Риск-менеджмент в реальной жизни на примере планирования отпуска
Есть такая дисциплина — «Риск-менеджмент», которой занимаются управленцы. Её суть заключается в контроле над плохими возможными событиями для вашего проекта и снижении их негативного эффекта на конечный результат.
Этот процесс можно применять и в реальной повседневной жизни. Каждый из нас в каком-то смысле немного риск-менеджер, просто обычно мы делаем это интуитивно и в голове.
На дворе почти лето, и многие скоро поедут отдыхать. Давайте я на пальцах, а точнее, на примере планирования предстоящего отпуска, покажу, в чём заключается суть управления рисками и как это делают опытные руководители проектов.
Часть первая
Составление списка всех рисков
В чём вообще смысл этого процесса? По сути, в систематизации знаний и в «перекладывании» на бумагу того, о чём мы и так постоянно думаем. Он позволяет освободить «рабочую память» в голове, ничего не забывать и вовремя реагировать на какие-то события.
Договоримся, что успешный результат отпуска – получение от него максимального удовольствия, не потратив лишних денег.
Итак, наша первая цель – составить список всех возможных рисков. Для этого выступим в роли профессиональных параноиков😊. Мы, вместе со своим компаньоном сядем и подумаем над тем, что может пойти не так. С самого начала и до возвращения. Я не буду писать всё (получится очень много), а возьму пару основных рисков.
Сначала нужно правильно их сформулировать. Обычно это делается по модели «Условие — последствие».
- Не собрав чемоданы заранее, возможно, мы опоздаем на самолёт;
- При посещении массовых мероприятий перед отпуском, возможно, мы заболеем;
- При долгом нахождении на солнце, возможно, мы обгорим.
Каждый из них, на самом деле, представляет собой целую цепочку событий, например:
Мы не собрали чемоданы заранее -> С утра ушло много времени на сборы -> Такси не смогло быстро довезти до аэропорта -> Рейс не задержали -> Мы опоздали на самолёт.
Пока мы не «разорвали» эту последовательность, либо риск не материализовался, для нас он находится в активном состоянии.
На каждом из этих этапов есть вероятность того, что на следующий шаг цепочка негативных событий и не перейдёт, например, если поздно выехали, но такси «со свистом» довезло нас до аэропорта – мы всё равно успели. Но если все из этих событий произойдут, то риск материализуется.
Из этого следует, что термин «риск», на самом деле, применим к любой паре из цепочки.
Если наступило утро накануне вылета, и мы не собрали чемоданы заранее, значит, первое событие в цепочке уже произошло: «предпосылка» совершилась. Уйдёт ли у нас много времени на сборы — это пока открытый вопрос. Если и это произойдёт, то итоговая вероятность опоздать увеличится. В наших силах минимизировать её, например, продумав план смягчения «бегом собрать чемодан и взять лишь самое необходимое». Но об этом дальше.
Работаем со списком: выделяем главное
После выявления всех активных рисков мы вносим их в таблицу. Напротив каждого нам нужно заполнить следующие параметры:
- Негативный эффект. Что произойдёт, если этот риск материализуется? Например, в нашем примере, мы опоздаем на самолёт;
- Серьёзность. Это уровень опасности риска. Рассчитывается как произведение Вероятности наступления на Ущерб от него. Эти параметры оцениваются «по ощущениям» по 5-ти балльной или другой шкале. В нашем примере вероятность может быть средняя – 3, а ущерб от опоздания на самолёт очень высокий – 5, ведь в этом случае нам придётся потратить много сил и денег, чтобы всё-таки попасть на отдых. Итого, серьезность в этом случае 3*5 = 15;
- Технические параметры: кто обнаружил, дата обнаружения, владелец и т.д.;
- Планы. Поговорим об этом в следующем абзаце.
Из всего списка выделяются 20-30% самых серьёзных по итоговым баллам, над которыми мы будем активно работать, за остальными просто наблюдаем. Делать что-то со всеми рисками сразу нет смысла, об этом гласит закон Парето.
Часть вторая
Напротив каждой строки нам нужно указать основной план действий с ним, а также план Б и С, если первый не сработает.
Идеально, чтобы один план приводит к снижению вероятности или упразднению более чем одного риска. Нужно рассматривать их не порознь, а в контексте порождающих их первопричин, а не следствий.
Как определяются планы? Они пишутся в соответствие с выбранной стратегией работы. Стратегии существуют следующие:
Устраняем условие(я) и, как следствие, связанный с ними риск. Эта стратегия соответствует способу «Активно работать» и предполагает составления «плана предотвращения».
Обычно не целесообразно снижать какой-то один риск абсолютно до нуля, лучше потратить эти же усилия на уменьшение вероятности наступления нескольких других рисков. Но из-за когнитивного искажения «Предпочтение нулевого риска», психологически людям нравится выбирать именно эту стратегию, полностью исключая какой-то риск. Часто этим пользуются маркетологи. Например, вам могут предложить доплатить «всего 10000 рублей» к путёвке в отпуск, добавив туда страховку от переноса рейса и исключив этот риск полностью, хотя, по статистике, в авиакомпании, которой вы летите, это крайне маловероятное событие с шансом 1 на 10000 полётов. По итогу вы платите очень большую сумму в сравнении с вероятностью для наступления этого риска. Но психологически так комфортнее – ведь теперь мозг может вообще об этом не париться.
В нашем примере план предотвращения – сбор и приезд в аэропорт ещё с вечера: в этом случае мы точно не опоздаем на рейс. Но, согласитесь, это выглядит немного избыточной мерой.
Тем не менее для каких-то критичных случаев, обычно связанных с жизнью и здоровьем, эта стратегия может быть оправдана.
Принимаем превентивные меры по снижению вероятности наступления риска. Также соответствует способу «Активно работать», если уклонение невозможно или слишком дорого. Мы разрабатываем план смягчения, направленный на уменьшение вероятности наступления последствия без устранения самого условия.
Его допускается придумать для каждого этапа в цепочке негативных событий.
Это может быть вызов такси в аэропорт на 30 минут раньше: тем самым мы снижаем вероятность опоздать из-за пробок. Хотя она по-прежнему ненулевая, ведь на дороге может быть большая авария или перекрытие.
Планом Б, если всё же попадём в пробку, может быть онлайн-регистрация на рейс: с помощью получится сэкономить 15-20 драгоценных минут в аэропорту и снизить шанс опоздания.
Принимаем превентивные меры по уменьшению негативных последствий материализации риска. Соответствует способу «Наблюдать».
План реагирования заключается в продумывании того, что мы будем делать, если всё-таки опоздаем на самолёт.
Например, мы можем заранее посмотреть, где будем искать билеты на следующий рейс – это план А.
План Б: если же их не окажется, нужно продумать другие способы добраться до места отдыха: найти самый выгодный сервис аренды авто на 2 недели, чтобы добраться на машине.
Никаких планов не разрабатываем. Принятие бывает двух видов:
Активное – в этом случае мы создаём страховой резерв «на всякий случай». Соответствует способу работы «Наблюдать», если реагирование невозможно или слишком дорого. Примером данной стратегии может быть заведение будильника на 5 минут пораньше;
Пассивное – вообще ничего не делаем, просто реагируем по факту материализации риска. Соответствует способу работы «Пренебречь». Чаще всего в жизни мы поступаем именно так 😊. Например, если опоздаем, тогда и будем думать, что делать.
Перекладываем ответственность негативных последствий риска с нас на кого-то другого, без устранения его самого.
Можно договориться о том, что ответственным за сборы и поездку в аэропорт будет ваш компаньон. Минус этой стратегии, очевидно, в том, что, даже если виноват в опоздании будет кто-то другой, вам от этого будет не сильно легче: на отдых вы всё равно не попадёте. Многие пользуются этой стратегией постфактум, чтобы выплеснуть негативные эмоции, но, важным здесь является то, что договариваться об ответственности нужно заранее, о чём часто все забывают 😊.
Временно откладываем принятие решения до момента получения достаточной информации по риску. На разговорном «подумаем об этом ближе к делу».
Постоянное отслеживание и контроль
Управление рисками – это не только их выявление и составление планов в начале. Это ещё и постоянный мониторинг за состоянием и регулярное дополнение списка.
Когда вы уже улетели на отдых, риск опоздать на самолёт для вас становится неактуальным. Это необходимо отметить в нашем списке. Но, приехав в отель, вы можете выявить новый риск: в этом сезоне на побережье нашествие ночных ядовитых морских ежей, на которых можно случайно наступить. Это нужно обязательно учитывать, чтобы не провести отдых в госпитале вместо гостиницы. План смягчения здесь тоже присутствует: необходимо купить пляжные тапочки и не купаться по ночам.
Или, наоборот, какие-то риски могут материализоваться и таки стать проблемой :(.
Для полной картины ещё рекомендуется отмечать то, какие планы сработали, а какие нет, чтобы в будущем составлять их более эффективно. Например, вы всё же слишком долго пробыли на солнце и обгорели. План снижения не сработал. В этом случае нужно переходить к плану реагирования: бежать в ближайшую аптеку за пантенолом!
По сути, это всё, что нужно знать про управление рисками. Конечно, в ИТ-проектах он учитывает больше разных аспектов, но основная идея изложена в этой статье.
Надеюсь, она подняла настроение и сделала процесс управления рисками чуть проще для понимания.
Подписывайтесь на мой Telegram-канал и добавляйтесь в друзья ВКонтакте :) Там я в тёплой ламповой атмосфере делюсь другими интересными мыслями из мира ИТ, тимлидства и не только.