Апостиль: Зачем нужен? Как сделать?
Очевидно, сходу подумали зачем мне это знать? Где я могу данную информацию применить на практике? Да много где! Апостилированные документы должны быть включены в регистрационное досье на лекарственный препарат (например, лицензии, сертификаты соответствия GMP производителей АФС и лекарственных препаратов, регистрационные удостоверения и т.п.); апостилированные документы могут потребоваться для подтверждения легальности цепи поставок лекарственных средств, для квалификации поставщиков сырья и материалов, и т.п. К тому же одной из ключевых компетенций специалистов Службы качества является юридическая грамотность.
Автор: Александр В. Александров, Виалек
Что такое апостиль?
Апостиль – это специальный штамп или документ, удостоверяющий подлинность подписи и качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен документ.
Апостилированные документы потребуются для предоставления в другие государства, которые являются участниками Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов от 5 октября 1961 г.
Апостиль упрощает процедуру признания документа в другой стране, присоединившейся к Конвенции 1961 г.
Некоторые государства – среди которых Канада, Бразилия, Китай – апостиль не признают. Это не означает, что там не получится легализовать документы, выданные в другом государстве, просто процедура легализации документов будет более хлопотной и потребует обращения в посольство или консульство (т.н. консульская легализация).
Апостиль не требует какого-либо иного заверения или легализации документа и признается официальными органами государств-участников Конвенции. На текущий момент к Гаагской конвенции 1961 г. присоединилось более 120 государств. Однако существуют ситуации, когда апостиль страны-участницы Конвенции не признается в другой стране-участнице Конвенции. Это своеобразный бойкот отдельных государств. Например, апостилированные документы Кыргызской Республики не признаются Австрией, Бельгией, Германией, Грецией. И наоборот, если между государствами-участниками Конвенции, дополнительно подписано Соглашение об отмене или упрощении процедур легализации документов, апостиль вообще не потребуется. Например, такие соглашения подписаны между Украиной и Азербайджаном, Арменией, Болгарией, Казахстаном, Кыргызстаном, Латвией, Литвой, Молдовой, Польшей, Румынией и др.
Документы, требующие апостилирования
1. Документы, исходящие от государственных органов (учреждений, нотариусов), органов местного самоуправления и их должностных лиц.
2. Нотариально удостоверенные документы.
3. Документы с официальными пометками (отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверение подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса).
4. Учредительные документы, патентная документация, исходящая от государственных органов (лицензии, свидетельства о регистрации).
5. Нотариально заверенные копии документов, выданных государственными органами ликвидированных государств.
Требования к документам, требующим апостилирования
1. Официальные документы должны содержать реквизиты, наличие которых обязательно по национальному законодательству (номер, дата, подпись, печать).
2. Тексты документов должны быть изложены ясно и четко, подписи должностных лиц и оттиски печатей должны быть отчетливыми.
Важно обратить внимание на
- равномерность и насыщенность цветового тона оттиска печати или штампа;
- четкость изображения элементов оттиска печати или штампа;
- отсутствие визуально различимых выдавливаний краски за края контура рисунка оттиска печати или штампа;
- отсутствие искажений деталей оттиска печати или штампа;
- «смазывания», «стирания».
3. Если документ имеет поправки и (или) приписки, они должны быть оговорены в документе лицом, подписавшим документ. Указанные приписки и (или) поправки должны быть изложены так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде.
Органы, имеющие право проставления апостиля
Каждое государство наделяет полномочиями проставления апостиля соответствующие уполномоченные органы. Обычно к ним относятся:
- Министерство юстиции,
- Министерство внутренних дел,
- Генеральная прокуратура,
- Государственная служба безопасности,
- Министерство финансов или Государственная служба финансовой полиции,
- Министерство образования,
и др.
Информация о государственных органах, наделенных полномочиями апостилирования документов, обычно размещается на сайте Министерства юстиции конкретного государства.
Процедура апостилирования
Для апостилирования Заявитель должен подать в соответствующий уполномоченный орган следующие документы:
- Заявление о проставлении апостиля на официальном документе (в единственном подлинном экземпляре).
- Документ, удостоверяющий личность (предъявляется).
- Официальный документ, подлежащий апостилированию (в двух экземплярах, один из которых (копия) остается в организации, осуществляющей апостилирование, а другой (оригинал) выдается заявителю с проставленным апостилем).
- Документ об уплате сбора за проставление апостиля (сборы и размеры сбора определяются правительством).
Согласно Гаагской конвенции 1961 г., апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приведенному в Конвенции.
По правилам, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. В разных государствах используют разные способы проставления апостилей – штампы, сургучные или рельефные печати, ленты, самоклеящиеся стикеры или приложение к документу, которое крепится при помощи клея, крепежных колец, скрепок и т.п. В государствах Восточной Европы, Балтии, Центральной Азии – преимущественно используется штамп, в США – оформляется отдельный сертификат.
Конвенция не предъявляет жестких требований к форме (формату) апостиля, и тем не менее, в некоторых случаях отступление от общепринятой формы может повлечь непризнание документа, удостоверенного таким апостилем, в другом государстве.
В последнее время развивается международная система электронных апостилей. В частности, она уже внедряется в Андорре, Бельгии, Болгарии, Грузии, Испании, Колумбии, Молдове, Новой Зеландии, России, США и Украине.
Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский или английский), так и на государственном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи часто дублируются на двух языках (французский или английский и государственный).
Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.
Срок действия апостиля
Апостиль действует бессрочно, но не продлевает срок действия документов. Если документ утратил силу, потребуется его обновление и повторное апостилирование.
Требуется ли перевод апостиля?
Предпочтительно сперва проставить апостиль, а затем перевести документ и заверить перевод нотариально.
Однако, некоторые государства-участники Конвенции требуют двойного апостилирования – сперва проставляется апостиль на оригинал, затем осуществляется нотариальный перевод документа, после чего апостилируется переведенная нотариальная копия. Такая усложненная система применяется в Швейцарии, Нидерландах, Австрии и некоторых других странах.
Отказ в апостилировании
Причины отказа в проставлении апостиля могут быть разными. К наиболее частым относятся:
1. Документы, на которых не проставляется апостиль, а именно
- на документах, составленных посольствами или консульскими учреждениями;
- на документах, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям;
- на документах, не подлежащих вывозу и пересылке заграницу (удостоверение личности, паспорт, военный билет);
- на оригиналах документов, выданных государственными органами ликвидированных государств;
- официальные документы, выданные другими государствами.
2. Документ предназначен для предоставления на территории государства, которое не является участником Гаагской Конвенции или которое внесло возражение против присоединения данного государства к Конвенции.
3. Текст документа не пригоден к чтению в результате его повреждения (нарушена целостность документа).
4. Документ заполнен или подписан карандашом либо получен посредством факсимильной связи.
5. Документ содержит дополнения или исправления, не подтвержденные официально.
6. Документы выданы без соблюдения требований национально законодательства.
7. Подпись должностного лица и (или) оттиск печати или штампа государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица на официальном документе не соответствуют имеющимся в уполномоченном государственном органе образцам.
8. Должностное лицо, подписавшее официальный документ, не обладает полномочиями на его подписание.
Отказ в проставлении апостиля должен быть мотивирован в письменном виде. Большинство отказов скорее относится к внешнему виду, нежели к содержимому документа. Жалобы на отказ в проставлении апостиля рассматриваются в установленном законодательством порядке вышестоящим органом, а в случае оставления жалобы без удовлетворения – судом.
Надеемся заметка была для Вас полезной!
🔹 Больше информации на Telegram-каналах СЛУЖБА КАЧЕСТВА, Учебный Центр "Виалек". Обсуждения, дискуссии вопросы-ответы в специализированных чатах
🔹Общий чат Службы качества (русский)
🔹Чат фахівців GMP/GDP в Україні (українська)
🔹Чат GMP/GDP в Узбекистане (O'zbek, русский)
🔹Чат GDP от А до Я (русский)
🔹Чат Аптечная практика GPP от А до Я (русский)
🔹Чат Клиническая практика GCP от А до Я (русский)
🔹Чат Regulatory Affairs от А до Я (русский)
🔹Чат Regulatory Affairs in Ukraine (українська)
Рекомендуем подписаться>>