Команда

Статья о том, как работать в команде, проводить сборы и делать это успешно благодаря фасилитации — сложно и вкусно

Область, в которую вуз окунает с первых курсов, но не учит этому. А если учит — то как уроки жизни: через ошибки, боль и слёзы. У нас есть проверенное совместным опытом классное решение: станьте фасилитатором. Именно вы — кроме вас некому.

Представляем конспект МК по эффективности групповой коммуникации и совместному принятию решений — по работе в команде — от Анны Сорокиной, руководителя Soft Skills Law Academy (SSLA). Тут речь о групповой работе в проектах в целом, в т. ч. и при решении кейса / написании меморандума. Будут непривычные термины, но от этого содержание только качественнее. О чём поговорим?

1. Препятствия эффективного группового общения,
2. Лидер-фасилитатор,
3. Культура эффективной коммуникации и уважения времени,
4. Психологические эффекты, повышающие эффективность командной работы,
5. Алгоритм совместного принятия решения,
6. Командный mind-management: правила эффективной групповой работы.

Удачи в совершенствовании!

Препятствия эффективного группового общения

Эффективность группового взаимодействия важна:

1. на переговорах
2. в коммуникации с командой
3. в проектной работе
4. при разрешении конфликтов
5. на встречах и совещаниях
6. да везде, даже в личной жизни

Очень-очень часто какими бы не были сокомандники профессионалами, их командная работа неэффективна, на сборах они молчат, говорят попусту, спорят без конструктива (ссорятся), не слышат друг друга, занимаются своими делами, не исследуют слова партнёра. А лидер своей харизмой подавляет окружающих. Ещё бывают «болота»: вы говорите-говорите, но не о том: о чём-то неконкретном или несвязанном с вашей целью, льёте воду, говорите, чтобы говорить: «Совещания — реальная альтернатива работе».

Блокаторы эффективности групповой работы

1. «я крутой, а ты нет» — такая установка может быть не только у харизматичного лидера, но и у любого тиммейта. Сильно блокирует полезность общения в целом, а про групповое и говорить не приходится
2. «каждый сам за себя» — нет общей цели, каждый приходит на сборы со своей картиной результата и формата совместной работы
3. «мы соперники, а не команда» — цель участника не победить вместе или получить классный совместный опыт, а показать какой он умный, опытный, правильно всё решающий без командного взаимодействия
4. «важнее казаться, а не быть» — делают вид общей дискуссии или просто занимаются своими делами — особенно актуально для онлайна, когда выключена камера (но и её включённость таким участникам не препятствует полистать ленту, початиться во время обсуждения)

Можно свести типы блокаторов в группы:

1. Нездоровое эго. Жажда признания, неприятие другого мнения: автор идеи воспринимает все вопросы как сомнение в его компетенции, «я и эти странные люди», «я не могу ошибаться». Сила эффективной коммуникации в синергии: мы вместе больше, чем по отдельности. Групповые идеи могут значительно превышать по качеству идеи отдельного человека. Поработайте с такими людьми — без этого будет невозможно работать в алгоритмах
2. Внутренняя конкуренция. Важно быть первым и самым умным, «зачем поддерживать идею, если она не моя?», кто-то из группы «топит» другого: задаёт вопросы, чтобы он не «выплыл», подсвечивает слабые стороны его идеи. Обращайте внимание на предмет конкуренции: когда возникают триггеры, от которых начинают конкурировать между собой члены команды, и развивайте корпоративную культуру, синергию как ценность. Когда у здоровых людей нет такого эго, в их команде нет внутренней конкуренции. Они создают коллективную синергию
3. Отсутствие вовлечённости. «Вам надо, вы и делайте», «это же вы решили, я тут вообще ни при чём», «давайте быстрей закончим и пойдём домой». Вы можете работать над классным проектом с хорошими людьми, но на встречах у них будут пустые глаза и никому из них не будет интересно. Разбирайтесь, почему у членов команды упала вовлечённость и мотивация: далеко не всегда это лень и халатность — у них могут быть личные проблемы, эмоциональное выгорание… Исправляйте это через личный контакт, прояснение ситуации, поддержку и неформальные встречи

Прежде чем создавать какие-то алгоритмы, техники коммуникации, нужно разобраться, есть ли в команде такие блокаторы.

Лидер-фасилитатор

Участникам следует работать над своими фасилитаторскими навыками, помогающими в управлении групповым мышлением. Делать сложное простым, разделяя процесс на этапы, вовлекать в него друг друга — это зона ответственности фасилитатора. Им в команде может быть не только руководитель, но вообще любой член: сегодня я, завтра ты.

Если этим занимается лидер/руководитель, то это скорее плохо, т. к. фасилитатором должен быть нейтральный персонаж, а у лидера всегда есть своя позиция, он будет её продвигать, а группа — сопротивляться.

Навыки фасилитатора

1. Заинтересовывать, чтобы команда не «отбывала» время сбор
2. Вовлекать — спрашивать, просить критику участников — важно для эффекта IKEA: «это не моё решение, то и отстаивайте его сами» — чем больше они вкладываются в проект, тем он дороже таким участникам: они будут охотнее отстаивать каждый тезис меморандума, когда будут знать, что он подтверждён их аргументом или благодаря им команда отказалась от слабого довода
3. Учить договариваться — один и тот же конфликт или идея видятся по-разному, а лидеру важно в этом добиться синергии: не ссоры и даже не спора, а обсуждения того, что все видят — помогайте друг другу договариваться
4. Распределять ответственность — за обсуждение, принятие решения, его реализацию
5. Мониторить выполнение решения
6. Подводить итоги — фиксировать, протоколировать

Принципы организации групповой работы

1. Тщательное проектирование групповой коммуникации

Есть пять вопросов, ответы на которые важно знать ещё на берегу встречи — 5P Майкла Уилкинсона:

1. Purpose — цель сессии. Зачем проводим эту встречу?
2. Product — результат. Что хотим получить в результате работы? Протокол? Дорожную карту дальнейшей работы? Лист задач: кто, когда, что делает? Продукт? Чек-лист, алгоритм дальнейших действий?
3. Participants — участники. Кого стоит вовлечь в сбор? Как они помогут в достижении цели сбора? Как им нужно для этого подготовиться? Часто бывает, что на сборе вы обсуждаете то, что кому-то одному неинтересно, он не связан с этим, его вообще тут не должно быть — его поведение будет влиять на весь процесс и его атмосферу: другие тоже будут выключаться. А может быть так: пришли нужные люди, но для достижения цели сбора им нужно было подготовиться: собрать материал или проанализировать имеющийся, например, прочитать ваши наработки по меморандуму или отчёт/доклад, прокомментировать их
4. Process — процесс. Как выстроить процесс, чтобы участники достигли цели встречи и хорошего результата? Фасилитатор, управленец групповой дискуссии, должен позаботиться об этом: запланировать на сбор мозговой штурм, перекрёстные намётки и идеи или презентацию участника — всё это зависит от цели и результата
5. Probable issues — возможные сложности. К чему нужно быть готовым? Свободны ли участники, есть ли у них в это время какие-то заботы и отвлечения (кому-то потребуется отойти или уйти пораньше), которые смажут эффективность работы?

Этим занимается фасилитатор. Всем участникам представляется готовая повестка из пяти пунктов:

1. Время и место
2. Цель
3. Вопросы для обсуждения
4. Участники
5. Продукт

А отдельным участникам (или всем вместе с повесткой, если задания одинаковые) сбрасывается «памятка участника»:

1. Домашнее задание: что и как сделать
2. Гайд по подготовке: советы по ДЗ

2. Управление своей и групповой энергией

Виды энергии группы

1. Физическая: мы устаём. И можем устать ещё до сбора и прийти на него вымотанными. Тут универсально помогает работа стоя, в движении, яркое освещение, свежий воздух, перекусы (лёгкие + много воды). А ещё 15-минутные утренние сборы, когда все полны энергией, очень эффективны и способны решить все вопросы. Пользуйтесь утром, оно бывает один раз в день
2. Эмоциональная. Тут помогает креативная визуализация: цвета, что-то располагающее к творчеству, игра, стикеры. Плюс будьте добрыми, благодарными, выражайте любопытство, дружелюбие, уважение и азарт. Стоп хейт, обесценивание, унижение, самоутверждение. Благодарите за обратную связь и цените её. Пусть людям нравится работать друг с другом. Любите друг друга💜
3. Интеллектуальная. Включите анти-базар. Обеспечьте сбор структурой и алгоритмами обсуждения, чтобы никто не отвлекался и не уходил в телефоны. Пусть они знают, что идёт сейчас и что будет потом; когда слушаем, а когда задаём вопросы или обсуждаем. Резюмируйте, фиксируйте: что сделали, делаем и будем делать, кто что предложил. Если кто-то отвлекается — это звонок не для осуждения, а пересмотра происходящего
4. Духовная. Каждому из нас важно понимать цель каждой коммуникации, почему она ценна именно вам. Заботьтесь об этом. Фиксируйте в повестке и заранее обсуждайте

Следовательно, энергию понижают:

1. Отсутствие целей или ожидаемого результата
2. Отсутствие повестки или хождение по кругу: повторные обсуждения одних и тех же вопросов
3. Монолог (особенно лидера) или базар
4. Деструктивные эмоции: особенно гнев или страх — обеспечьте круг безопасности и эффективной обратной связи
5. Отсутствие визуализации
6. Обсуждение сидя за столом
7. Компьютер / телефон — мешают погружению
8. Тяжёлая еда, кофе
9. Душное помещение (не только из-за воздуха, но и планировки в целом)
10. Низкие потолки
11. Отсутствие окон

3. Вовлечение и распределение ответственности

Вовлекать можно по-разному: можете в начале хоть гимнастику поделать, хоть в бар сходить. Но можно вовлекать через роли и распределение ответственности.

Структурные роли

1. Председатель/лидер. Соблюдение правил подготовки и проведения, постановка задач и назначение ответственных лиц
2. Организатор. Подготовка совещания, рассылка повестки, подготовка памятки
3. Участники. Личная подготовка и эффективное обсуждение. Не перекладывайте ответственность за эффективность на лидера, будьте проактивны, помогайте друг другу
4. Секретарь. Ведёт протокол, который доступен всем и всегда (да, даже на самом сборе)

Фасилитационные роли

Распределяются лидером между участниками.

1. Хранитель контекста. Соблюдение повестки: ставит группу на место, когда она отходит от неё — может корректировать повестку или требовать группу сосредоточиться на ней
2. Хранитель времени. Соблюдение тайминга: следит за конструктивным расходом времени
3. Хранитель знаний. Фиксация каждой ценной мысли: часто кто-то может случайно вбросить интересную идею, которая требует проработки. Но это надо ещё уловить! Для этого нужен человек, вылавливающий их из всего живого обсуждения
4. Хранитель энергии. Энергия совещания: следит за динамикой и уютом сбора; чтобы никто не заснул: предлагает сделать физические упражнения, проветрить окно… Поднимает энергию, как только почувствует, что она упала

В идеале такие роли и правила должен знать каждый и работать над эффективностью комплексно, но смысл всех ролей: поддерживать вовлечённость. Хранитель знаний не сможет отвлечься: ему нужно исполнять свои обязанности и искать классные мысли участников — аналогично и со всеми другими.

4. Управление динамикой группы /фокусы

Профилактика сопротивления. В команде может быть сопротивление при принятии решения или обсуждении. Нужна его профилактика:

1. Почаще легализируйте критику, чтобы она не накапливалась и сохранялся эффект IKEA: «прежде чем начну, помните, что буду рад максимальной критике»
2. Заранее развивайте идею фасилитации, берите подпись у каждого под ней, чтобы никто не бухтел: «что это за роли, о боже, зачем»

Устойчивость к провокациям. В один момент сокомандник прямо начнёт игнорировать правила: заниматься своими делами на сборе, бросая вызов правилам команды. Если одному можно, то так сделают и другие. Требуйте максимального погружения в сбор, а если у участника что-то очень срочное, то попросите сделать это в другом месте. Его срочные дела и необходимость отвлечься на них — нормально, ваша просьба — тоже.

Работа со сложными участниками. Всезнайки, балагуры, спорщики, провокаторы, шептуны — они будут брать на себя много времени, отвлекать команду от основного обсуждения. Уважайте их, дружите и будьте доброжелательны: заранее присваивайте всезнайке роль эксперта: «согласен быть экспертом по этому вопросу, чтобы мы обратились к тебе, когда потребуется? Супер, пока вернёмся к основной канве». Если провокатор задаёт много вопросов, спрашивайте: «зачем?». Если цель способствует результату, например, он хочет подчеркнуть какой-то риск, то фиксируйте это и просите его разобраться в нём.

Не оставляйте всё как есть, но не злитесь на них — просто направляйте их труд в нужное русло.

Да и вообще никогда не злитесь на друг друга, делайте [положительные] выводы, а не плачьте.

5. Вера в способности людей, искренность и открытость

Стратегический принцип, ценность, без которой с вами не захотят потом работать. Мы все классные в том, что нам нравится делать. Не принижайте это, а развивайте. Если не верите друг в друга, честность сокомандника, то проблема в вас.

Если кто-то косячит, не справляется со своей частью, не злитесь — не поможет. Помогите с его задачами и дайте ему время. А возможно ему просто неинтересно писать меморандум или готовить выступление: он вообще пришёл решать задачу, прорабатывать позицию, а не оформлять это в письмо или выступление. Ищите сильные и слабые стороны друг друга.

Алгоритм эффективного обсуждения и принятия решений

Без него на сборе в лучшем случае будет базар.

Пример. Встреча, на которой обсуждаете идею «стратегического развития группы на 2021 год». Просите каждого подготовить ДЗ: проанализировать, что изменилось за последний год и что делать с учётом этих изменений в следующем, чтобы выйти на те же показатели. В начале встречи объявляете алгоритм: «Коллеги, мы будем с вами рассматривать ваши предложения по следующему алгоритму и очерёдности»:

1. Внесение предложения. Инициатор описывает свою идею: подготовьте столько-то слайдов и с таким-то таймингом
2. Проясняющие вопросы. Только исследующие, проясняющие вопросы без обесценивания идеи и любой критики
3. Раунд реагирования. Только мысли и чувства без дискуссии — выстраиваем очередь участников, высказывающих мысли
4. Дополнения. Дополнения и уточнения со стороны инициатора: пусть он скорректирует и улучшить идею, учитывая мысли участников
5. Раунд возражений. Возможен только если видите ли вы причины, почему это предложение нам навредит или отбросит назад — важно, чтобы снять риск обесценивания человека
6. Интеграция. Поочерёдное снятие возражений инициатором и интеграция: инициатор записывает их и снимает без «базара»: он может сам понять, что его идея непрактична, интересна, но неосуществима — воспримет это не как-то, что ему завидуют, а по-честному услышит мысли, возражения, вопросы и придёт сам к их идеям без обид

Вводите алгоритм в повестке — если кто-то отступает от алгоритма, фасилитатор сможет поставить его на место.

Командный mind-management

Правила эффективной групповой коммуникации

1. Мнение каждого важно. У каждого из нас есть опыт и мнение, которые всем важны, высказывайтесь и делитесь своими мнениями и сомнениями, благодарите за другие точки зрения (члены команды не должны бояться лидера, задавать конструктивные вопросы), особенно если они не совпадают или не нравятся вам
2. Один диалог. Когда кто-то говорит, другие молчат, слушают и не вмешиваются в чужой диалог
3. Остаёмся в рамках темы. Любой участник, если слышит, что обсуждение уходит от повестки, говорит: «Мы ушли от темы!»
4. 4Д: «Достаточно, давайте двигаться дальше!». Но: одним может быть понятно, а другим нет, т. к. у участников разная скорость восприятия, спрашивайте друг друга: что понятно, а что нет
5. Сначала вопросы. Если категорически не согласны с мнением коллеги — с интересом начинайте исследовать его
6. Фокус на конструктиве. Не набрасывайтесь на провинившегося, не ищете виноватых, фокусируйтесь на слабых звеньях в системе и продумывайте улучшения, позволяющие подобным ситуациям не повторяться
7. Перезагрузка. Хранитель энергии следит и сигнализирует, если чувствует, что «больше невозможно», или видит, что люди начинают засыпать, проводит перерывы
8. Роли. Распределение ролей помогает распределить ответственность, провести совещания эффективнее и несут воспитательную функцию
9. Тайминг — святое. Начинаем и заканчиваем вовремя
10. Паркуем идеи. Ведите протокол с компьютера и выводите его содержание на экран (просто пишите в облаке), шаблон протокола совещания должен содержать повестку, участников, принятые решения, вопросы для обсуждения на следующем совещании, время, место и участников следующего совещания

Всё озвученное — целая культура эффективной коммуникации, а не отдельные инструменты работы. Развивайте её вместе с командой, культивируйте и уважайте друг друга.

Уважайте друг друга не только на сборах, но и в работе с документами — в этом вам поможет наш digital для молодых юристов — и не только: в нём описаны мастхэв фичи и программы для многих студентов ДВФУ. Но больше для молодых юристов, потому что всё там проверено на удивительном опыте учёбы в ЮШ — и, если опереться на него, можно взять максимум от бакалавриата и хорошо кайфануть.

А ещё у нас есть статья о лидере — мастрид, если вам нравится то, о чём мы пишем.

Литература

Новая информация требует многократного повторения для усвоения. Перечитывайте гайд и возвращайтесь к нему в мыслях, словах и поступках, а лучше возьмите на себя больше:

1. Секреты фасилитации — Майкл Вилкинсон
2. Руководство фасилитатора — Сэм Кейнер
3. Как спасти или погубить компанию за один день — Марк Розин
4. Визуализируй это: как использовать графику, стикеры, интеллект-карты для командной работы
5. Score для быстрого погружения в проекты — статья на dotorg