Включите в план перерыв и прогулку, или Как эффективно спланировать рабочее время

🗣 Сентябрь набирает обороты, интенсивность повышается, поэтому сегодня немного о том, как спланировать свое рабочее время и повысить эффективность своей работы, не падая при этом с ног 😰

1. Пишите план задач на день. Банально, но это азы, основа, без которой трудно представить себе эффективную работу. Если в процессе вы почувствуете, что может эффективно работать и без плана, оставляйте его. Но сначала попробуйте.

🔖 План лучше писать накануне вечером или с утра в начале рабочего дня. Если вы пишите план на неделю — соответственно, вечером в пятницу или утром в понедельник.Чтобы план был исполним, оцените каждое задание — сколько времени займет его выполнение.

⏳ Не планируйте более, чем ¾ рабочего времени! Всегда есть обстоятельства, которые вмешиваются и которые вы не можете учитывать. Если суммарно время на выполнение ваших заданий занимает более ¾ рабочего дня, расставляйте приоритеты и вычеркивайте лишнее. Умение определить важное — это уже половина дела! 📌

2. Привязывайте встречи к календарю (да и любые задания, которые занимают конкретное время). Точно так же внесите в календарь повторяющиеся задачи (полчаса каждое утро на разбор почты, 15 минут в 16.45 на написание плана на следующую неделю и тд.). 🗓

3. Дробите большие задания! Часто мы откладываем выполнение задачи, просто потому что она слишком масштабная. Разделите ее на мелкие кусочки и «ешьте» по чуть-чуть. В идеале — отмечать прогресс выполнения (да хотя бы вычеркиванием задач в списке) и поощрять себя за выполненный кусок работы передышкой и вкусным чаем.

🛎 Если сложно взяться за работу — поставьте задачу-минимум по типу «главное — начать» (например, «Создать новый текстовый файл в папке, написать заголовок и вставить таблицу 2 на 6) и ограничьте себя по времени («Я поработаю над этим не более 10 минут»). ⏱

4. Не оттягивайте выполнение заданий, которые не займут много времени, но по какой-то причине не очень приятны. Например, позвонить клиенту, с которым вам сложно общаться. Сделайте этот звонок с утра. Иначе вы весь день будете ходить и помнить об этом звонке. Лучше выполнить — и забыть. Ну или хотя бы с чистой совестью и ощущением свободы работать дальше. 😌

5. Делайте себе перерывы! Никто не может работать 8 часов без передышки одинаково эффективно. Чтобы не выпадать из жизни в конце рабочей недели, контролируйте время перерывов. Например, делайте перерыв 5-10 минут каждые полтора часа до обеда и каждый час после обеда.

🤸‍♂️ Очень полезным будет выходить на прогулку во время обеда. Легкая физическая активность на свежем воздухе самым благоприятным образом повлияет на активность, мышление и работоспособность. Не пренебрегайте этим простым способом улучшить свое состояние!🌳

6. Сортируйте почту, не допускайте завалов. Выделите время, когда вы разбираете почту, например, с утра, и 2 раза в день, когда ее нужно проверить. Просматривайте письма, удаляйте или перемещайте в папки прочитанное, а письма, на которые нужно ответить или среагировать, помещайте в отдельную папку. 📩

7. Вспоминаем наших родителей, которые заставляли нас убирать на столе и в комнате) Конечно, все мы творческие личности, и хаос часто стимулирует идеи и вдохновение) Но очень сложно быть эффективным, если вы по 15 минут ищете нужную бумажку в куче на столе или важную информацию, которая хранится в документе «Без названия» в папке «Новая папка 5». Порядок облегчит вам жизнь и позволит выполнять задачи быстрее.🛋

8. Обязательно анализируйте, если что-то не получатся! Задержались в офисе? В последний момент выполняли важную задачу? Попробуйте уделить хотя бы пару минут анализу, из-за чего это случилось. Вы оттягивали выполнение задачи? Значит, в следующий раз дробите и начинайте раньше. Вы долго занимались документами? Систематизируйте из нахождение и обработку.

Чаще всего мы наступаем на одни и те же грабли, и часто просто осознания этих самых граблей уже хватает для того, чтобы избавиться от них. 🤔

9. Используйте помощники для планирования времени и учета задач. Это не только блокнот или ежедневник. Можно использовать задачи и календарь в Битриксе, приложения гугла — календарь, задачи и заметки. А также специальные приложения (Evernote, Wunderlist, TodoIst и др.). 💻

✍️ Пробуйте, используйте разные подходы, и не забывайте отдыхать) 📝