Администрирование системы контроля изменений

Контроль изменений – важный элемент системы качества. Четкое, продуманное и последовательное выполнение этапов, связанных с изменениями, является основной предпосылкой для удержания качества выпускаемой продукции под контролем. Изменения неизбежны, без них невозможно удержаться на рынке. Они есть всегда и на каждом предприятии. И оплошности с ними могут оччеее-н-н-н-ь дорого обходиться организации.

Автор: Александр Александров, Виалек

Изменения могут быть вызваны разными причинами – внутренними и внешними. Внутренние – улучшение процессов, перераспределение ресурсов, в том числе передача какой-либо деятельности на аутсорсинг. Многие САРА, направленные на предупреждение возникновения проблемы качества в будущем, являются изменениями. Появление в производстве нового препарата и (или) снятие препарата с производства – это также изменения (сегодня по одному, с завтрашнего дня по-другому). Внешние причины – замена нормативных требований, включая стандарты и фармакопейные монографии, изменения, связанные с поставщиками, ожидания клиентов, и т.п.

Для уверенности в том, что изменения не оказывают негативного воздействия, необходимо поддерживать систему контроля изменений (Change Control), или можно сказать систему удержания изменений под контролем. Это некая официальная система, при которой группа экспертов (работающих на предприятии) оценивает предлагаемые или фактически внесенные изменения, для определения их РЕГУЛЯТОРНОГО СТАТУСА и необходимого ОБЪЕМА РАБОТ, которые смогут гарантировать и ДОКУМЕНТАЛЬНО подтвердить поддержание производственной системы в ВАЛИДНОМ СОСТОЯНИИ, давая высокую степень УВЕРЕННОСТИ в отсутствии негативных и (или) незапланированных последствий по каждому изменению.

Без такой системы НЕТ УВЕРЕННОСТИ в отсутствии скрытых изменений, и НЕТ НИКАКИХ ГАРАНТИЙ качества. Ключевой СМЫСЛ управления изменениями –
не заставить людей работать, а ДЕРЖАТЬ РУКУ НА ПУЛЬСЕ, выбрать ПРИОРИТЕТЫ и не терять цели, НЕ УСЛОЖНЯТЬ и уметь вовремя остановиться.

Что такое изменение? 

У изменения много определений, но все они сводятся к следующим:
сегодня по одному, а с завтрашнего дня уже будет по-другому – в чем-то происходит перемена; превращение в нечто другое, переход из одного состояние в другое. Некая точка невозврата.

Дополнительно изменения классифицируются

• по источнику (внутренние, внешние);
• по охвату (локальные, национальные или международные);
• по характеру (продукция, процесс, оборудование и т.п.);
• по критичности (критические, существенные, другие);
• по уровню одобрения (требующие или не требующие уведомления и (или) одобрения со стороны уполномоченного органа);
• по статусу (основные, сопутствующие);
• по длительности (необратимые, временные, которые в свою очередь бывают вынужденные, экспериментальные и переходные)

и т.п.

Ожидания уполномоченных органов

Изменения и управление изменениями – достаточно часто употребляемые слова и словосочетания в стандартах и правилах на системы качества. Они неизменный элемент системы.

Правила GMP: 1.3; 1.8 (ii); 1.9 (xii, xiii); 1.10 (v, vi); 5.25; 5.36; 6.33, Приложение 15 (принцип, 43) и др.

Правила GDP: 1.1, 1.2, 1.4

ISO 9001: 4.4.1(g); 5.3; 6.3; 8.1; 8.2.4; 8.36; 8.5.6; 9.2.2; 9.3.2; 9.3.3

ISO 17025: 5.6, 7.2.2.2, 8.7.1, 8.9.2

Для ДОСТИЖЕНИЯ соответствия установленным требованиям важно:

• (i) Создать несложную, скорее ПОНЯТНУЮ, систему удержания изменений под контролем.
• (ii) Правильно распределить ОТВЕТСТВЕННОСТЬ и РОЛИ по каждому этапу работы с изменениями.
• (iii) Обеспечить полноценную и всестороннюю ОЦЕНКУ каждого изменения, относящегося к «радиусу зоны бедствия» системы качества. Сперва ПОНЯТЬ объемы предстоящих работ, а только потом ПРИНЯТЬ решения (проведение ПЕРСПЕКТИВНОЙ оценки предлагаемых изменений и их одобрение до начала внедрения).
• (iv) Обеспечить комплексную ОЦЕНКУ достаточности и ЭФФЕКТИВНОСТИ внесенных изменений (после внедрения).
• (v) Собирать УБЕДИТЕЛЬНЫЕ доказательства соответствия (в том числе, с помощью валидации и (или) верификации, исследованию стабильности и т.п.).

Система контроля изменений – одна из немногих, где ее создатель может реализовать весь свой творческий потенциал. 1001 вариант реализации.

Этапы работы с изменениями 

Изменения – это осознанные решения, процесс принятия которых включает
(1) озарение, (2) изучение, (3) размышление, (4) смятение, (5) приспосабливание, (6) реализацию и (7) наслаждение финальными аккордами.

Если серьезно, основные этапы работы с изменениями

• (1) Инициация,
• (2) Верификация и Регистрация,
• (3) Детальная проработка (экспертиза, экспертная оценка), включая анализ рисков для качества,
• (4) Принятие решения (одобрение, отклонение, постановка в лист ожидания),
• (5) Составление программы (плана) внедрения,
• (6) <корректное> Внедрение и
• (7) Проверка достигнутого результата и выполнения взятых на себя обязательств, и закрытие.

Ответственность за функционирование системы контроля изменений несет администратор системы качества.

Для ОПТИМИЗАЦИИ работы с изменениями, и по факту, для ЭФФЕКТИВНОСТИ системы контроля изменений, целесообразно выделять обычную и ускоренную (упрощенную) процедуры контроля изменений (об этом как-нибудь в другой раз).

(1) Инициация

Во многих организациях установлено правило, что инициировать изменение может любой работник в виде уведомления на бланке установленной формы и (или) анонимного обращения (например, с помощью обычного ящика предложений или на специальный email). Хотя в отдельных организациях есть свои ограничения. Например, если изменение инициируется в своей работе, тогда заявка на изменение подается с согласия руководителя структурного подразделения. Если не связано с работой инициатора – дополнительно требуется поручитель или спонсор (в рамках чьего бюджета планируется реализовать изменение). Момент достаточно спорный, но тем не менее существует.

(2) Верификация и регистрация 

Каждый поступающий запрос на изменение требует верификации, а именно первичной оценки со стороны администратора системы контроля изменений в отношении возможности его регистрации и дальнейшего официального рассмотрения.

Цели верификации изменения

• (1) Подтвердить отнесение изменения к категории контролируемых,
• (2) Проверить отсутствие ограничений,
• (3) Согласовать приоритеты,
• (4) Выбрать процедуру рассмотрения (обычная, ускоренная),
• (5) Определить необходимый уровень надзора со стороны администратора на соответствующих этапах контроля изменений.

Для отклонения изменения целесообразно изначально ввести т.н. КРИТЕРИИ ИСКЛЮЧЕНИЯ. Например, в официальной системе контроля изменений могут не рассматриваться:

• (1) изменения на ранних этапах разработки продукции или
• (2) те, которые вообще не относятся к продукции и (или)
• (3) сфере применения нормативных требований (GxP, ISO 9001, ISO 13485, ISO 17025 и др.),
• (4) изначально запрещены (в т.ч. на внутреннем уровне),
• (5) относятся к категории исправлений или санкционированных отклонений
  и т.п.

Изменения, не прошедшие процедуру верификации, отклоняются. Это не означает, что их нельзя внедрять. Может быть как раз наоборот. Отклонение инициативы на изменение может означать, что его одобрение не требует согласования и (или) утверждения или требует, но в другой (не нашей) системе.

(3) Экспертная оценка 

Изменение, прошедшее процедуру верификации, регистрируется и направляется на детальную оценку (проработку). Для этой цели администратор системы контроля изменений должен поддерживать постоянно действующие экспертные группы в разных конфигурациях на разных иерархических уровнях (как минимум, два уровня – уровень специалистов, либо уровень руководителей соответствующих структурных подразделений). Разные конфигурации связаны с разным характером изменений: изменения, связанные с технологией; изменения, связанные с оборудованием и инженерными системами; изменения, связанные с процессами системы качества и т.п.

Решение о передаче проекта изменения в одну или несколько экспертных групп принимается администратором системы контроля изменений самостоятельно или по заранее согласованному алгоритму. Нужно учитывать, что не каждое изменение требует групповой (командной) экспертизы. Например в ней нет потребности для (1) изменений нормативных требований, включая фармакопеи, которые не влекут за собой масштабных изменений, (2) изменений, связанных с перераспределением трудовых функций внутри одного структурного подразделения и др.

В рамках оценки любого изменения ОБЯЗАТЕЛЬНО проводится документированный анализ связанных с ним рисков. Каждый раз, в ходе оценки изменения необходимо задавать себе обязательные вопросы:

• Могут ли возникнуть при реализации изменения какие-либо проблемы?
• Сможем ли мы удержать ситуацию под контролем?
• Нет ли необходимости пересмотреть ранее уже оцененные риски?

(4) Принятие решения 

Результаты экспертной оценки, а именно документально оформленное заключение о ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ, БЕЗАЛЬТЕРНАТИВНОСТИ и связанных с изменением РИСКОВ для качества передаются на соответствующий уровень организации для принятия окончательного решения по изменению.

На этом этапе

• подтверждается или не подтверждается целесообразность,
• согласовываются сроки,
• выделяются ресурсы,
• утверждаются планы работ подразделений в рамках внедрения изменения (если применимо на данном этапе).

Также как и экспертиза, принятие первичного решения возможно на нескольких уровнях

• (1) на уровне владельца процесса,
• (2) на уровне администратора системы качества,
• (3) на Комитете (Совете) по изменениям,
• (4) на уровне руководителя организации.

Выбор уровня утверждения осуществляется администратором системы контроля изменений исходя их характера и (или) критичности изменения или по заранее согласованным алгоритмам.

Комитет (Совет) по изменениям – постоянно действующий, в разных конфигурациях на разных иерархических уровнях (как минимум, на двух уровнях – уровень линейных руководителей структурных подразделений, либо уровень директоров (топ-менеджеров) по направлениям). При групповом одобрении обычно устанавливается правило единогласия – если хоть кто-то не согласен, решение не принимается. Либо более демократичная форма отношений – простым большинством, но с использованием права вето. Например, таким правом могут воспользоваться Уполномоченное или Ответственное Лицо, или администратор системы качества, и даже владелец процесса, в который предлагается внести изменения (к примеру, главный технолог может наложить вето на замену или введение альтернативного поставщика сырья и (или) упаковочного материала).

Окончательное решение по изменению зависит от его регуляторного статуса. В зависимости от установленных правил государственной регистрации и внесения изменений, правил лицензирования и подтверждения соответствия GMP/GDP, или соответствующего международного стандарта ISO 9001, ISO 13485, ISO 17025 и т.п., изменения могут одобряться только на предприятии, требовать уведомления или даже одобрения со стороны уполномоченного органа.

(5) Составление программы (плана) внедрения и 

(6) Внедрение

Изменения внедряются по предварительно (1) одобренной программе, (2) назначенными исполнителями, (3) в установленные сроки. Действия, которые будут предприняты для реализации изменения в случае его одобрения:

• Собственно изменение,
• Исправление, пересмотр (актуализация) документов*,
• Изменения в прочих <связанных> процессах,
• Замена систем, оборудования,
• Обучение персонала,
• Подтверждающие исследования (стабильность, валидация, биоэквивалентность и др.).

*- Когда речь идет о документах, нужно отличать изменения от исправлений. Внесение изменений в документы – это не причина, а следствие. Соответственно, правильнее говорить об актуализации (пересмотре) документов вследствие реализации конкретных изменений.

Основная цель фазы внедрения заключается (i) в корректном внесении изменения, (ii) в сборе достаточной (не более, не менее) доказательной базы об отсутствии негативного эффекта от изменения. Выполнение работ требует четкой и слаженной работы всех вовлеченных исполнителей. В некоторых случаях необходимо дополнительное документальное оформление ОБЯЗАТЕЛЬСТВ со стороны конкретных структурных подразделений (еще на этапе согласования программы внедрения).

(7) Проверка результата 

Надзор за выполнением работ по изменению осуществляют

• руководители вовлеченных подразделений,
• назначенный куратор по изменению (со стороны администратора системы контроля изменений),
• инициатор изменения (если применимо).

В случае если проверка изменения покажет наличие (i) несанкционированных отклонений, (ii) фальсификацию факта исполнения, (iii) реализацию риска для качества, т.е. негативного воздействия на контролируемые объекты, процессы и (или продукты), администратор системы контроля изменений вправе остановить процесс внедрения до завершения полномасштабного расследования.

Дополнительно оценка изменений осуществляется в ходе анализа со стороны руководства, на этапе проведения годовых обзоров качества.

На этапе закрытия изменения ПРИНЦИПИАЛЬНЫМ условием является (1) возможность проследить во времени все этапы изменения (от инициации до отчета куратора) и их результаты, (2) наглядность отсутствия негативного воздействия.

Документирование изменений

По большому счету инспектору (аудитору) все равно как у вас все организовано. Его задача – получить СВИДЕТЕЛЬСТВА того, что все ИЗМЕНЕНИЯ у вас НА УЧЕТЕ, находятся ПОД КОНТРОЛЕМ и НЕ ОКАЗЫВАЮТ негативного влияния на ПРОДУКЦИЮ и ДОКАЗАТЕЛЬНУЮ БАЗУ, однажды собранную и представленную в материалах регистрационного досье.В этом аспекте инспектор преимущественно работает с документацией. Хорошая система контроля изменений должна быть описана на достаточном уровне – нужны политика, процедуры и записи.

На системном уровне должны быть составлены (1) политика контроля изменений, (2) стандарт предприятия, либо руководство или руководящие указания, на худой конец, пара чудных стандартных операционных процедур (как минимум, (а) по организации работы с изменениями, (б) сопровождению изменений, требующих уведомления и (или) одобрения со стороны уполномоченного органа), а также (3) реестр (картотека, база данных, журнал), где осуществляется регистрация всех изменений.

На операционном уровне для каждого изменения формируется файл, в который включается:

• (4) форма инициации (например, запрос на изменение);
• (5) результаты верификации и экспертной оценки на разных уровнях, включая анализ рисков;
• (6) принятое решение, в том числе одобрение со стороны уполномоченных органов;
• (7) программа внедрения и отчет(ы) о внедрении (если применимо);
• (8) доказательства отсутствия негативного влияния на процессы и (или) качество выпускаемой продукции.

Наличие ХОРОШЕЙ документации по изменению, удовлетворяющей требованиям любой регуляторной инспекции, является СИЛЬНЫМ ПРЕИМУЩЕСТВОМ, поскольку в значительной степени способствует соблюдению жестких нормативных требований.

Все можно сделать лучше, чем делалось до сих пор. Генри Форд 

👉 Больше информации на Telegram-канале СЛУЖБА КАЧЕСТВА

Обсуждения, дискуссии вопросы-ответы 👉 в чате специалистов по качеству