Правила мозгового штурма

Мозговой штурм применяется для поиска идей во многих сферах, например: при расследовании отклонений и (или) несоответствий, для поиска эффективных САРА и (или) изменений, для анализа рисков для качества, и др. Мозговой штурм помогает визуализировать, организовать и анализировать новые идеи, которые ведут к решению проблемы, разработке новых подходов или продукции, улучшению процессов.

Автор: Александр Александров, Виалек

Есть несколько разновидностей мозгового штурма, наиболее известные – классический, воображаемый и мозговой штурм по схеме «6-3-5». Каждый метод создает различную групповую динамику.

Классический мозговой штурм используется чтобы объединить знания членов команды для генерации идей в процессе, свободном от критики. Воображаемый мозговой штурм помогает командам или отдельным людям сломать традиционные штампы мышления, которые часто мешают принятию решений. Его еще называют мозговой штурм с ухищрениями. Мозговой штурм 3-6-5 дает время и основу (фундамент) членам команды для генерирования необычных связей и комбинации среди этих идей. Своеобразное строительство на идеях друг друга.

Классический мозговой штурм

Наиболее распространенный вариант мозгового штурма. Помогает озадачить «привычное» мышление путем создания большого количества идей от членов команды. Преимущества: заряжает всех участников энтузиазмом и вовлекает их в работу; позволяет каждому быть творческим во время концентрации на общей цели команды; вытягивает из команды известные идеи, чтобы позволить появиться новым творческим идеям.

Основные правила мозгового штурма, которые формируют базу для творческой командной работы:

• (1) Избегайте критики идей. Каждая идея потенциально является великой, если она ясно изложена.
• (2) Количество, количество, количество. Создавайте как можно больше идей и как можно быстрее. Обычный мозговой штурм длится 10-15 мин. Четко оговаривайте лимит времени.
• (3) Поощряйте свободную атмосферу. Не подвергайте цензуре свои или чужие идеи.
• (4) Слушайте идеи других участников команды и сознательно находите связи, которые вы можете построить.
• (5) Избегайте дискуссии на тему ценности идей. Любые дискуссии должны концентрироваться на уточнении, а не на обсуждении идеи.

Если каждый раз придерживаться таких правил вы достаточно быстро заметите возрастающее количество и качество участия всех членов команды.

Методика проведения

Сперва сформулируйте тему для мозгового штурма. Это всегда задача или проблема, в отношении которой вы хотите найти варианты решения. Только после этого подберите команду, которая наилучшим способом подойдет под эти цели.

Соберите участников команды и разъясните им начальную формулировку проблемы, а также напишите ее на видном месте (экран монитора, флипчарт, доска или лист бумаги). Убедитесь, что все понимают поставленный вопрос или проблему. При необходимости, измените или устраните слова, которые можно по-разному интерпретировать, и исправьте формулировку.

Выберите регламент для классического мозгового штурма. Он может быть структурированный или неструктурированный. Структурированный – это когда члены команды предлагают идеи по очереди. Неструктурированный – члены команды высказывают идеи, когда они приходят на ум. Нет необходимости «пропускать очередь», если нет новых идей.

При любом регламенте важно дать участникам время «тишины» для того, чтобы генерировать свои собственные идеи до того, как они примут участие в командном обсуждении. Важно помнить, что «некоторые люди думают, чтобы говорить, а другие говорят, чтобы думать», еще есть такие, кто «ходит для того, чтобы думать». Такое время «тишины» – хороший способ сбалансировать участие каждого в командной работе.

Выберите того, кто будет записывать все идеи. Это равноправный участник команды, но с дополнительными обязанностями. Записывайте каждую идею разборчиво. Это может быть доска, флипчарт, стикеры, карточки, просто лист бумаги. Записывайте идеи словами говорящего. Члены команды могут попросить уточнить, если необходимо. Если идея очень длинная, можно попросить говорящего сократить ее, не теряя изначального смысла.

Генерируйте идеи на протяжении нескольких временных циклов и фаз. Придерживайтесь относительно короткого процесса. Хорошо работает интервал активности в 10-15 мин. Вначале идеи могут приходить очень быстро. Они обычно не новые. Со временем идей становится меньше и затем следует мертвая точка, секунды и даже минуты тишины, которые являются признаком начала новой фазы мозгового штурма – на ум приходит меньше идей, но они все наиболее оригинальные. Иногда самая интересная идея может быть последней отчаянной попыткой.

Чтобы пройти такие «мертвые» точки, задавайте вопросы типа «Есть ли другие способы взглянуть на эту проблему, которые мы еще не рассматривали?», «Давайте основываться на утверждении, что ….», «Чтобы сказал об этом инспектор (аудитор)?», и т.п.

Просмотрите список записанных идей для уточнения и более детального обсуждения. Отбросьте только те идеи, которые фактически идентичны. Важно сохранить тонкую грань, которая обнаруживается в немного другой формулировке. Например, две похожие идеи «Иметь в запасе дополнительное средство измерений» и «Не полагаться только на одно средство измерений» могут означать разные стратегии контроля и приводить к различным результатам.

Выберите нескольких идей, которые будут обсуждаться далее. Для этого могут использоваться группировочные диаграммы, метод номинальной группы или матрица приоритетов.

Мозговой штурм 6-3-5

Данная вариация мозгового штурма значительно уменьшает влияние эмоционального аспекта на работу команда при генерации идей (ухмылки, «неравнодушные» взгляды, попытки перебивать при формулировании идеи и др.) и, соответственно, повышает творческое течение идей. Метод позволяет соединить энергию идей, которыми обмениваются участники, со зрительным восприятием их письменной фиксации. Если сравнивать с классическим мозговым штурмом, данный метод более последовательно строит совместную деятельность по генерированию идей среди членов команды.

Методика проведения

Собственно, название метода 6-3-5 происходит от процесса, в котором участвуют 6 членов команды, записывающих по 3 идеи в течение 5 мин. Метод позволяет членам команды базироваться на идеях друг друга и находить образцы среди их идей.

Каждый участник получает для заполнения бланк с предварительно сформулированной проблемой и таблицей, имеющей 3 столбца и количество строк, равное количеству участников (в идеале 6, однако группы с большим или меньшим количеством участников не являются препятствием для использования метода).

Каждый участник записывает 3 идеи в первой строке в течение 5 минут. Рекомендуется избегать каких-либо разговоров и обсуждений во время заполнения. Также не стоит спешить. Лучше использовать все отведенное время на обдумывание.

Записывайте идеи кратко, но в законченном предложении (6-10 слов). Не тратьте время на чрезмерное их редактирование. Идеи записывайте аккуратно, по одной на каждую ячейку, так, чтобы другие участники могли ее прочесть.

Если нет трех идей – не беда, оставляйте одну из ячеек свободной. Если вы застряли на одной идее, попробуйте себе задать вопрос типа «Как бы я подошел к этой проблеме работая на другой должности, в другой компании, в других условиях?».

По истечение отведенного времени (5 мин.) или когда все участники закончили заполнение своей строки – передайте ваш лист участнику справа. И так до тех пор, пока все строки листа не будут заполнены. Соответственно, получив от соседа слева заполненный им лист, внимательно прочитайте все записанные в нем идеи, и затем генерируйте еще 3 идеи. Допускается расширить какую-либо идею, написать вариацию любой предыдущей идеи, генерировать идею, абсолютно не связанную с предыдущими идеями. Когда группа подходит к завершающему циклу, участникам может потребоваться более 5 мин, чтобы прочитать все предыдущие идеи и генерировать новые.

Далее, модератор собирает все заполненные листы, анализирует все идеи, при необходимости сортирует и группирует, после чего устраняет все одинаковые повторения, сохраняя при этом разные вариации. Последующая обработка идей проводится аналогично классическому мозговому штурму.

У метода 6-3-5 есть несколько вариаций – банк данных, метод карточек идей и метод сбора записей. Банк данных – когда члены команды записываю идеи, используя самоклеящиеся карточки, которые помещают в центр стола. Метод индивидуальных карточек – когда члены команды свои идеи записывают на карточках определенного размера и передают своему соседу справа. Метод сбора записей – когда члены команды собирают идеи, как только они приходят на ум, в любое время, в любом месте. В среднем 2-4 недели. Далее все записи собираются, объединяются и обсуждаются всеми членами команды. Данный метод легко адаптируется под использование информационных технологий и возможность удаленной работы.

Воображаемый мозговой штурм

Данный метод позволяет командам принимать решения, которые абсолютно отличаются от других мозговых штурмов. Он помогает команде отойти от практических деталей проблемы, которые могут ограничивать творческие идеи. Воображаемый аспект позволяет участникам делиться «дикими и сумасшедшими» идеями, которые они в обычных условиях оставляют при себе.

Методика проведения

Особенности данного метода проявляются в воображаемой замене одного из элементов проблемы или формулирования цели.

Как и в классическом мозговом штурме, формулировка проблемы должна быть всем понятна и четко сформулирована. Например, «Как нам провести реконструкцию цеха не останавливая производство?».

Далее внимание необходимо уделить структуре формулировки. Убедитесь, что она состоит, по крайней мере, из субъекта (кто действует?), глагола (действия) и объекта (над кем или над чем совершается действие?). Субъект, глагол и объект передают суть любой формулировки. Это элементы, которые могут быть изменены в ходе воображаемого мозгового штурма. Определите один элемент, который наиболее тесно связан с успешным решением; свободно изменяйте любой другой элемент, кроме этого.

Пример: Как нам (кто выполняет действие?) провести реконструкцию цеха (какое действие выполняется?) не останавливая производство (это желаемый результат, не изменяйте его смысл).

Далее предложите воображаемые замены одного или сразу двух элементов формулировки проблемы. Убедитесь, что такая замена настолько радикально отличается от оригинальных элементов, что разрушает установившиеся стереотипы мышления команды. Например, «Как мне (кто?) сделать пластику лица (что?), продолжая ходить на работу? (желаемый результат)», либо «Как нам (кому?) перевести зоопарк на новое место (какое действие выполняется?), не усыпляя зверей? (это желаемый результат)».

Количество воображаемых формулировок неограниченно. Если нужно больше прорывных идей, создавайте вторую, третью, четвертую формулировки. Тут, единственное, нужно помнить, что изменение одного элемента за один раз не позволит команде далеко уйти от оригинального контекста проблемы и не будет препятствовать применению творческих идей к реальной проблеме в том виде, в котором они сгенерированы или после некоторой модификации.

Собирайте и анализируйте идеи, которые появились во время мозгового штурма (реальные, воображаемые, комбинированные) и исследуйте дальше самые интересные из них опять же с помощью группировочных диаграмм, метода номинальной группы или матрицы приоритетов.

👉 Больше информации на Telegram-канале СЛУЖБА КАЧЕСТВА

Обсуждения, дискуссии вопросы-ответы 👉 в чате специалистов по качеству