Ознакомление с должностной инструкцией руководителей и/или подчиненных
Пункты 1.5, 2.4 Части 1 GMP, 2.12 Части 2 GMP, пункт 11, 23-24 правил GDP ЕАЭС, раздел 5.3 ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 требуют, чтобы соответствующие обязанности, ответственность и полномочия были доведены до сведения соответствующих работников на ВСЕХ уровнях организации.
Соответственно возникает вопрос: до какого персонала и в каком объеме должны быть доведены сведения об обязанностях, ответственности и полномочиях каждого работника? Требуется ли знакомить подчиненных с должностной инструкцией руководителя, а руководителя с должностными инструкциями подчиненных? Будет ли отсутствие такого перекрестного ознакомления свидетельством нарушения (несоответствия) указанным требованиям?
Автор: Александр Александров, Виалек
Давайте попробуем разобраться.
Чтобы любая организация могла функционировать как управляемая структура, в ней должна быть определена ПОДЧИНЕННОСТЬ. Принятые решения должны на законных основаниях передаваться сверху вниз, а информация о результатах или проблемах также на законных основаниях запрашиваться и передаваться снизу вверх. С учетом этого понятно, что такой механизм не может функционировать, если не связать между собой разные уровни управления (исполнения) отношениями «права-обязанности».
Во-первых, у КАЖДОГО сотрудника есть НЕПОСРЕДСТВЕННЫЙ руководитель по КАЖДОМУ осуществляемому им виду деятельности (руководитель подразделения, в котором числится работник; руководители работ, к которым привлекается работник (например, для обучения работников других подразделений, для написания общесистемных документов, для анализа рисков, для расследования проблем качества, для самоинспекций (внутренних аудитов) и/или аудита поставщиков и т.п.). И, в каждом виде деятельности, руководитель только ОДИН, в отличие от возможности существования НЕСКОЛЬКИХ прямых руководителей своего подразделения (например, начальник подразделения, его заместители, начальник сектора (лаборатории, участка)). Поэтому КАЖДЫЙ работник ДОЛЖЕН знать, КОМУ именно он подчиняется по КАЖДОМУ виду закрепленной за ним деятельности, ЧЬИ распоряжения (поручения) и команды он ОБЯЗАН выполнять в конкретной работе. Отсюда следует, что ему должны быть известны (доведены до сведения) полномочия всех (вовлеченных) должностных лиц организации в отношении себя.
Во-вторых, работнику могут быть предоставлены права НЕПОСРЕДСТВЕННО руководить определенным видом деятельности ДРУГИХ работников. Тогда такой работник, как руководитель, ДОЛЖЕН знать ОБЯЗАННОСТИ, ЗОНУ ОТВЕТСТВЕННОСТИ и ПОЛНОМОЧИЯ лиц, которые ему подчиняются в той сфере, где ему предоставлено право быть НЕПОСРЕДСТВЕННЫМ руководителем.
- работник должен знать, КТО и В КАКОМ ОБЪЕМЕ наделен правом давать ему поручения. Следовательно, данные сведения должны быть до него ДОВЕДЕНЫ каким-то способом.
- работник должен знать, каковы ОБЯЗАННОСТИ, ОТВЕТСТВЕННОСТЬ и ПОЛНОМОЧИЯ тех работников, в отношении которых ему предоставлено право быть НЕПОСРЕДСТВЕННЫМ руководителем в той или иной области. Получается, и данные сведения до него также должны быть доведены.
Заключение
Если до работников не доведены ПОЛНОМОЧИЯ их непосредственных руководителей и/или должностных лиц, которые могут давать им ПОРУЧЕНИЯ, а в должностных инструкциях или других аналогичных документах не отражено, кому именно они подчиняются при выполнении своих конкретных функций и какие именно полномочия есть у непосредственного руководителя(-ей) – это НЕСООТВЕТСТВИЕ требованиям указанных стандартов.
Если руководители не ознакомлены в установленном порядке с ОБЯЗАННОСТЯМИ, ЗОНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ и ПОЛНОМОЧИЯМИ работников, в той части, в которой они НЕПОСРЕДСТВЕННО подчинены каждому из руководителей – это НЕСООТВЕТСТВИЕ требованиям указанных стандартов.
При этом СПОСОБ доведения до сведения и/или ознакомления требованиями стандартов не установлен, а значит устанавливается непосредственно организацией и является ДОПОЛНИТЕЛЬНЫМ требованием. Поэтому, отсутствие росписи работника непосредственно на должностной инструкции своего руководителя и/или подчиненного не может считаться ПРЯМЫМ нарушением нормативных требований (или международных стандартов). Для передачи важной информации и доведения ее до сведения существуют разные способы – от ознакомления с должностной инструкцией под роспись, до разъяснения схем взаимодействий, зоны ответственности и полномочий в ходе обучения, включение их в другие документы системы качества, например в стандартные операционные процедуры (СОП) и т.п. Главное, должно соблюдаться требование о ФИКСАЦИИ и СОХРАНЕНИИ соответствующей документированной информации, служащей СВИДЕТЕЛЬСТВОМ компетентности работника. Если нет документированного подтверждения - это НЕСООТВЕТСТВИЕ требованиям указанных стандартов.
👉 Больше информации на Telegram-канале СЛУЖБА КАЧЕСТВА
Обсуждения, дискуссии вопросы-ответы 👉 в чате специалистов по качеству