Что можно делегировать ассистенту?

Приветствую! Впервые нанимаешь бизнес-ассистента или не до конца понимаешь, что на него можно сделегировать? Тогда этот гайд для тебя⭣

Дорожная карта гайда:

Кто такие ассистенты и с чем их едят?
Как начать делегировать уже на этой неделе?
Какие важные моменты не стоит забывать, когда только начинаешь делегировать?
Что чаще всего делегируют ассистентам? И что в потенциале вы сможете сделегировать?

Начать стоит немного издалека...

Давайте для начала разберём, кто такие ассистенты и почему сейчас о них так активно трубят во всех соц. сетях?

п.с. это шутка, пожалуйста платите ассистентам соразмерно их труду!

👨🏻‍💻 Бизнес/личный ассистент — это один из самых важных сотрудников в вашей компании, не важно, вы только начали её строить или уже имеете несколько миллионов оборота.

Основная задача и конечный продукт ассистента — разгрузить ваше время от операционных/рутинных/надоедливых задач, чтобы вы начали заниматься стратегией и продвижением своего бизнеса.

Но как определить эти “рутинные задачи” и эффективно делегировать их ассистенту? Об этом и пойдёт далее речь, ведь мы собрали для вас самые частые запросы от предпринимателей и клиентов компании Trinnko Recruiting.

Как начать делегировать?

1. Определить весь спектр ваших текущих задач.

Для первого этапа выделите себе 20-30 минут свободного времени, чтобы детально разложить по полочкам всё, что вы обычно делаете. Выпишите абсолютно ВСЕ задачи, которые были у вас на этой неделе, либо будут на предстоящей. Выписывать нужно всё: начиная от заправки кофемашины, заказа клининга, оплаты сервисов и заканчивая проведением созвонов, формирования регламентов для сотрудников и т.д.

Пример того, как я провожу неделю и какие задачи выполняю

Изначально покажется, что задач на неделе вы практически не выполняли, но разогнав свой мозг за 15-20 минут - удастся выписать те самые задачи “паразиты”, которые не влияют на прибыль, а попросту отнимают время.

2. Разделите все задачи на несколько групп

Расфасуйте выписанные задачи по трем группам, чтобы понять, какие вещи вы можете поручить ассистенту, а какие нет.

В первой группе — задачи, которые действительно способны выполнить только вы (в основном стратегические).
Вторая категория — повторяющиеся и обыденные дела (например, проверка электронной почты и организация встреч).
В третьем разделе — задачи, которые стоит поручить тому, кто выполнит их лучше вас. К примеру, личный помощник с крутыми навыками в видеомонтаже, быстрее вас смонтирует ролик для соц. сетей.

Пример того, как я распределил свои задачи

В моём случае созвоны — это стратегические задачи, так как из команды лучше всего привлекаю новых клиентов и продажи именно я. В свою очередь всякие составления вакансий/апдейты/формирование документов может сделать и моя помощница.

3. Тестируйте

Определив, что вы готовы делегировать, начните давать вашему ассистенту поэтапно каждую задачу из разных сфер. Важно! В моменте не давайте ассистенту 1000 разнообразных задач, ведь его котелок такое явно не выдержит (особенно если у ассистента мало опыта, либо вы впервые выдаёте задачи).

Давайте поэтапно распробовать каждое отдельное направление (рутина, маркетинг, дизайн, продажи, техничка и т.д.). В процессе делайте себе пометки карандашом, что у ассистента выходит лучше всего.

По итогам nn-ого количества времени и тестов, вы определите что ваш ассистент может выполнять лучше всего и в какое направление расти. Данными задачами будет нагружать его эффективнее всего.

Что важно учитывать при делигировании?

1. Не делегируйте 100% задач в первую неделю. В случае, если вы только наняли своего ассистента, то тут главным фактором будет — не пережать его количеством задач.

Ассистент точно такой же сотрудник, как и МОП/Менеджер/Дизайнер/Маркетолог. Изначально ему обязательно нужна адаптация.

Начать стоит с малого:

На первой неделе давайте около 50% от общего пулла ваших задач;
Постепенно на второй-третьей неделе его можно нагружать уже полностью, если на первой неделе он справился хорошо;
А вот на четвёртой неделе уже можно начать тестировать выдачу сверхурочных разнообразных задач.

2. Научитесь правильно работать с ассистентом, как с командным игроком.

Давать ассистенту задачу без дедлайна, а потом удивляться, почему он не сделал её к X дате — история нам сильно знакомая.

При выдаче задачи сразу учитывайте это:

Если задача с дедлайном, то обязательно информируйте ассистента о том, когда нужно её сдать;
Сообщите ассистенту о том, нужно ли информировать вас в процессе её выполнения;
Если задача творческая/техническая, то всегда прикладывайте референс, как вы хотите видеть итог;
Не требуйте от ассистента идеально выполнять то, что он вообще не умеет. Под подобные задачи нужно время для обучения или найм специализированного специалиста;
И ещё несколько важных моментов, которые вы поймёте только с опытом.

Какие задачи чаще всего делегируют предприниматели?

Вне зависимости от вашей деятельности (бизнес/инфобиз/ремесленничество), задачи ассистентов зачастую одни и те же.

Для удобства разобъём их на три категории:

Стандартные задачи:

Формирование таблиц и документов
Анализ и поиск информации в интернете
Travel-поддержка (бронирование билетов, отелей, создание карты отдыха)
Ведение деловых переписок с клиентами/контрагентами/командой/подрядчикаами
Ведение личного графика предпринимателя
Организация онлайн/оффлайн встреч
Помощь с организацией мероприятий
Поиск базовых сотрудников (помощники, СММ-спецы, видеографы и т.д.)
Переведение в текст видео/аудио материалов
Управление небольшими проектами и командами
Написание регламентов/должностных инструкций для сотрудников

Механические задачи (требуется обучать или брать ассистента с опытом):

Сборка чат-ботов на разных платформах
Сборка сайтов
Копирайтинг
Рассылки
Инвайтинг

Креативные задачи (требуется обучать или брать ассистента с опытом):

Монтаж коротких роликов для соц. сетей (Instagram Reels, TikTok, Youtube Shorts, VK Clips)
Монтаж длинных роликов для Youtube в профессиональных программах (Adobe Premiere Pro, DaVinci Resolve, Final Cut Pro и другие)
Составление идей и лукбуков для Reels
Поиск и придумывание идей для контента
Написание постов (экспертных, вовлекающих, продающих)
Создание дизайна (баннеров, превью, креативов и т.д.)
Работа с нейросетями
Поиск блоггеров для коллабораций

Звучит круто, а как это всё легко внедрить?

Общее понимание у вас появилось, теперь остаётся только пробовать. Для этого у вас есть два выхода:

Самостоятельно найти ассистентов через чаты/знакомства/сайты/агентства и набивать шишки в управлении данным сотрудником;

Либо нанять ассистента с 6-месячной гарантией у нашей компании “Trinnko Recruiting”, где мы под ключ: соберём детальный аватар как личных требований, так и профессиональных навыков ассистента, поможем с адаптацией и внедрением в команду, предоставим доступ к нашей закрытой базе обучений, будем сопровождать вас на этом нелёгком пути делегирования в течении всего времени существования нашей компании, а также переподберём ассистента если что-то не подойдёт.

Спасибо за прочтение! Верим, что это было полезно 😉

Если вы нуждаетесь в подборе эффективного ассистента, но не желаете тратить на это своё время, то смело ждём вас в Л/C - @trinnkoRecruit с кодовым словом «ПОДБОР»

Другие наши полезные статьи: