Насколько эффективны системы квалификации поставщиков и покупателей?

Первичная и повторная квалификация поставщиков и покупателей лекарственных средств для дистрибьюторских компаний считается одной из фундаментальных основ надлежащей практики дистрибуции лекарственных средств. Правила GDP устанавливают требование о наличии у держателя лицензии на оптовую реализацию лекарственных средств надежных процедур проверки полномочий и законных оснований у своих поставщиков и покупателей. К сожалению, даже на таком зарегулированном рынке, как фармацевтический, наблюдаются частые попытки продать фальсифицированные или украденные препараты, или незаконно купить препараты с контролируемым отпуском (наркотические средства, прекурсоры, антибиотики и др. препараты).

#gdp #scm #suppliers #customers #поставщики #покупатели #квалификация #qualification #risks

Правила GDP устанавливают требование о наличии у держателя лицензии на оптовую реализацию лекарственных средств надежных процедур проверки полномочий и законных оснований у своих поставщиков и покупателей.

Процедуры квалификации могут сильно отличаться своей детализацией и надежностью, но все же есть элементы, которые содержаться в процедурах большинства дистрибьюторов, такие как

подтверждение наличия сертификата GMP/GDP,
проверка лицензий и др. на сайтах уполномоченных органов,
документарный или удаленный аудит,
оценка подлинности сайта организации
и т.п.

Интернет-ресурсы обеспечивают определенную степень достоверности для проверки сведений о контрагенте – соответствие наименования, регистрационного номера организации, наличие лицензии, соответствие вида деятельности, соответствие адреса размещения склада, должностных лиц, включая Ответственное и (или) Уполномоченное Лицо, контактные данные. Использование для квалификации онлайн-ресурсов, поддерживаемых государственными органами и общедоступных баз данных считается стандартным требованием при квалификации новых поставщиков и покупателей. Однако и здесь нужно учитывать риски. Общедоступная информация может быть не только достоверной и удобной в пользовании, но и помогать мошенникам. Простая проверка соответствия лицензии и наличия сертификата GDP на сайте или в официальной базе данных может оказаться недостаточной.

Всегда нужно внимательно относиться к информации, публикуемой в сети Интернет. Размещение на сайте сканируемой версии лицензии или других разрешительных документов в чем-то может быть удобным, но и увеличивает риски неправомерного использования. Могут подделываться доменные имена, создаваться похожие (например, изменение .com на .net, добавление дефисов, незаметные орфографические ошибки и др.). В некоторых случаях мошенники могут использовать популярные почтовые сервисы, такие как Gmail, Yahoo и др. Методы мошенников становятся все более изощренными и, к сожалению, более убедительными.

Несколько примеров

19 июня 2020 г. в Агентство по надзору за лекарственными препаратами Великобритании (MHRA) поступила информация о мошенниках, пытающихся закупать лекарственные препараты, обращаясь с email с доменным именем www.smartwayphama.co.uk, которое очень похоже на доменное имя лицензированного дистрибьютора Smartway Pharma Limited. Поступающие электронные письма дополнительно содержали скриншоты подписей реальных сотрудников дистрибьютора, для большей легитимности. Мошенников выдало отсутствие буквы «r» в правильном доменном имени www.smartwaypharma.co.uk. Еще одним признаком мошенничества было то, что веб-сайт был зарегистрирован меньше месяца назад. Лицензированный дистрибьютор добился оперативного удаления веб-сайта и блокировки, поступающих с данного домена email.

Официальные онлайн-ресурсы и базы данных, содержащие информацию о лицензированных дистрибьюторах часто используются для целей квалификации поставщиков и покупателей лекарственных средств. Однако общедоступная информация может быть не только достоверной и удобной в пользовании, но и помогать мошенникам.

В конце июня 2022 г. в MHRA также поступила информация о двух попытках выдать себя за лицензированных дистрибьюторов в сети Интернет как с помощью мошеннических веб-сайтов, так и с помощью поддельных учетных записей, зарегистрированных в одной из наиболее широко известных профессиональных социальных сетей. В обоих случаях мошенники создали учетные записи LinkedIn, выдавая себя за сотрудников лицензированного дистрибьютора, в дополнение к выбору внешне убедительных доменных имен для своей незаконной деятельности.

В первом случае мошенник пытался заказать большое количество дорогостоящего противовирусного препарата, выдавая себя за сотрудника Danel Trading Limited, обращаясь с email c доменным именем www.daneltrading.co.uk вместо фактического домена www.danel.co.uk. Как и в предыдущем случае, веб-сайт был зарегистрирован всего за несколько месяцев до инцидента, в то время как официальный дистрибьютер имеет лицензию на протяжении нескольких лет.

Еще один случай – мошенники пытались выдать себя за представителей лицензированного дистрибьютора Brown&Burk UK Limited. Та же схема. Так же был создан домен www.brownandburk.co.uk вместо www.bbukltd.com и фальшивую учетную запись LinkedIn, пытаясь закупить партию лекарственных препаратов.

Во всех случаях мошенники были раскрыты в ходе тщательной проверки со стороны дистрибьюторов, куда поступали такие заказы. Это хороший пример того, как бдительность и усердие специалистов, ответственных за проведение квалификации поставщиков и покупателей, остаются важным элементом легальной цепи поставок лекарственных средств.

Что можно сделать?

Первое. Никогда нельзя полагаться только на информацию, предоставляемую контрагентом. Дополнительно необходимо:

более широко изучать официальные источники информации,
проверять, что предоставляемая информация соответствует официальным реестрам, адресам, контактным данным, должностным лицам,
проверять соответствие банковских реквизитов (по ранее оформленным заявкам),
наладить эффективное взаимодействие и обмен данными с финансовой и коммерческой службами,
учитывать традиционный поставляемый или закупаемый ассортимент, включая количества, периодичность заказа,
регулярно проверять сообщения от уполномоченных органов,
тщательно проверять все расхождения и (или) уведомления об изменениях,
проверять, что переписка ведется с официальных email лицензированных организаций.

Заключение

Действия мошенников могут быть решительными и убедительными. Поэтому ожидается, что дистрибьютор, работающий по правилам GDP, уделяет системе квалификации контрагентов достаточное внимание и что система эффективна для защиты цепи поставок. Поддержание системы квалификации требует сбора и обработки всех значимых данных о контрагентах.

🔹 Больше информации на Telegram-каналах СЛУЖБА КАЧЕСТВА, Учебный Центр "Виалек". Обсуждения, дискуссии вопросы-ответы в специализированных чатах

🔹Общий чат Службы качества (русский)

🔹Чат фахівців GMP/GDP в Україні (українська)

🔹Чат GMP/GDP в Узбекистане (O'zbek, русский)

🔹Чат GDP от А до Я (русский)

🔹Чат Аптечная практика GPP от А до Я (русский)

🔹Чат Клиническая практика GCP от А до Я (русский)

🔹Чат Regulatory Affairs от А до Я (русский)

🔹Чат Regulatory Affairs in Ukraine (українська)
Рекомендуем подписаться>>