March 25, 2021

Привлечение внештатных переводчиков для сопровождения аудитов и (или) инспекций

Любая современная организация сталкивается с необходимостью привлечения внештатных переводчиков, например для сопровождения проверок (аудитов, инспекций), проводимых (1) иностранными партнерами и (или) уполномоченными органами на территории организации, либо (2) самой организацией для своих поставщиков.

Авторы: Лидия Ленивко, переводчик с испанского языка, и Александр Александров, Виалек (по материалам конференции «Обеспечение качества лекарственных средств»)

На время прохождения (проведения) проверки переводчик олицетворяет лицо организации, косвенно влияет на ее авторитет и степень доверия со стороны проверяющих (проверяемых)

Характер взаимодействия

Процесс взаимодействия с переводчиком в ходе оценки организации на соответствие тому или иному стандарту (GMP, GDP, ISO 9001, ISO 17025 и др.) состоит из пяти базовых элементов:

  • (1) аудитор (инспектор) задает вопрос;
  • (2) переводчик понимает и переводит вопрос на язык проверяемых.
  • (3) проверяемые отвечают на вопрос(ы), сообщая по ходу какую-то информацию и (или) показывая какие-то документы и (или) записи;
  • (4) переводчик «пересказывает» эту информацию аудитору (инспектору) на уровне котором понимает, с использованием терминологии, которую знает;
  • (5) (аудитор) инспектор понимает и осмысливает информацию, полученную от переводчика.

На переводчике лежит ответственность за 2 и 4 этапы. Если на них происходит сбой, то 3 и 5 этапы (понимание информации) не будет полноценным, а иногда будет ошибочным. Очевидно, что многое зависит от переводчика, значит, надо серьезно отнестись к его поиску.

Какого переводчика и где его искать – ответ на данный вопрос может оказаться непростым. Сложности возникают потому, что не всегда организация четко представляет, какие именно функции лежат на переводчике, какова его роль во время аудита и (или) инспекции, нужен профессионал или можно позвать Сашу, который шесть лет жил в Америке, как оформить с ними отношения и как оценить качество его работы.

Ответ на такие вопросы зависит от того, хотят ли должностные лица организации «провалить» аудит и (или) инспекцию или обеспечить ее успешное прохождение (проведение).

Требования к квалификации

Без сомнения, самый плохой перевод лучше полного отсутствия перевода, но это относится скорее к экстремальным условиям, когда внезапно приходится общаться с иностранцами. В случае с аудитами и (или) инспекциями необходимо хорошо подготовиться.

Основные требования к переводчику:

  • (1) профессиональный устный перевод;
  • (2) знание требований стандарта, на соответствие которому проводится проверка;
  • (3) знание и понимание отраслевой терминологии;
  • (4) наличие знаний и, желательно, опыта в отношении техники проведения проверок и (или) тактики защиты проверяемых.

Второй и третий пункт – это очень важные квалификационные требования. Иначе можно долго рассказывать аудитору (инспектору) о мониторинге производственной среды в чистых помещениях, а иностранный инспектор усвоит только то, что мониторинг выполняется по средам в чисто прибранных помещениях.

Незнание профессиональной терминологии и базовых требований используемых стандартов часто приводит к таким перлам, как «падающие грибы» вместо «взвешенных частиц» или «микробные тарелки» в качестве «чашек Петри». Это автоматически ведет к дополнительному стрессу и нервозности всех участников проверки, напряженной рабочей обстановке, ошибкам, недопониманию и существенному снижению скорости прохождения (проведения) аудита и (или) инспекции.

Дополнительно переводчик должен придерживаться нейтральной позиции, соблюдать (руководствоваться) положениями профессионального этического кодекса переводчиков.

На время прохождения (проведения) проверки переводчик олицетворяет лицо организации, косвенно влияет на ее авторитет и степень доверия, что следует учитывать при выборе специалиста этой профессии.

Формат отношений

Отношения с внештатными переводчиками могут оформляться по двум схемам:

  • (1) закупка услуг внештатных переводчиков, оформляемая договором между юридическими лицами;
  • (2) персональные трудовые соглашения на выполнение конкретных разовых работ.

Первая схема предполагает, что организация передает часть работ, влияющих на уровень ее соответствия «на сторону», т.е. ЗАКУПАЕТ услугу. Соответственно, требуется проведение квалификации поставщика, включая аудит, внесение в реестр одобренных поставщиков, заключение договора и, возможно, отдельного (отделимого) Соглашения о качестве.

По второй схеме внештатный переводчик становится ВРЕМЕННО нанятым СОТРУДНИКОМ организации с персонифицированными ограниченными обязанностями, который должен их исполнять в соответствии с установленными организацией процедурами и правилами, УКАЗАННЫМИ в тексте трудового соглашения. Несмотря на временный характер деятельности, внештатные переводчики должны соответствовать документально установленным требованиям к квалификации. Соответственно, для них требуется подтверждение квалификации, программа первичного и (или) последующего обучения аспектам стандартов и правил, на соответствие которым проводится проверка (например, GMP, GDP, ISO 9001 и др.). Эффективность обучения должна оцениваться, записи об обучении сохраняться. В ходе выполнения поставленных перед переводчиком задач (заданий) и по его окончании такие «временные» сотрудники должны проходить процедуру сдачи выполненной работы на предмет соответствия требованиям (например, по корректности (правильности) перевода) подобно тому, как это делают сотрудники, находящиеся в штате организации. Другими словами, в данном варианте деятельность привлекаемых переводчиков регулируется статусом РАБОТНИКА организации (пусть даже временного), что не требует использования по отношению к ним требований к поставщикам услуг, но требует соблюдения требований к персоналу организации.

Обе схемы позволяют наладить управление, достаточное для обеспечения уверенности в том, что результаты выполняемой привлекаемыми переводчиками работы будут соответствовать требованиям, предъявляемым к качеству работы переводчика.

Заключение

Выбор схемы взаимодействия с внештатными переводчиками находится в зоне ответственности должностных лиц организации, ответственных за оценку соответствия и (или) сопровождение проверки организаций. Правила работы с внештатными переводчиками целесообразно ОФОРМИТЬ в виде стандартной операционной процедуры (СОП).


👉 Больше информации на Telegram-канале СЛУЖБА КАЧЕСТВА
Обсуждения, дискуссии вопросы-ответы 👉 в чате специалистов по качеству