BPM'Online: Advanced Payment
Авансовые счета | Проекты в системе | Договоры
Выставление счетов на оплату
Разделы: Продажи, Документы, Счета
Участники: РП, Координаторы
Содержание:
1. Выставление счета вручную (промежуточный, нестандартный платеж)
2. Выставление счета на аванс (из процесса Продажи)
3. Выставление счета на закрытие (окончательный расчет, закрытие)
Счет на аванс вручную
Необходимость выставления счета по договору вручную (не автоматически по процессу из продажи) может произойти в некоторых случаях:
- счет нужен срочно, а договор еще не согласован (при условии, что контрагент заполнен в системе, создана карточка договора на оценку или конс. услуги, в которой заполнены коммерческие условия, и, конечно, существует сама продажа на оказываемую услугу);
- промежуточный платеж (нестандартная схема оплаты, в которой 3 или более платежа, выраженные частями в руб., а не в % аванса);
- …
Идем в раздел «Счета», нажимаем «Добавить», создается пустая карточка счета с типом «Исходящий», смотрим какие поля заполнились автоматически:
Номер сгенерировался автоматически, менять его не нужно, 1С присвоит свой. Дата выставления тоже присвоилась автоматически = текущая дата. Ответственный - тот, кто создал, это можно поменять, если есть такая необходимость.
Исполнитель – это одна из «наших» компаний, в последствии список будет отфильтрован по признаку. При необходимости нужно поменять на ООО ЕЭ или ИП, например.
Остальные поля нужно заполнить вручную, но сначала укажем, к какому договору выставляем счет, автоматически должны заполниться Заказчик, НДС и Сумма (аванса). Реквизиты заказчика подтянутся из выбранного контрагента автоматически, реквизиты исполнителя (наши) нужно выбрать из справочника.
Отдельно опишем связь с проектом в разделе 3. Выставление счета на закрытие (окончательный расчет).
Как заполнить поле Бухгалтер?
Если наша компания (исполнитель) = НАО «Евроэксперт», то выбираем «Асессорова Е.В.» (главный бухгалтер)
Если наша компания = ООО «Евроэксперт» или ИП, то «Синогейкина Е.Г.» (руководитель и бухгалтер по умолчанию, кроме Евроэксперт-Ипотека).
В счет необходимо обязательно добавить услугу из продажи и/или услуги всех связанных продаж, если это счет по двум и более связанным продажам (те же услуги должны быть указаны в договоре). Для того, чтобы добавить услугу в счет, нужно нажать на «+» в нижней детали счета «Услуги» и заполнить данные:
Подсказка: до услуги легко добраться нажав на договор, а потом на продажу в договоре, см. поле Тип услуги.
Стоимость при ручном заведении счета автоматически не считается, к сожалению, ее нужно посчитать, умножив сумму по договору на % аванса), либо, если это промежуточный платеж между авансом и закрытием, то вносим ту сумму, которая указана в договоре.
Сумма всех стоимостей, что указаны в детали Услуги = Сумма в счете. Это и есть сумма, которую мы выставляем Заказчику к оплате.
Визирование a.k.a. Акцептование, подтверждение
Далее обязательно направляем счет на визирование в бухгалтерию (верхняя левая кнопка «Действия»):
И выбираем визирующего (группа пользователей «Бухгалтерия»), проставляем цель визы и чек-бокс «Разрешено делегирование» (необязательно, но для того, чтобы визирующий мог делегировать задачу другому бухгалтеру)
Ожидаем, пока бухгалтерия завизирует счет и укажет статус «Не выставлен», автоматически должен присвоиться номер счета из 1С.
Процесс проставления визы (что видит Бухгалтерия):
Для печати счета необходимо нажать кнопку «Печать» вверху обновленного счета:
Из выгруженного в xls счета можно сразу получить скан-копию для отправки клиенту.
Например, такой счет получился в результате текущего заполнения:
Аванс (по бизнес-процессу из Проекта)
Задача на выставление счета в Системе должна приходить автоматически из процесса продажи на этапе Контрактация, когда договор согласован клиентом, после чего Система задаст РП вопрос «Выставить счет?»
Задачу можно отложить на время, нажав «Выполнить позже»:
Если продажа не предполагает аванса, вы можете выбрать ответ «Нет» и выставить счет только на закрытие.
После положительного ответа ставит Координатору задачу «Выставить счет по договору», при этом сам счет создается автоматически в разделе «Счета», посмотрим, какие поля при этом заполнятся автоматически:
Нам осталось лишь вручную выбрать Реквизиты исполнителя (р/с на который поступит оплата), Бухгалтера (см. раздел Выставление счета вручную), а также указать в детали Услуги стоимость услуги, она перенесется в поле Сумма – это и есть сумма для оплаты по счету. Для этого нужно дважды нажать на строку в детали услуги и вписать в стоимость.
Далее, когда счет готов, необходимо отправить его на визирование (как в предыдущем разделе): кнопка «Действия»:
Отправить на визирование, и далее:
Счет на закрытие (по процессу) из Проекта
Счет на закрытие по бизнес-процессу из Проекта доступен по ссылке.