Наличие инструкций на рабочем месте
Все правила и стандарты на системы качества сходятся в том, что документированная информация должна находиться под управлением для обеспечения доступности ТАМ и тогда, ГДЕ и когда она необходима.
Автор: Александр Александров, Виалек
Логика требования вполне очевидна. Любой НЕОБХОДИМЫЙ для выполнения работ документ должен находиться внутри т.н. зоны оперативной доступности. Это такие места хранения или временного нахождения документа, куда, при возникновении необходимости, МОЖНО добраться, НАЙТИ нужный документ и ВЕРНУТЬСЯ на рабочее место ЗА ВРЕМЯ, в течение которого осуществляемая деятельность НЕ МОЖЕТ привести к появлению несоответствия из-за отсутствия у исполнителя и (или) контролера информации, содержащейся в такой документации.
Если, например, оператор процесса много-много дней подряд выполняет одни и те же операции, то возможно, с какого-то момента от перестанет брать в руки инструкцию по эксплуатации оборудования, поскольку помнит ее на память и отработал все необходимые действия до автоматизма. Будет ли отсутствие такой инструкции непосредственно на месте выполнения работ отрицательно влиять на качество? Нет. Если оператор и (или) контролер засомневается и захочет себя перепроверить, он ОСТАНОВИТ процесс, ПОЙДЕТ, НАЙДЕТ и ВОЗЬМЕТ нужный ему документ, например у мастера. И если даже мастер отсутствует на своем месте, а инструкции закрыты в его кабинете, то в большинстве случаев это влияет только на ЭКОНОМИЧЕСКИЕ факторы, а не на качество. Строго говоря, в этом плане многие документы могут быть даже не на участке (в подразделении), а например в электронной технической библиотеке, доступной с мобильных устройств. В современном мире зона ОПЕРАТИВНОЙ доступности имеет неограниченные размеры.
Немного другое дело, если исполнение работ (например, производство разной продукции) на одном и том же месте требует разной последовательности действий и (или) разных режимов, которые необходимо строго соблюдать без лишней остановки, а на проверку правильности выполняемых действий есть только несколько минут. В таком случае документ должен находиться там, где до него можно ДОЙТИ, ПРОЧИТАТЬ необходимые указания и ВЕРНУТЬСЯ за эти несколько минут. Тогда конечно – документ должен находиться где-то рядом с местом выполнения работ. Если время оперативной доступности исчисляется секундами, вот тогда такой документ нужно разместить НЕПОСРЕДСТВЕННО на месте выполнения работ или сделать выписку с основными критическими параметрами процесса (технологическая, операционная или маршрутная карта и т.п.) и поместить ее ПЕРЕД исполнителем и (или) контролером (на пульт управления, под стекло, на стену и т.п.), либо использовать гибридную форму документации (документ, и он же запись). Зона оперативной доступности для таких ситуаций – метры или даже сантиметры.
Поэтому, в любой ситуации, отвечая на вопрос должен ли документ находиться на рабочем месте, необходимо вначале выяснить, какие зоны оперативной доступности определены для соответствующих документов, а уж потом размещать и (или) проверять их наличие в таких зонах.
Получается, используемые в работе документы могут храниться в ЛЮБОМ (или почти в любом) месте организации, даже в электронной технической библиотеке – главное, чтобы исполнители и (или) контролеры работ ЗНАЛИ, где они находятся, и ИМЕЛИ возможность туда попасть и использовать документ в тот момент, когда у них возникает такая потребность.
👉 Больше информации на Telegram-канале СЛУЖБА КАЧЕСТВА
Обсуждения, дискуссии вопросы-ответы 👉 в чате специалистов по качеству