можно окрашивать задачи в зависимости от их приоритета. Придумайте для себя какой цвет что означает и придерживайтесь этой системы.

3. Ставьте эмодзи / смайлы в названии.

Этот лайфхак актуален и для каландаря, и для списка задач, и я им пользуюсь даже для организации папок на компьютере. Ставьте перед названием эмодзи!
С телефона их ставить элементарно, а на компьютере с Windows достаточно нажать комбинацию Win и точки, чтобы открыть окно с эмодзи. В окне работает поиск по эмодзи на русском языке. Это очень просто: нажмите Win + . и пишите ключевое слово, причем он находит даже похожие по смыслу картинки.
Когда это еще полезно? Задачи в Google Tasks перекрашивать нельзя, увы, но для обозначения приоритета я ставлю в названии задачи цветные кружочки: 🔴🟡🔵. Они помогают при сортировке задач в списке. Например всё, что связано с котом, у меня обозначено 🐈, с уборкой - 🧺.
Если смайлы для вас слишком яркие, но как-то выделить название хочется - откройте Таблицу символов на компьютере или поищите таблицу ALT-кодов. Там есть подобные значки: ► ● ■ ♥

4. Перетаскивайте Задачи в календарь.

Не все это знают, но если открыть Google Календарь в браузере, справа будет видна панель с Google Задачами, Заметками, Картами. Задачи удобно держать открытыми и видеть всё, что нужно сделать.
Если вы пользуетесь именно Задачами таким образом - можно мышкой перетащить задачу на нужную дату и время в календарь.
К примеру, можно создать список задач "Сделать в этом месяце", и когда вы определитесь с датой выполнения задачи из этого списка - просто перетащите мышкой её на нужный день.
Обратите внимание, что на телефоне Google Задачи - это отдельное приложение, добавлять задачи можно только через него. Но уже созданные задачи видно и в обычном календаре, их можно редактировать. Неудобно конечно, но рано или поздно это поправят.

5. Добавляйте письма в задачи одним кликом.

Не самая очевидная, но очень удобная функция Gmail. Среди многочисленных значков сверху на панели, спряталась кнопка-галочка "Добавить в задачи". Можно добавлять важные письма в список задач, чтобы не забыть их прочитать или ответить на них. Работает как в браузере, так и на телефоне.
Большой плюс в том, что в задаче сразу создается ссылка на письмо и оно очень быстро открывается по клику, не надо искать в почте.

6. Используйте повторящиеся задачи.

Если вы, как и я, постоянно забываете делать что-то регулярно - для этого можно один раз настроить повторяющиеся задачи. Для этого подходят как обычные Мероприятия в календаре (заходим в любое и видим поле "Повторять"), так и Google Задачи.
При работе с повторяющимися Google Задачами есть пара нюансов, о них подробнее расскажу позже.

7. Решите для себя что добавлять в мероприятия, а что в задачи.

Не сваливайте всё в одну кучу! Далеко не у каждой записи в календаре должна стоять галочка "выполнено", но иногда бывает важно вспомнить - делали вы что-то месяц назад или нет. При этом есть подводные камни, которые могут вам испортить настроение и даже помешать эффективному планированию. Попробуйте поэкспериментировать и попользоваться какое-то время несколькими способами записывать ваши дела: как Мероприятия в календаре, и как Задачи в списке дел, решите что куда писать и придерживайтесь этой схемы.
Если вы боитесь запутаться - почитайте мою статью на эту тему: Задачи, события, напоминания, цели - в чём разница?

8. Создайте совместный с членами семьи календарь.

Муж постоянно забывает когда у вас годовщина? Не проблема, заведите общий календарь, внесите в его все важные для вас события. Календарь Семья создаётся автоматически, он открыт для всех, кого вы добавите в список членов семьи в настройках вашего Google Аккаунта. Для этого надо зайти в свой профиль Google - Настройки доступа - Ваша семейная группа. Именно таким способом удобнее всего настроить совместную работу с календарём внутри семьи.

9. Поставьте перед собой Цели и вырабатывайте полезные привычки!

К сожалению пока этот функционал есть только в мобильном приложении Google Календаря, а зря: это довольно удобная опция. Попробуйте зайти в мобильное приложение, нажать на большую круглую кнопку с плюсом и выбрать пункт Цель.
Цели - это что-то вроде трекера привычек. Цели могут быть разными: регулярно делать зарядку, гулять, читать. Google предлагает уже готовые варианты, но вы можете настроить и свою цель.
Удобство в том, что вы можете выбрать длительность и регулярность Цели, например читать в течение часа 5 раз в неделю по вечерам, и эта задача автоматически добавляется в календарь в ваше свободное время, а календарь услужливо напомнит вам о ваших задачах на день. Отличие Целей от повторяющихся задач в том, что в любой момент вы можете посмотреть статистику: как часто в этом месяце вы справлялись задачей? Не забывайте отмечать дни, когда вы достигали цели!
Добавлять Цели можно только в приложении, но пользоваться уже созданными можно везде.

10. Добавляйте места встречи к мероприятиям.

У любого мероприятия в календаре можно указать адрес. Это не только добавит к мероприятию фотографию нужного места, но и поможет соориентироваться со временем пребытия: смартфон может предупредить вас о том, когда следует выезжать из дома, чтобы по пробкам добраться вовремя.

11. Используйте горячие клавиши.

Пользоваться клавиатурой в Google Календаре удобно и эффективно, порой это быстрее, чем водить мышкой и искать нужный пункт меню. Полный список быстрых клавиш можно посмотреть в официальной справке здесь. Вот самые полезные из них:

• c — создать новое событие.
• Backspace или Delete — удалить событие.
• / — перейти к строке поиска.
• Цифры от 1 до 6 — переключить вид календаря: день, неделя, месяц, год, повестка дня.
• t — перейти на сегодняшний день.
• k или p — прокрутить календарь к предыдущему диапазону дат. То есть, если у вас календарь в режиме просмотра месяца, он прокрутится на предыдущий месяц. Если в режиме дня — на предыдущий день и так далее.
• j или n — прокрутить календарь к следующему диапазону дат.

12. Используйте ключевые слова в названии мероприятий.

Google Календарь умеет подставлять готовые яркие иллюстрации для целого ряда ключевых слов. Если использовать такие слова, ежедневная сводка будет выглядеть куда наряднее. Попробуйте создать мероприятия со словами Прогулка, Уборка, Кино, Кофе в названии. Полный список подобных слов-триггеров на русском языке я соберу и выложу на канале чуть позже.

13. Пользуйтесь расширениями для браузера.

Загляните в расширения для вашего браузера, для Google календаря придумали ряд полезного!
Например Checker Plus for Google Calendar™ добавляет в браузер выпадающее окошко с вашим календарём.
Google Calendar Weekend Highlighter делает цветную подложку у выходных дней, как в бумажных ежедневниках.
Hide morning in Calendar позволяет убрать "пустые" утренние часы в календаре, которые заняты вашим сном, и ничем более.
Google Calendar Plus позволяет внести во внешний вид календаря множество мелких изменений.
Раширений существует множество, и я уверена что вы найтёте намного больше, чем знаю я :)

Если вам было интересно - подписывайтесь на мой канал в Telegram - Irene Talks, там я буду рассказывать о планировании своих дел и помогу не утонуть в задачах и обилии приложений.