Валидационный мастер-план: назначение, структура, актуализация

Валидационный мастер-план (ВМП) занимает важное место в документации фармацевтического предприятия. Этот документ всегда попадает в поле зрения аудиторов и (или) инспекторов. От качества его подготовки и текущей актуальности зависит не только степень регуляторного соответствия, но и эффективность планирования ресурсов.

Автор: Александр Александров, Виалек

От качества поготовки ВМП зависит не только результат инспектирования на соответствие GMP/GDP, но и эффективность планирования ресурсов.

Требования в отношении необходимости составления ВМП заявлены только в правилах GMP. Однако для организаций, деятельность которых регулируется правилами GDP, он также может оказаться полезным – например, для планирования и управления процессами квалификации и (или) валидации складской и транспортной инфраструктуры. В той же мере это применимо для организаций, работающих по правилам ISO 9001, ISO 13485 и ISO 17025.

Процессы квалификации и валидации – это деятельность, которая требует взаимодействия разных групп специалистов, а не только одного человека. Соответственно, первое, что нужно сделать – это организовать и спланировать их работу. Именно для этого нужен Валидационный мастер-план (ВМП).

На русский язык словосочетание ‘Validation Master Plan’ переводится по-разному: валидационный мастер-план, мастер-план валидации, основной план валидации, генеральный план валидации, общий валидационный план и т.п. Нет единого согласованного перевода. Единого определения также нет. Хотя в отдельных руководщих указаниях дано определение ВМП. См. Таблицу 1.

Таблица 1 – Определения ВМП, приведенные в международных руководящих указаниях

Давайте будем разбираться.

Назначение ВМП

Назначение ВМП четко обозначено в приложении 15 GMP.

«Вся деятельность по валидации должна планироваться. Ключевые ЭЛЕМЕНТЫ программы валидации необходимо четко ОПРЕДЕЛИТЬ и ОФОРМИТЬ ДОКУМЕНТАЛЬНО в виде валидационного мастер-плана (ВМП) или аналогичных документах».

Многие считают, что ВМП предназначен только для узкого круга специалистов – участников проекта внедрения и (или) поддержания систем, обеспечивающих соответствие GMP, таких как менеджеры по валидации и специалисты по обеспечению качества. Это ошибка.

ВМП – это в большей степени важный коммуникационный фактор, который позволяет во внятной и наглядной форме отразить ключевые аспекты квалификации и (или) валидации и донести их до собственника, ключевых руководителей, линейных специалистов и инспекторов.

В более привычных терминах ВМП – это стратегия того, как организация обеспечивает соответствие требованиям в отношении квалификации и (или) валидации, и поддержания валидного статуса производственных систем. Это своеобразный «регламент проекта».

ВМП содержит структурированное описание всех активностей по квалификации и (или) валидации. Он формирует консенсус относительно целей и направления, определяет масштаб, последовательность, ресурсы и механизмы достижения поставленных целей.

Стратегический подход к ВМП позволяет расставлять приоритеты и проводить оценку необходимых ресурсов. Актуальная версия ВМП всегда отталкивается от текущей ситуации на текущем этапе жизненного цикла и является удобным инструментом для прогнозирования объема валидационных работ и более эффективного планирования ресурсов.

Базовые характеристики ВМП – концептуальность и избирательность.

Составление ВМП подразумевает определенный выбор. Нужно остановиться на ограниченном количестве приоритетов, поскольку для решения всех проблем и удовлетворения всех желаний попросту не хватит ресурсов.

(Принцип, Приложение 15 (ЕС)): «В рамках системы управления рисками для качества решения о масштабах и степени квалификации и валидации должны базироваться на обоснованной и документированной оценке риска помещений, оборудования, вспомогательных систем и процессов».

(3.3.2, GDP): «Организация должна определить ключевое оборудование и процессы, которые подлежат квалификации и (или) валидации с целью подтверждения надлежащего монтажа и эксплуатации. Объем проводимых работ по квалификации и (или) валидации (например, хранение, подготовка к отгрузке и упаковка) определяется на основе документально оформленного анализа рисков».

Обычно ВМП составляется на длительный горизонт планирования. В большинстве случаев он создается на среднесрочную (3-5 лет) и даже на долгосрочную (5-10 лет) перспективу, хотя это не отменяет необходимость ежегодной актуализации.

И уже на основании ВМП составляются остальные документы для планирования валидационных работ. См. Таблицу 2.

Таблица 2 – Иерархия документов, связанных с планирование валидационных работ

Ответственность за ВМП

В большинстве случаев ответственность за составление и своевременную актуализацию ВМП возложена на менеджеров по квалификации и (или) валидации. В то же время, известны модели, когда ВМП находится в зоне ответственности Отдела обеспечения качества (ООК), а Отдел валидации находится в подчинении руководителя производства и, соответственно, отвечает за 2-й и 3-й уровни планирования валидационных работ. Даже есть предприятия, где для составления и поддержания актуальности ВМП выделяется отдельная группа специалистов (отдел), а есть такие, кто полностью доверяет эту работу внешним консультантам и (или) подрядным организациям (аутсорсинг).

(пункт 1.3 Приложения 15 GMP (ЕС)): «Задействованный в квалификации и (или) валидации персонал должен быть подотчетен фармацевтической системе качества, но не обязательно Отделу менеджмента качества или Отделу обеспечения качества. В любом случае над ним должен быть установлен достаточный надзор со стороны Службы качества на протяжении всего жизненного цикла валидации».

Как видите, нет правил. Все решается на уровне конкретного предприятия.

Структура ВМП

В отношении структуры ВМП также нет строгих и устоявшихся правил. Содержимое, формат и уровень детализации ВМП варьирует от предприятия к предприятию и в значительной степени ЗАВИСИТ от ЦЕЛЕЙ и ЗАДАЧ, которые ставятся перед квалификацией и (или) валидацией.

Дополнительно, на структуру ВМП влияние оказывает

характер деятельности предприятия (например, собственное производство или контрактное),
мнения о ВМП специалистов, ответственных за его подготовку,
ожидания уполномоченных органов, осуществляющих инспектирование предприятия и т.п.

В правилах GMP и связанных с ними руководящих указаниях перечислены обязательные элементы ВМП. См. Таблицу 3.

Таблица 3 – Требования к содержимому ВМП, приведенные в правилах GMP и международных руководящих указаниях

В зависимости от масштаба и объема валидационных работ может поддерживаться один (единый) ВМП, а могут составляться разные ВМП на разные объекты. См. рис. 4. Часто выделяется три типа ВМП:

(обще)корпоративный ВМП,
ВМП на конкретную производственную площадку (возможно, отдельный цех),
ВМП на проект.

Рис. 4. Пример дерева нескольких ВМП

Например, часто наблюдается история, когда отдельные (или отделимые) ВМП составляются под конкретные цели и задачи

управления жизненным циклом критических инженерных систем (например, HVAC, водоподготовка);
контроля качества (валидация методик испытаний, квалификация контрольно-аналитического оборудования);
логистических процессов (квалификация и валидация объектов складской и транспортной инфраструктуры),
компьютеризированных систем
и т.п.

(пункт 1.6 Приложения 15 GMP (ЕС)): «Для крупных и сложных проектов планирование приобретает особое значение, и большей четкости можно достичь при помощи отдельных планов их валидации».

Опять же нет ответа как правильно. Всегда существует несколько подходов. Как удобно, как нравится – так и правильно. Главное, прослеживаемость, полнота (комплексность), отсутствие противоречий и т.п. Единственное, необходимо уметь защищать свой путь и научно его обосновывать, ориентируясь на методологию управления рисками для качества.

Если на предприятии поддерживается несколько ВМП тогда (обще)корпоративный (обобщенный) ВМП используется для определения общих функций, ответственности, алгоритмов и методов, которые будут применяться для любой валидационной активности. ВМП для конкретной производственной площадки (цеха) предусматривает более подробную (предметную) информацию. ВМП под конкретный проект – наиболее часто применяемый. Именно он представление что входит в конкретный проект, как он будет реализован, кем и когда будут выполнены конкретные валидационные задачи.

В то же время, из-за необходимости координации работы множества узких специалистов при разделении ВМП на несколько отдельных мастер-планов могут возникать проблемы целостного восприятия масштаба необходимых работ.

Актуализация ВМП

Как упоминалось ранее, ВМП – это «живой» документ, т.е. он должен быть актуален на любой момент использования (обращения к нему), включая проверки и (или) инспекции.

Для этого нужно отработанная схема актуализации (пересмотра) содержимого ВМП. Для планового пересмотра обычно периодичность определяется горизонтом тактического планирования, например ежегодно в ходе анализа со стороны руководства, включающего годовые обзоры качества, и (или) перед началом формированием планов работ на следующий период.

При необходимости может проводиться внеплановый пересмотр (актуализация) ВМП. Например, при инициации изменений, в том числе связанных с постановкой на производство новой продукции и (или) трансфером технологии, и (или) реконструкцией, заменой устаревающего оборудования и т.п. (Все это желательно еще за 2-3 года до внедрения таких изменений).

Пример:

Например, через 2 года планируется начать полномасштабный выпуск нового препарата. Вот только уже сейчас ВМП должен ответить на вопросы:
Перспективная или сопутствующая валидация?
На каком производственном участке?
Потребуется реквалификация чистых помещений?
Предполагается новое оборудование? Если ДА, какой уровень критичности? Будет ли нужна квалификация?
Потребуется реквалификация (повторная квалификация) уже используемого оборудования?
Валидация очистки?
Валидация каких-либо методик испытаний?
Достаточно ресурсов?
и т.п.

Очевидно, что ВМП является важным узлом системы контроля изменений. Именно ВМП способен помочь в выборе приоритетов по изменениям – например, сразу можно посмотреть, что и когда нужно будет ревалидировать, как изменяется обеспеченность ресурсами и др.

Вовлечение в процесс планирования валидационных задач инициаторов изменений – немаловажное преимущество ВМП. При наличии понятных планов и очевидных затрат – они (те, которые инициаторы) с большей вероятностью будут готовы отказаться от второстепенных изменений.

Так как ВМП является контролируемым документом системы качества для него также нужно вести учет всех исправлений и (или) изменений. Обычно они отражаются в т.н. «Истории документа».

Политика актуализации во многом зависит от структуры ВМП. От основной части ВМП лучше отделить (например, в приложения, дополнения) все что может часто меняться, например: ФИО ответственных должностных лиц, описание процессов, перечень используемого оборудования, методик, используемых нормативно-правовых актов, планы-графики, и т.п. Вся эта информация и данные могут находиться в отдельных (отделимых) перечнях, в большинстве случаев в электронном виде (например, в формате MS Word, Excel, Project и т.п.) и, соответственно, не нужно будет после каждого обновления отправлять ВМП на согласование и утверждение. Это особенно полезно для контрактных организаций, которые постоянно меняют оборудование, стратегию контроля и распределение ответственности под потребности своих клиентов. Такие перечни (реестры, картотеки) могут быть интегрированы друг в друга, быть одним перечнем или разными. Это решение ответственного за их актуализацию.

Заключение

ВМП – важный документ системы качества фармацевтического предприятия, отражающий уровень соответствия GMP/GDP и приверженность руководства основным принципам квалификации и (или) валидации. Составление ВМП – непростая задача, требует хороших профессиональных знаний в разных сферах – знание положений GMP/GDP, навыков управления проектами и анализа рисков для качества, процессов системы качества и т.п.

Квалификация и валидация не являются разовом мероприятием или легкой прогулкой. Соответственно, необходимо поддерживать ВМП в актуальном состоянии. После того, как достигнуты первоначальные цели (проведена первичная квалификация и валидация) самое интересное только начинается, а значит ВМП обновляется и снова обновляется.

👉 Больше информации на Telegram-канале СЛУЖБА КАЧЕСТВА
Обсуждения, дискуссии вопросы-ответы 👉 в чате специалистов по качеству