Делегирование: оценка приоритета задачи

У собственника бизнеса всего две руки и одна голова. И даже при большом желании, он не может выполнять все необходимые функции сам. Поэтому, в идеале, собственник собирает команду мечты и делегирует ей большинство полномочий, оставляя за собой ключевые стратегические задачи.

Если по какой-либо причине он продолжает нести груз операционки на своих плечах — формирование стратегии компании страдает и сам собственник вязнет в рутине, забывает о личной жизни и ключевых вопросах в бизнесе: “Куда мы идем? И как нам туда попасть?” В итоге собственник чувствует себя белкой в колесе.

С помощью этого материала вы сможете ответить себе на вопрос: “Какие задачи стоит делегировать своим сотрудникам, а какие решать самому?” Вы наконец сможете освободить себя от ”пожирателей времени”.

Многие руководители не склонны делегировать задачи своим сотрудникам, из-за своего убеждения, что сотрудники выполнят работу не так хорошо, как они сами. Частично они правы, но, как правило, сотрудники могут выполнить ту же задачу не намного хуже, чем это сделает сам руководитель. Тут важно, что если руководитель выполняет не приоритетную задачу самостоятельно, его временные затраты абсолютно не оправданы. Лучше сэкономить время, посвятив его стратегическим задачам, чем идеально выполнить задачу низкой приоритетности. Именно для повышения личной эффективности, эффективности руководителя, и нужно делегирование.

Во время своей практики коучинга я часто сталкиваюсь с ситуацией, когда собственники бизнеса понимают, что задачи нужно делегировать, но при этом сами же саботируют весь процесс. Обычно это связано с отсутствием понимания приоритетности решения задач. На самом деле ошибкой может быть и делегирование задач, которые нужно выполнять самому.

Как же определить свой приоритет делегирования? Для ответа на этот вопрос есть очень простой расчет, который состоит из четырех коротких шагов. Расчет займет у вас всего 10-15 минут, в зависимости от количества задач.

Шаг 1: Выписываем все свои зоны ответственности

Для начала составляем перечень ваших зон ответственности — конкретных задач, которые вы выполняете, с которыми вы сталкиваетесь на повседневной основе. Например, вы каждый день занимаетесь почтой, либо ежедневно общаетесь с клиентами и составляете коммерческие предложения, занимаетесь планерками с руководителями, контролируете выполнение юристами их работы и так далее. Таких пунктов может быть много, мы, для примера, составим перечень из 4 зон ответственности.

Шаг 2. Записываем средние временные затраты на зону ответственности в течении дня

Вы описали зоны ответственности, теперь определим, сколько мы тратим на них времени. Например, вы можете работать с почтой один раз в неделю в течении 1 часа. То есть вы уделяете почте в среднем 12 минут в день (60 мин / 5 дней = 12 мин). Расчеты делаем именно в минутах — так нам будет удобно посчитать на следующем этапе.

Шаг 3. Определяем важность каждой зоны ответственности

Определив, сколько времени в день вы тратите на каждую зону ответственности, ответьте на следующий вопрос: “Насколько важно, чтобы эту задачу выполняли именно вы?”. Оцените каждую зону ответственности относительно ее важности по 10-бальной шкале (важность выполнения именно вами).

Например: “Насколько важно чтобы почтой занимался именно я? — На 2 балла.“

Шаг 4. Определяем приоритет делегирования

После того, как мы определили параметры времени и важности по каждой зоне ответственности, мы совершим простое арифметическое действие — из максимально возможной степени важности зоны ответственности (10 баллов) вычтем текущую важность (вашу оценку важности задачи) и умножаем на время, затрачиваемое на данную зону ответственности ежедневно.

Пример: Проверка почты и ответ на входящие письма. Максимально возможный максимум — 10 балла. Вычитаем из него текущий уровень важности — 2 балла. Умножаем на время — 12 минут.

(10-2)*12 = 96 баллов

Итоговое число говорит нам о степени важности делегирования данной зоны ответственности. Как мы видим, в нашем случае собственнику надо как можно быстрее делегировать взаимодействие с клиентами и совсем нельзя делегировать собрания с руководителями.

Зона ответственности, которая набирает большее количество баллов — нуждается в делегировании в первую очередь. Её необходимо делегировать вне зависимости от ваших сомнений, насколько сотрудники будут эффективными в её выполнении и насколько вы и ваши клиенты привыкли к вашему участию в осуществлении этой задачи. Все эти вопросы могут быть решены. Сотрудников можно обучить работать с клиентами, а самих клиентов можно предупредить о смене человека, который будет контактировать с ними.

Используя такую оценку приоритетности, мы делегируем задачи не случайно, а продумано и обосновано. Вам нужно, чтобы зона ответственности, которая набрала наибольшее количество баллов была делегирована. Дальнейшие действия решаются с помощью четкой постановки цели и ее разделения на простые этапы во время проведения коучинга.

Используйте данную формулу для определения потребности в делегировании для всех зон ответственности — это гарантированно повысит продуктивность вашей работы. Расходуйте свой ресурс времени эффективно! Именно так вы быстрее достигнете ваших глобальных целей.

Ещё больше статей о построении и управлении командой и бизнесом в моём блоге: https://teletype.in/@symochkin.biz