Что нужно знать о должностных инструкциях

Должностные инструкции для работников организации – большая и больная тема. С одной стороны – их наличие является прямым требованием правил GxP и международных стандартов, например ISO 9001, ISO 17025, соответственно, всеми подчеркивается их нужность и полезность. С другой – очень часто должностные инструкции, в нелегких трудах составленные, оседают в архивах контролируемых документов, неспешно покрываясь пылью нашего непростого времени.

Данная заметка посвящена поиску ответа на вопрос «Зачем нужны должностные инструкции?» и «Как они работают?».

Автор: Александр Александров, Виалек

Зачем нужны должностные инструкции?

Вопрос непростой. Несколько вариантов ответа. Ответ первый – должностные инструкции (далее ДИ) нужны только для того, чтобы представить их наличие аудитору и (или) инспектору в ходе оценки соответствия требованиям тех или иных правил и стандартов. Действительно, наличие ДИ является обязательным требованием стандартов и правил, например GMP/GDP.

(пункт 2.3, Часть 1 GMP): «Обязанности и соответствующие полномочия для их выполнения должны быть определены и прописаны в должностных инструкциях… Круг обязанностей персонала должен охватывать все стороны надлежащей производственной практики, однако не должно быть необоснованного дублирования сфер ответственности».

(пункт 2.1, GDP): «Дистрибьютор должен обеспечить достаточное количество квалифицированного персонала для решения всех задач, которые находятся в зоне ответственности дистрибьютора… Каждый работник должен понимать индивидуальную ответственность, которая должна быть документирована».

(пункт 2.3, GDP): «На работников, занимающих ключевые должности, должны быть составлены должностные инструкции, в которых определяются их должностные обязанности, а также порядок их замещения другими работниками».

(пункт 5.3, ISO 9001): «Высшее руководство должно обеспечить, чтобы для лиц, выполняющих соответствующие обязанности, были установлены их ответственность и полномочия, которые будут доведены до сведения соответствующих сотрудников организации и поняты ими».

Соответственно, там, где таких требований нет, наличие ДИ – это воля руководителя. Можно и не составлять, никто не заставляет.

Ответ второй – без правильно и грамотно составленных ДИ просто невозможно эффективное управление, причем, вне зависимости от размеров организации. Основной смысл ДИ – придать большую прозрачность осуществляемым в организации процессам. ДИ должны описывать прямые обязанности специалиста, зону его ответственности, предоставленные ему полномочия, требования к его компетентности, критерии оценки эффективности его работы, место в иерархической структуре предприятия. Если все это отражено в ДИ и соответствует действительности, тогда организация получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких базовых проблем как, например, подбор, адаптация, контроль исполнения поручений и мотивация персонала.

Как работают должностные инструкции?

У ДИ три основные задачи. Первая – облегчение адаптации нового работника. Если в ДИ четко прописано, что работник должен делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его руководитель и на что он имеет право – процесс адаптации пройдет значительно легче. Гораздо меньше будет и опасливой пассивности и ненужной инициативности.

Задача номер два – установить зону ответственности и полномочий работника. ДИ включают в себя описание обязанностей работника. Часто описывают практически каждый элемент его зоны ответственности (менеджер по валидации – осуществляет первичную оценку критичности используемого оборудования и систем; ….определяет набор тестовых сценариев, достаточных для подтверждения соответствия; …контролирует последовательность и правильность выполнения валидационных работ; … отслеживает статус оборудования и систем; и т.д.). Причем, чем более детально будут описаны все ключевые обязанности работника, тем меньше будет «белых пятен» в представлениях о том, что входит и что не входит в его обязанности.

Это играет важную роль. Во-первых, на этапе подбора персонала, кода ДИ дает возможность потенциальному кандидату заранее точно (!) узнать, что от него потребуется и принять более взвешенное и ответственное решение. Кроме того, и специалист по подбору, ознакомившись с ДИ сможет организовать работу с кандидатами более эффективно. При возникновении каких-либо проблем всегда имеется возможность, опираясь на ДИ, вычленить наиболее проблемный участок и скорректировать его. И, в-третьих, подробные ДИ выполняют своеобразные образовательные функции, все начинают «соображать» кто и за что отвечает. Также этим облегчается и внесение корректив в процесс работы.

Третья задача – ДИ дает больше возможностей как для контроля за работой сотрудника, так и его собственного самоконтроля. Если ДИ детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных мотивационных инструментов.

Понятно, что для того, чтобы ДИ эффективно выполняли свое предназначение, они должны полностью соответствовать действительности, подписываться как руководителем, так и работником и быть им доступны для «сверки» направления при выдаче или контроле исполнения поручений.

Отчего же их не любят?

Действительно ДИ любят не многие. Их называют «бюрократическим излишеством», считают некой причудой Службы качества, для которых «бумажка» важнее человека и т.д. Самое интересное, что в большинстве ситуаций все это совершенно справедливо.

Обычная практика написания ДИ – составление по шаблону, использование всяческих «стандартизованных» формулировок типа «работник обязан прилагать максимальные усилия для обеспечения качества выпускаемой продукции», что превращает эффективный инструмент управления в совсем невеселую пародию. Такой подход связан с восприятием ДИ в статусе «внутреннего закона». Почему бы не составлять ДИ также как и положено составлять правовые акты – четко, ответственно, без возможности двойного или тройного толкования? А дело в том, что составленные подобным образом ДИ требуют соблюдения не только от работников, но и в той же степени – от работодателя. Получается, что если в ДИ четко прописаны должностные обязанности – все, что выходит за их рамки, придется оплачивать дополнительно. Если закреплены какие-то права за работником – хочешь не хочешь, придется их обеспечивать. Несоблюдение работодателем своей стороны ДИ неизбежно приводит к его дискредитации в глазах работников, а иногда и к «скамье» и дисквалификации за нарушение Трудового кодекса. Кому такое захочется?

Фактически, «нелюбовь» руководителей к ДИ является одним из проявлений прагматизма в бизнесе, желание свести все управление к межличностному общению, где основное значение имеют харизма, авторитет или сила (власть). Как раз в этой плоскости проходит разрыв между системой управления и системой качества. Кстати, система качества тоже не без греха. Ее любовь к составлению разных бумажек – это проявление инфантилизма, поскольку этим мы пытаемся подменить живое взаимодействие с работниками предписаниями, распоряжениями и бесконечными циркулярами. Налицо конфликт интересов. Соответственно, решение нужно искать посередине – как государству необходимы четкие законы и правила, включая механизмы их реализации, так и организации равно требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей работников и средства их обеспечения путем, обеспечивающим удовлетворенность всех заинтересованных сторон.

Что и как писать?

Подробное описание и инструкции по написанию ДИ легко можно найти в разных источниках. Остановимся только на особых принципиальных моментах.

Первое. Все пункты ДИ должны формулироваться максимально конкретно. Формулировки типа «должен способствовать развитию», или «прилагать все усилия для …», – это не ДИ, а сладкие грезы, реализовать которые либо невозможно, либо очень-очень сложно (и только при высокой мотивации). Как предполагается измерять и контролировать – способствовал ли работник развитию; приложил ли все усилия или немного оставил на следующий раз? И конечно, непревзойденный хит – это фраза типа «выполняет другие задания, направленные на обеспечение качества продукции предприятия и надлежащее функционирование системы качества». Здесь даже комментировать сложно.

Вывод: пункты ДИ должны быть максимально подробными.

Второе. Все изложенное в ДИ должно быть реализуемо на практике. Нет никакого смысла делать ДИ, в которых желаемое выдается за действительное. Такие ДИ не работают.

Третье. Пункты ДИ не должны противоречить друг другу, но должны друг друга дополнять и обеспечивать.

Возможная структура ДИ с отдельными комментариями представлена ниже:

• (1) Общие положения

Указывается назначение должности; кем назначается; кому подчиняется; кого может замещать; кто может замещать и т.п.

• (2) Требования к квалификации

Указывается необходимый уровень образования, знаний, навыков и опыта.

• (3) Должностные обязанности

Подробное и пошаговое описание всего, что работник должен делать на занимаемой должности

• (4) Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей

Указывается как можно подтвердить правильность, достаточность, эффективность выполнения обязанностей. Может быть перенесен в другие документы, например, в стандартные операционные процедуры и т.п.

• (5) Права работника

Например: своевременное получение вознаграждения; использование ресурсов организации для исполнения должностных обязанностей; внесение предложений о совершенствовании своей работы и (или) работы других работников и т.п.

• (6) Полномочия руководителя и (или) контролера выполняемых работ

Пункт разъясняет работнику обязанности и полномочия его руководителя и (или) лиц, осуществляющих контроль за исполнением обязанностей работника, включая надзорные подразделения (система охраны труда; система качества, система информационной безопасности и др.)

• (7) Ответственность

Описываются зоны (сферы) ответственности работника.

В итоге получается довольно длинный и подробный документ, однако в дальнейшем эти подробности дадут возможность строить взаимоотношения в организации на надлежащем уровне. По-взрослому.

Однако, каждая организация самостоятельно выбирает структуру, форматы и правила составления ДИ.

👉 Больше информации на Telegram-канале СЛУЖБА КАЧЕСТВА
Обсуждения, дискуссии вопросы-ответы 👉 в чате специалистов по качеству