Периодичность повторного обучения персонала

Обучение персонала является важным элементом работы по правилам GMP/GDP, ISO 9001, ISO 13485, ISO 17025 и др. стандартам. В соответствии со стандартами менеджмента качества необходимо обеспечить проведение первичного и последующего обучения персонала. А для того, чтобы не растерять достигнутый при первичном обучении эффект – требуется проводить повторное обучение с установленной периодичностью.

Автор: Александр Александров, Виалек

Правильная организация обучения дает гарантии успешного подтверждения соответствия нормативным требованиям, таким как GMP/GDP, ISO 9001, ISO 13485, ISO 17025 и др.

Введение

Нормативные требования требуют от регулируемых организаций проведения первичного и последующего обучения персонала, вовлеченного в обеспечение качества продукции и (ли) процессы системы качества.

Первичное обучение – такое обучение необходимо чтобы работник мог разобраться и научиться применятьсуществующие в организации методы выполнения предполагаемой для него работы. Обычно, первичное обучение связано с «познанием» норм и стандартов рутинной работы, а также с изучением возможных алгоритмов принятия решений при возникновении проблем в ходе достижения поставленных целей.

Последующее обучение направлено на постоянное (непрерывное) развитие навыков и умений в соответствии с текущими предъявляемыми требованиями. Последующее обучение дает обратную связь в виде новой интерпретации как фактов, так и ранее предпринятых действий. Таким образом, изменяется и поведение, и понимание работником событий и перемен внешней среды деятельности, новых планов развития и т.п. Последующее обучение делится на плановое (периодическое) и внеплановое (часто называют, экстренное). С внеплановым обучением все более-менее очевидно – оно проводится по необходимости, как составная часть (обязательство) корректирующих и (или) предупреждающих действий, для коррекции знаний и (или) поведения персонала из-за выявленных отклонений и (или) несоответствий, либо вследствие внутренних и (или) внешних изменений. Плановое (периодическое) обучение проводится для (1) расширения функционала работника, в том числе для временного замещения, (2) для углубления и (или) расширения спектра имеющихся знаний, которые к тому же стремительно устаревают, (3) для отработки навыков выполнения работ и (или) реакции на различные ситуации. Поэтому корректнее все же разделять последующее обучение на повторное (периодическое) и дополнительное (развивающее). Дополнительное – новые знания, новые (бесконечные) дали, кадровый резерв и т.п. Повторное обучение необходимо для закрепления знаний и отработки, и снова отработки навыков выполнения работ и реагирования на проблемы.

Очевидно, что полная версия высказывания Овидия «Repetitio est mater studiorum», которое в первозданном виде звучит «Повторение – мать учения и прибежище ослов (утешение дураков)», для педагогических целей явно не подходит. Римские сатирики были люди остроумные, но без комплексов. Поэтому дошедшая до нас народная мудрость, как и смысл повторного обучения, немного в другом.

Объем и формат обучения может быть разным. Объем обучения всегда делится на теоретическую и практическую часть. Теоретическая часть – это изучение (скорее, разъяснение) нормативных требований, практическая – разъяснение внутренних правил работы и отработка (приобретение, закрепление) необходимых навыков. Соответственно, формат обучения также бывает разным – самоподготовка, лекции, инструктаж, учебно-тренировочные занятия, учебная тревога (имитация) и т.п.

Для отдельных категорий персонала обучение дополняется специальным обучением. Например, проведение специального обучения требуется для (1) допуска к работе с наркотиками и прекурсорами, с опасной продукцией, такой как радиофармацевтические препараты, легковоспламеняющиеся, взрывоопасные и т.п., лекарственными препаратами, чувствительными к изменениям температуры и (или) времени хранения и транспортирования, (2) для допуска к работе в чистых помещениях, (3) с сырьем, (4) для проведения очистки оборудования и (или) помещений, (5) отбора проб и т.п.

Особое место в обучении занимает разъяснение правил и (или) отработка алгоритмов (модели) поведения в аварийных (экстренных) ситуациях, например: отключение электроэнергии на складах с контролируемой температурой; срабатывание сигнализации системы мониторинга; рассыпание (разливание) веществ в зоне развешивания сырья; аварийное отключение технологического оборудования в момент ведения процесса и т.д., и т.п. Для отработки надлежащей (ожидаемой) реакции персонала в таких ситуациях необходимо предусматривать проведение периодических тренировок.

Для того, чтобы не растерять достигнутый при первичном обучении эффект – требуется проводить повторное обучение с установленной периодичностью.

Обоснование периодичности

С первичным обучением все очевидно – оно проводится однократно на этапе введения работника в должность. Частота проведения периодического обучения нормативными требованиями (GMP/GDP, ISO 9001, ISO 17025, ISO 13485 и другими стандартами менеджмента качества) не установлена. Поэтому выбор периодичности обучения и ее обоснование всегда находятся в зоне ответственности ключевых лиц регулируемых (контролируемых, проверяемых) организаций.

Периодическое повторение теории необходимо для закрепления знаний и (или) углубления (расширения) понимания нормативных требований и (или) установленных в организации правил. Периодические тренировки и инструктажи нужны для отработки навыков действий, в идеале доведенных до автоматизма. Память человека не безгранична, и новая информация поневоле «затирает» старую. Человек со временем забывает многое и постепенно теряет приобретенные знания и навыки. Соответственно, периодичность обучения должна быть такой, какая не позволяет забыть все то, чему персонал был ранее обучен. Здесь, как и в спорте, тренинги и инструктажи во многом обесцениваются, если перерыв между ними слишком длительный.

Недостаток у работника знаний и навыков, необходимых для успешного выполнения порученных ему задач, не только увеличивает риски для качества, но и снижает мотивацию. Чем хуже работник профессионально подготовлен к выполнению своих рабочих функций, тем выше у него уровень энергетических затрат и стрессов, связанных с работой.

Для выбора и обоснования периодичности повторного обучения можно использовать методологию анализа рисков для качества, а можно обратиться к наработанной практике проведения обучения в сфере охраны труда, где на основании научных исследований установлен максимальный интервал между инструктажами по безопасным методам и приемам в работе – 6 месяцев. В охране труда принято считать, что если работнику более полугода не напоминают о том, что как он должен действовать в той или иной ситуации, навыки за это время утратятся и, если следующее обучение будет через год-полтора, это приведет к тому, что полгода-год никто ничего толком помнить уже не будет.

По факту многие организации придерживаются в два раза меньшего интервала – 3 месяца, считая, что больший интервал значительно повышает риск «подзабЫть» и вследствие «подзабИть» на установленные правила. Поэтому чаще всего, в охране труда можно встретить схему периодического обучения по каждой (!) инструкции раз в квартал, максимум – раз в полгода.

Более того, если какая-то аварийная ситуация имеет более высокую вероятность и (или) тяжесть последствий чем аварии, готовиться к реакции на такую ситуацию нужно более тщательно. Поэтому целесообразно вначале провести ранжирование всех документов и (или) ситуаций, требующих периодического повторного обучения. Те, которые имеют низкий ранг, должны быть предметом обучения противодействия им с максимальной частотой, например, раз в 6 месяцев. К ситуациям (проблемам качества, аварийным ситуациям) с более высоким рангом – готовиться нужно чаще.

Выбор частоты повторного обучения – на стороне организации. Важно (1) составить программы и график повторного обучения, (2) обеспечить его выполнение и (3) периодически оценивать эффективность такого обучения. Для этого нужно составить перечень процедур, методик и инструкций, требующих повторного периодического обучения. При необходимости дополнить его перечнем потенциально возможных проблем качества (отклонений, несоответствий) и (или) возможных аварий. И далее, с помощью методологии управления рисками обосновать частоту проведения повторного обучения для каждой категории персонала (администраторы, исполнители, контролеры). Для этих целей хорошо себя зарекомендовал метод ранжирования и фильтрации рисков.

На этом этапе можно сопоставить риск для качества и риск экономических потерь от неудачных (некорректных, хаотичных) действий или вообще бездействия персонала при возникновении проблем качества и (или) аварийных ситуаций (отключение электроэнергии, срабатывание сигнализации, и т.п.). Это может помочь в обосновании выбранной периодичности повторного обучения. Так как отвлечение персонала на повторное обучение конечно же снижает производительность труда.

Непосредственно график проведения повторного (как части периодического) обучения может быть ежеквартальным, но включать одну, несколько или все позиции из согласованного перечня. В этом вопросе выбор на стороне ответственных должностных лиц организации.

Заключение

Периодичность обучения по аспектам качества не установлена нормативными документами, соответственно находится в зоне ответственности ответственных лиц организации. В ходе аудитов и (или) инспекций на соответствие GMP/GDP и др. стандартов необходимо подтвердить, что:

составлены программы периодического обучения на всех работников, вовлеченных в процессы системы качества;
частота повторного обучения установлена и обоснована с помощью методологии управления рисками для качества;
имеются документальные подтверждения соблюдения установленной частоты для каждой из категорий персонала;
эффективность повторного обучения подтверждается в ходе самоинспепкций и анализа со стороны руководства.

При обосновании периодичности обучения необходимо учитывать: критичность выполняемых работ, частоту выполнения работ и (или) частоту возникновения аварийных ситуаций, а также число допустимых алгоритмов (моделей) поведения.

👉 Больше информации на Telegram-канале СЛУЖБА КАЧЕСТВА
Обсуждения, дискуссии вопросы-ответы 👉 в чате специалистов по качеству