Как получать отчеты от команды регулярно и без пыток

Причина 1. Отчеты сложные и занимают много времени

Мы в работе очень часто сталкиваемся с тем, что часть отчетов сотрудников собираются "для галочки", но занимают 30-40 минут времени сотрудника в день.

Если говорить про работу отделов, чаще всего можно оптимизировать отчетность сотрудников через формулы в эксель (сотрудник руками вносит только нужные данные, а конверсии, средний чек и т.д. считаются самостоятельно и переводятся в ежемесячный отчет).

В работе сотрудников, отчет которых подразумевает план/факт, можно использовать скриншот страницы таск-трекера (если работаете в нем) или сообщение в телеграм (утром пишет, вечером редактирует):

В своей работе мы стараемся сделать так, чтобы ежедневные отчеты у сотрудников укладывались в 5 минут.

А вот пример неудобного, на мой взгляд, отчета:

Причина 2. Сотрудники не понимают "а зачем оно надо"

Безусловно важно донести ценность отчетов (тут можно и про саморефлексию и самооцифровку, и про аналитику, и про принятие решений).

На моей практике, лучше всего работают те аргументы, которые затрагивают ценности сотрудника.

Например: "На базе ежедневных отчетов, мы можем ярко видеть динамику твоего роста как менеджера" или "Ты хотела вырасти в руководителя, но для этого важно понимать, как контролировать команду и анализировать информацию". Напомнить сотрудникам, что отчеты- не ваша прихоть, а необходимый ресурс в работе руководителя.

Причина 3. Команда обнаглела

Да, такое тоже бывает. Авторитет руководителя для них не играет роли и команда просто работает, как ей удобно.

На мой взгляд, в этом случае работать методом "пряника" уже поздно, но очень важно разобраться в причинах.

• - Вшить отчетность в гибкую часть материальной мотивации (фикс. KPI) Пример: сотрудник работает за оклад в 50.000
  Так как отчетность- его прямая обязанность, мы можем "вшивать" ее в окладную часть
  40.000- оклад, 10.000 ты получаешь, если отчетность сдана в срок.
  Появятся возмущения, но в этот момент важно напомнить, что это часть его ежедневных задач, которые он ОБЯЗАН делать, если хочет работать в этой компании.
• + Сделать из отчетности игру (нематериальная мотивация) Пример: В этом месяце мы ищем самого ответственного сотрудника, поэтому каждый, вовремя и качественно сданный ежедневный отчет, дает вам по 1 баллу. В конце месяца, тому, у кого большее количество баллов, будет вручен презент... ( тут не стоит брать что-то дорогое, скорее символическое).
• Спорный метод, но на кого-то работает.
  В одной компании мы ввели систему, что каждый несброшенный отчет- 500 рублей с человека в общий банк. Общий банк шел на "печеньки в офис"/пиццу по пятницам и премию сотруднику, который делал за всех отчеты.
  В той компании это сработало, но этот метод нужно использовать с аккуратностью, как и любую систему штрафов.