S.M.A.R.T. - все слышали, но не все пробовали.
О постановке целей и задач по SMART слышали, наверное, все. Но практика показывает, что немногие пробовали внедрить этот инструмент в работу, т.к. это сложно/долго/занудно/когда-нибудь потом (выбери свое).
Что такое S.M.A.R.T.?
Если очень просто- постановка целей и задач таким образом, что они становятся ПОНЯТНЫМИ.
Часто руководители ставят задачи сотрудниками, но результата или нет, или он не соответствует нашим ожиданиям. Безусловно, не всегда проблема в постановке задачи, но по моей практике, в 80% случаев именно в этом.
Аббревиатура SMART- главные критерии при постановки цели/задачи:
Timely — ограниченная во времени.
Зачем оно вообще нужно?
Так как я очень люблю анализировать информацию, прежде чем делать какие-то выводы/принимать решения, год назад я провела исследование. Опросила 134 сотрудника (из которых 34 руководителя и 100 рядовых сотрудников), мне были важны ответы на два вопроса: почему ты не всегда выполняешь задачи качественно (читать как "оправдываешь ожидания того, кто передал задачу") и что мешает тебе выполнить задачу качественно.
Ответы на этот опрос лишь подтвердили мою гипотезу: 75% сотрудников просто не понимают, что именно от них ожидают. Как бы смешно не было, но сказка "иди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что"- это реалии многих руководителей сейчас. Далее сотрудники делятся на два типа: задают вопросы или боятся. Но культуру обратной связи мы обсудим в другой раз.
Чтобы у вас не было как в примере выше и нужна методика SMART. Безусловно, со временем она упростится, но у вас выработается привычка "выдавать полное ТЗ", а у сотрудников привычка задавать правильные вопросы.
Если для вас актуальна боль "неверно выполненных задач" очень рекомендую протестировать данный метод хотя бы 1 неделю. Но ежедневно и в каждой задаче.
Как использовать: теория.
При постановки задачи задаем себе следующие вопросы:
- S. Конкретная.
- Что ты ожидаешь получить в результате достижения этой цели/задачи?
- Кто участвует в реализации цели/задачи? - M. Измеримая.
- По какому показателю вы поймете, что задача выполнена? (тут формат да/нет тоже подходит, особенно при постановке задач)
- Какое значение показателя/метрики покажет, что цель достигнута? - A. Достижимая/реалистичная.
- Почему реально выполнить эту задачу/цель?
- Как убрать "ограничения" при достижении этой цели? (пример: я не могу выполнить план продаж, потому что нет лидов)
* Именно в контексте планов, рекомендую делать детальную декомпозицию плана (по дням/неделям/месяцам/лидам/чекам). Если будет актуально, расскажу как. - R. Актуальная.
- Зачем достигать эту цель?
- Для чего тебе нужен этот результат?
* когда сотрудник понимает цель результата, ему проще сделать результат применимым. Например: если мы говорим про таблицу, к внутренней таблице он не будет делать "инструкцию", а к клиентскому отчету будет. - Т. Ограниченная во времени
- Когда оптимальный срок для решения задачи?
- Когда срок решения задачи крайний (дедлайн горит)
* личная рекомендация в любых задачах рассчитывать дедлайн так, чтобы было время для правок.
Как использовать: практика.
Берем любую задачу, которая сейчас есть.
Прошу не сохранять статью на будущее, а прямо сейчас взять листочек/телефон, как удобнее, и попробовать.
Пример: "Мне нужно распечатать документы и привезти их в офис на подписание"
Как понимает эту задачу сотрудник: "когда-нибудь распечатай какие-нибудь документы и привези их в офис"
Как "отсмартовать" задачу: Привези мне завтра распечатанные документы из этой папки в офис к 14:00, получи мою подпись и отправь инвесторам не позднее 16:00).
В примере я специально привела "неполный" смарт, т.к. в нем мы не доказывали "достижимость цели". Мне очень важно, чтобы те инструменты, которые я использую/предлагаю клиентам были не "правильными", а работающими.
"Академическое" расписывание задач по SMART можно легко прогуглить, у меня другая цель.
В завершение
Я действительно верю в то, что для достижения оптимального результата важно правильно, "словами через рот" поставить задачу/цель. Особенно это важно при работе с новыми сотрудниками, т.к. "мэтча" еще нет и человек не понимает внутренних процессов вашей постановки задач.
Безусловно, когда команда сработалась и каждый находится на своем месте, часто детальный смарт задач не нужен, так как сотрудники "начинают читать мысли". В постановке целей не рекомендую от него отказываться, так как по практике, цели по смарту чаще реализуются, чем без него.