Последний месяц я хожу на собеседования и пытаюсь понять что же нужно компаниям от потенциального менеджера проектов. Рассмотрим несколько типичных вопросов и подходы к ответам на них.

Что нужно компаниям

Ответа на вопрос "что нужно компаниям" у меня пока для вас нет. Складывается впечатление, что многие компании ещё сами на этот вопрос четко ответить не могут.

Так как я довольно много читаю про теорию управления проектами, лучшие практики этих ваших аджайлов (статья про который скоро тоже выйдет) и прочие вотерфолы, я иногда несколько недоуменно читаю описания вакансий или слушаю рассуждение рекрутеров о позиции. Часто эти изливания крайне расплывчаты, в них путаются понятия и методологии.

В целом, это не так чтобы сразу ставит крест на подобных компаниях, но подобная каша в головах усложняет и без того непростой процесс поиска работы.

Я сделал для себя некоторые выводы после череды собеседований и изложу общий подход к ответам на типичные вопросы.

В статье используются некоторые материалы курса Job Interview Tips for Project Managers с платформы LinkedIn Learning.

Как отвечать на вопросы

Основной принцип - рассказывать истории.

Для простоты запоминания, уже был предложен метод STAR-L, что расшифровывается как

• Situation (ситуация)
• Task (задача)
• Action (действие)
• Result (результат)
• Learning (вынесенный опыт)

Таким образом, ответ на практически любой из указанных ниже вопросов складывается в следующий алгоритм:

1. Описание исходной ситуации, обычно это будет состояние рынка или потребность пользователя, которую адресует проект, в котором вы работали.
2. Изложение задачи, которую решали конкретно вы. Тут важно не делать ошибку, которую я сам на нескольких интервью сделал: описывать больше проект, а не ваши в нем задачи. Так как я за время последней работы привык рассказывать именно о проекте в целом, а не о моих успехах в нем (менеджер проектов смотрится очень кринжово, если начинает любой рассказ с того какой он молодец), на собеседованиях я в красках расписывал какие крутые штуки мы сделали. Проблема в том, что рекрутеры зачастую не могут сделать вывод об эффективности менеджера исходя из успеха проекта, если им напрямую об этом не сказать. Справедливости ради, в этом даже есть какое-то зерно разумности - многие мои начальники абсолютно никак не влияли на конечный продукт.
3. Перечисление действий, которые вы выполнили и которые привели к результату.
4. Озвучивание результата действий. Тут, насколько я понимаю, уже можно перейти на более общее описание ключевых показателей, делая при этом отсылку к действиям, типа "сделав Х мы добились повышения Y".
5. Подведение итогов о том, что лично вы почерпнули из проекта. Этот пункт особенно необходим, если речь идет о провальном проекте, т.к. основу нашего профессионализма составляют уроки, вынесенные из неудач.

Примеры вопросов и основа ответов

Проанализировав последние собеседования и поняв, что я, похоже, мало что рассказываю о себе и в основном по привычке пиарю минувший проект, я сел и записал ответы на большинство перечисленных вопросов. Так я могу перед собеседованием пробежать текст взглядом и сфокусироваться на том, что, скорее всего, хотят понять обо мне рекрутеры, а не на том, что хотелось бы рассказать мне.

Советую вам поступить также.

"Расскажите мне о том, как вы и ваша команда последний раз справились с дедлайном"

Как отвечать

• хрестоматийно применить STAR-L

"Расскажите о случае, когда всё пошло не по плану"

Как отвечать

• STAR-L с упором на L
• "Я никогда не проигрываю, я либо побеждаю, либо учусь" (с) Нельсон Мандела

"Компания хочет урезать расходы вашего проекта на 10%. Ваши действия?"

Как отвечать

• Хорошо начать с того, что вы будете коммуницировать команде подобные меры как нормальное течение бизнеса. Не следует воспринимать урезание костов как что-то личное. Бизнес на высоком уровне абстракции выглядит как экселька, цифры в которой должны сойтись, так что исполнители не должны почувствовать себя атакованными.
• Предложите план действий:
• Начать всегда неплохо с разумного сокращение расходов
• например, через пересмотр приоритета задач и отмену низкоприоритетных.
• важно не начать резать качество, о чем тут тоже стоит упомянуть.
• Уменьшение фронта работ. Конечно, потребности бизнеса нужно воспринимать как приоритет.
• Сообщить об изменениях всем, кто должен об этом знать. Это очень важный пункт.
• Эксперты предлагают также предложить "удлиннить таймлайн проекта", но мне кажется эта мера бредом, подробнее об этом читайте в статье про "железный треугольник проект-менеджмента".

"Расскажите о последнем опыте управления проектом"

Как отвечать

• Покажите, что понимаете общие принципы проект-менеджмента
• Начните со сбора данных о ситуации
• Продолжите анализом действующих лиц (стейкхолдеров)
• Разверните план действий
• Установите коммуникации
• Проанализируйте результаты, даже если проект провалился
• Лучше рассказать об успехе - очевидно, так будет проще произвести положительное впечатление
• Упомяните инструмент проект-менеджмента, которым пользовались. По моему опыту, даже простой задачник и заметочник используют далеко не все. Факт, который в мою голову никак не укладывается.
• Если только начинаете карьеру - можно привести пример из личной жизни, когда вы подошли к решению проблемы как к проекту.
• Например, распланировали поездку для группы людей.
• Или продумали переезд/ремонт.
• Или спланировали свое образование и источники финансирования.

"Как вы измеряли результаты проектов?"

Как отвечать

• Начните с утверждения, что практически всё поддаётся какому-либо измерению.
• Приведите пример
• Упомяните разные типы метрик:
• Внутренние Проект достиг ожидаемого результата, например:
• Улучшено качество обслуживания
• Увеличился оборот
• Уменьшились расходы
• Внешние
• Проект уложился в срок
• Проект уложился в бюджет
• Финансовые
• Произошел возврат инвестиций (return of investment, ROI - запомните это сокращение, оно используется часто)
• Увеличилась чистая прибыль
• Увеличилась ценность предлагаемой услуги
• Увеличился коэффициент удержания (если это в контексте бизнеса имеет значение)
• Погуглите прочие метрики, применимые для проекта и используете их устоявшиеся названия Нужно говорить на языке бизнеса, чтобы приносить этому бизнесу пользу.

"Расскажите о лучшем примере проектов, в котором вы работали"

Как отвечать

• Лучше выбрать пример успеха
• Начните снова с описания ситуации, так пример станет вовлекающим
• Расскажите почему пример актуален
• Говорите с энтузиазмом Я постоянно вижу на презентациях спикеров, которые унылым голосом произносят слова "мы невероятно счастливы представить вам..." или, ещё хуже, читают по бумажке как они были воодушевлены работой над проектом. Лучше забыть тот крутой речевой оборот, который вы хотели применить, чем прочитать его с бумажки.
• Избегайте жаргонизмы. Рассказывая о чем-то с воодушевлением, я сам иногда начинаю использовать непрофессиональные выражения, что в ситуации балансирования над пропастью, которой является собеседование, может стать тем дуновением свежего, но неуместного в текущий момент, ветра.
• Не забывайте говорить о своей роли в проекте. Как уже указывалось выше, я сам часто начинаю описывать проект, а не свою роль. Выстраивайте четкий наратив своего повествования заранее, если замечаете за собой подобную тенденцию.
• Упоминайте элементы проект-менеджмента, которые вы использовали
• Покажите, как осуществлялась коммуникация
• Перечислите стейкхолдеров, знать которых - важный элемент любого проекта
• Завершите пояснением, почему проект показался вам наиболее вдохновляющим.

"Какие методы проект-менеджмента вам известны"

Как отвечать

• Компании разрабатывающие цифровые продукты и технологии чаще пользуются agile
• Компании занимающиеся производством и инженерной работой чаще используют waterfall
• Другие часто используемые методы:
• Six Sigma
• Prince2
• Узнайте максимум информации о компании, которая вас собеседует и хотябы поверхностно ознакомьтесь с методом их проект-менеджмента.
• Расширьте перечень за счет изучения индустрии в целом
• В самой вакансии часто есть указание методологий, в рамках которых предстоит работать и/или сертификаты, которые хорошо бы иметь кандидату. Оба этих пункта помогут ответить на вопрос наиболее полным (читай, ожидаемым) образом.

"Какие инструменты могут позволить прояснить распределение ролей и ответственностей в команде"

Как отвечать

• Начните с утверждения, что иметь подобную ясность критически важно. Каждый член команды должен понимать, за что он ответственен и что от него ожидается. Решение проблемы донесения этой информации это рутинная задача любого хорошего менеджера.
• Один из методов описания ролей, который для этого используется, сокращают как RACI: Подробнее о методе в отдельной заметке.
• Responsible (ответственные)
• Accountable (подотчетные)
• Consulted (консультируемые)
• Informed (проинформированные)

"Вас назначили ответственным за запуск проекта, который следует планировать по методологии waterfall. Ваши действия."

Как отвечать

• Вопрос можно сократить до "как стартовать проект"
• Лучше всего подготовиться к ответу на вопрос качественно, так как знание этой рутины является важным качеством для проект-менеджера.
• Подготовка также позволит вам увереннее подбирать слова, что лишний раз убедит рекрутера в вашей компетентности.
• Краеугольные камни рутины:
• определение фронт работ
• умение планировать в рамках ограниченного времени и ресурсов
• составление перечня стейкхолдеров
• привлечение к проекту необходимых людей
• сбор информации о требованиях к решению
• умение задавать правильные вопросы

Опять же, подробнее я опишу рутину в отдельном посте.

"Расскажите об опыте работы над проектом в нашей индустрии"

Как отвечать

• Этот вопрос опять отсылает нас к домашней работе, которую необходимо делать перед собеседованием. Чтобы общаться на одном языке с рекрутерами, нужно иметь базовый багаж знаний о происходящем в индустрии в целом и в компании в частности.
• Почитайте новости на сайтах, пишущих об индустрии.
• Выпишите ключевые темы, тренды, понятия.
• Агенства типа Forrester делают периодические прогнозы, попробуйте получить доступ к таким (часто они закрыты пейволом), они позволят вам за счет аналитиков крупнейших компаний блеснуть видением будущего индустрии.
• Если работали в индустрии - разумеется упоминайте этот факт.
• Если не работали - разумно также упомянуть и это. Нет смысла утаивать этот факт, или, тем более, пытаться обмануть.
• Если есть опыт работы в смежной или схожей индустрии - попытайтесь провести параллели. Например, если работали в аэрокосмической отрасли и переходите в фармацевтику, смело говорите, что "работали в индустрии А, в которой регуляция строгая и качество является высочайшим приоритетом, как и в индустрии В".
• Какие главные действующие лица в индустрии? Например, если это медицина, обязательно нужно упомянуть медицинское страхование, которое напрямую влияет на перечень общедоступных медицинских услуг, а в следствии и на предложение на рынке.
• Какие риски характерны для индустрии? Например, если вы компания занимается разработкой приложений для конечных пользователей, доступ к данным и их защита будут значительным риском, приводящим к последствиям в виде регуляторов - которые, в свою очередь, являются важными стейкхолдерами индустрии.

Выводы

EVOpit.log

https://t.me/evopit:

Хроника продвижения по карьерной лестнице магистра биомедицинской техники.

Бонусом: концентрат трансгуманизма, гаджетов, биохакинга и прочего повышения продуктивности.